Lär dig om nyckelinformationen som finns i källdokumentet
Varför källdokument är viktiga
Källdokumentet är viktigt för bokföring och redovisningsprocessen , eftersom det är beviset på att en finansiell transaktion inträffade.
Om ett företag granskas, återfinns källdokumenten i bokföringsjournalerna och generaldirektorn som en obestridlig revisionsspår.
Att hålla ett källdokument för ett företag är precis som att hålla kvitton för avdragsgilla poster för dina personliga skatter. Om dina skatter är granskade ger de bevis för att du har gjort dessa inköp. Detsamma gäller för ditt företag, men i affärer behåller du inte kvitton endast för avdragsgilla kostnader. Du behåller originaldokument för varje finansiell transaktion.
Vilken källa dokument tillhandahåller
Ett källdokument beskriver alla transaktionens grundläggande fakta, såsom transaktionsbeloppet, till vilket transaktionen gjordes, transaktionens syfte och transaktionsdatum.
Här är några exempel på vanliga källdokument:
- en avbokad check
- faktura
- kassa kvittering
- datorgenererat kvitto
- kreditnota för kundbidrag
- anställd tidskort
- inbetalningsavi
- inköpsorder
Så här behandlar du källdokument
Källedokumentet ska sparas i lämplig bokföringstidning så snart som möjligt efter transaktionen. Efter inspelningen ska alla källdokument lämnas in i ett slags system där de kan hämtas om och när de behövs.
I vissa fall kan det till och med vara viktigt att tillhandahålla vårdkedjan för att kunna bestämma att källdokumentet kvarstår i din kontroll.
Källdokument mot kopior
I de flesta fall är fotokopior av källdokument lagligt godtagbara. Inkomsttjänsten har till exempel accepterat fotokopior av kvitton sedan 1997, så länge de är läsbara, innehåller all information som finns i originalet och, inom ramen för skanningsprocessen, presenterar den informationen i ett format som är identiskt med original.
Ett materialkvitto som angav de inköpta föremålen och det betalade priset, men som skannades utan leverantörens namn, skulle inte kvalificeras. Ett dokument som presenterade all information i det ursprungliga kvittot, men som har skrivits om i Word- eller Excel-format, kommer inte heller att kvalificeras.
IRS-standarden - fullständig, läsbar och korrekt reproduktion av originalet - är samma standard som används i många företag och myndigheter. Övriga institutioner lägger dock till dessa allmänna krav.
Universitetet i Washington accepterar exempelvis endast som ersättare för originaldokumentet fotokopior som skannas med en lägsta täthet av 300 punkter per tum (dpi) och presenteras i antingen PDF- eller TIFF-format. Det accepterar inte JPEG-fotokopior.
Om du planerar att skanna bokföring eller juridiska dokument för att underlätta förvaringen, kontrollera med den berörda institutionen för att vara säker på att de kommer att acceptera dokumenten i det format du planerar att använda.