Hur man håller en miltlogg för att hävda motorfordonsutgifter

by Susan Ward

Du måste ha en loggbok för att motivera dina fordonsfordringar

Om du har använt ett eller flera av dina fordon för att tjäna affärsinkomster under det senaste året kan du hävda de därmed sammanhängande utgifterna som en kostnad för din inkomstskatt i USA och Kanada med hjälp av en körsträcka. ( Vilka fordonsutgifter kan du göra anspråk på inkomstskatt? Uppgifter om vilka utgifter du kan göra anspråk på och hur man anspråk på dem.) Men som alltid, om du vill dra av dessa kostnader, måste du kunna underbygga ditt krav med bevis i form av en bil körsträcka loggbok.

Hur man behåller en körlogg

Både Internal Revenue Service (IRS) och Canada Revenue Agency (CRA) konstaterar att det är bäst att bevisa att du kan stödja fordonsfordonsfordringar för att hålla en exakt loggbok över affärsresan under ett helt år.

Följande information ska registreras i loggboken varje gång fordonet används för affärsändamål:

datumet,
startpunkten,
destinationen,
syftet med din resa
fordonets start körsträcka,
fordonets slutande körsträcka,
Den totala milen (eller kilometer i Kanada) drivs.

Sample Mileage Log

Mileage-loggböcker är vanligtvis tillgängliga i kontorsmaterielbutiker eller du kan använda följande mall som kan kopieras till ett Word-, Excel- eller liknande kontorsdokument genom att markera texten och använda kopiera / klistra in (med Windows, skissera texten som ska väljas med musen och tryck CTRL-C för att kopiera och CTRL-V att klistra in).

**Fordonslängd / kostnad Log År__________ Övrig mätare 1 januari _____________**
Datum	Mileage Start	Mileage End	Mileage Total	Affärssyfte	Park $	vägtullar $	andra $

Automatisk körspårning

Manuell inmatning av reseinformation i en loggbok är tråkig, särskilt om du gör många affärsresor. Lyckligtvis finns det flera körspårningsapplikationer för Apple och Android som använder sig av telefonerna GPS för att hålla reda på varje mil / kilometer som drivs för affärsändamål.

För en liten månadsavgift kommer appen att logga in din affärsresa information och låta dig ladda ner en körsträcka sammanfattning din skattedeklaration. Några av de mer populära körspårningsapplikationerna är:

MileIQ (IOS och Android)
Mileage Expense Log (endast iOS)
TripLog (IOS och Android)

Business Använd kontra personligt

Både IRS och CRA är vaksamma för alltför stora krav på företagsanvändning av personbilar. Att hävda det mesta eller hela fordonets körsträcka för företagsanvändning är ett säkert sätt att locka extra granskning från skattemyndigheterna och en eventuell revision . (Se 10 röda flaggor som kommer att få ditt kanadensiska småföretag reviderat .)

Därför måste du veta hur många icke-affärsmässiga miles eller kilometer du körde, när det är dags att hävda dina fordonskostnader för motorfordon, och det enklaste sättet att göra detta är att räkna ut hur många kilometer eller kilometer du har driven under årets lopp genom att jämföra din bils kilometertestning vid slutet av skatteåret till vad det var i början av året.

Sedan, när du har data för året, för att beräkna dina fordonsutgifter måste du räkna med alla kilometer / kilometer du har kört för företagsanvändning under året.

Din personliga användning är då årets totala körsträcka, minus företagets körsträcka.

Goda nyheter för kanadensiska skattebetalare - Du kan använda en förenklad CRA Mileage-logg som bevis

Canada Revenue Agency tillåter nu småföretagare att skära ner på sin loggbokföring och använda en tre månaders samlingslogg för att extrapolera företagsanvändning för hela året.

För att använda en förenklad loggbok:

Du måste ha behållit en körsträcka för ett helt år för att fastställa ett basårs företagsanvändning av ett fordon.
Du måste ha hållit den här loggboken för ett helt år 2009 eller ett senare år.
Din företagsanvändning av ditt fordon för det år du använder den förenklade loggboken måste ligga inom 10% av resultaten av din företagsanvändning av ditt fordon du registrerade för basåret.

CRA säger också att företagen måste visa att användningen av fordonet i basåret fortfarande är representativ för sin normala användning.

Alla dessa saker är sanna, då skulle du kunna hålla en loggbok i bara tre månader och sedan beräkna din företagsanvändning av fordon genom att multiplicera den företagsanvändning som bestämdes i basåret med förhållandet mellan provperiod och basår , genom att använda denna formel:

(Provårsperiod% ÷ Basårsperiod%) × Basår år årligt% = Beräknad årlig affärsverksamhet

Observera att för att göra detta måste du veta vad din procentandel av företagsanvändning var för den aktuella tre månadersperioden i det år som du använder som basår, så att du kan jämföra det med din nya provperiodsperiod.

Så om jag till exempel har behållit en förenklad CRA körsträcka för januari, februari och mars förra skatteåret, måste jag också veta vad min procentuella affärsverksamhet för mitt fordon var i januari, februari och mars under mitt basår när jag höll en körsträcka för hela året.

Här är ett exempel:

Antag att jag behöll en förenklad loggbok för årets tre första månader och upptäck att min företagsanvändning av fordonsprocenten är 64%.

Jag går tillbaka till mitt fullständiga helårslängdslogg för skatteåret 2015, som jag valt att använda som mitt basår, ta en titt på posterna för januari, februari och mars och hitta att min företagsanvändning av fordonsprocent under den tiden var 68%. Min procentandel av att använda mitt fordon för affärsändamål för hela detta år var 70%.

Sedan använder du formeln för att extrapolera mina tre månaders data i min förenklade loggbok för att täcka hela året:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Så 65% är den årliga företagsanvändningen av fordonsprocent som jag hävdar med hjälp av mina förenklade loggboksdata - en siffra som kommer att vara acceptabel för Kanada Revenue Agency eftersom den faller inom 10% tillåten variation.

För mer information om att hävda företagskostnader i samband med att du använder ditt fordon för att tjäna företagsinkomster, se Vad fordonsutgifter kan du göra anspråk på inkomstskatt i Kanada?