Hur man gör dina utgående telefonsamtal mer produktiva och tar mindre tid
Men vad händer om vi bara kunde ringa och prata med de människor vi ville prata med, säga vad vi ville säga och fortsätta?
Föreställ dig hur mycket mer produktiv vi kan vara och hur mycket tid vi skulle behöva göra andra saker.
Tja, vi kan - och allt som krävs är en liten förberedelse på förhand.
Tidsstyrning Telefontips för utgående samtal
- Oavsett om de är leverantörer , vanliga kunder eller entreprenörer , många av oss ringer samma folk upprepade gånger. Håll din kontaktinformation uppdaterad med tidsbesparande detaljer så att du inte slösar bort tid att försöka nå personer som inte är tillgängliga.
Om du till exempel vet att en viss person som du vill nå tar en lunch från 1 till 2 på varje dag, varför slösa jag bort tiden att försöka ringa henne under den här tiden? - Programmera numren för dem du ringer regelbundet till din telefon. Jag är förvånad över människor som inte gör det här, eftersom tiden du sparar när du inte tittar upp siffror och stansar dem är lika fantastisk.
- Planera dina utgående samtal. Innan du ringer, notera huvudmålet för samtalet och de nyckelpunkter du vill täcka. Detta hjälper dig att hålla dig till den punkten när du är på telefonen och se till att du täcker allt du vill täcka, sparar tid under samtalet och undviker att behöva ringa igen eftersom du har glömt något.
- Om du ringer någon som har angetts i din kontaktdatabas har du all information om personen du ringer framför dig när du ringer. Oavsett om du använder en stationär dator, en mobilenhet eller en Rolodex, är detta ett utmärkt minneshjälp under samtalet. Dessutom, om du inte behöver leta upp något som kundens namn, kan du göra anteckningar under samtalet och spara ännu mer tid.
- Självklart, om du vill göra anteckningar under ett samtal (eller gör något annat medan du pratar i telefon) är en bra högtalartelefon eller headset avgörande. Att frigöra dina händer kan frigöra mycket tid.
- Om du når någons telefonsvarare eller telefonsvarare, lämna ett komplett meddelande som ger ditt telefonnummer två gånger och ange orsaken till att du ringer . Till exempel, "Detta är Susan Ward på (telefonnummer). Jag ringer för att diskutera uppskattningen för ditt projekt. Du kan nå mig på (telefonnummer) i eftermiddag."
Om du anger ditt nummer två gånger ger mottagaren av meddelandet en mycket bättre chans att få det rätt och få det skrivet ner utan att spela upp meddelandet igen. - Ge inte in till telefonsamtal . När du försöker nå någon och du inte har det, är det frestande att ringa tillbaka - kanske varje halvtimme! Men om du har lämnat ett ordentligt meddelande behöver du inte slösa bort din tid från att lämna upprepade meddelanden (och fylla i personens telefonsvarare eller telefonsvarare). Ge den person du ringer en rimlig tid att ringa tillbaka, till exempel till nästa arbetsdag.
- Planera dina telefonsamtal och gör dem alla tillsammans i ett enda tidsintervall, om möjligt. De flesta av oss är inte så bra på multitasking och förlorar mycket produktivitet när vi vänder fram och tillbaka från en uppgift till en annan. Så om du har ett dussin samtal att göra på en viss dag är det mer effektivt att göra dem alla på en timme än att göra en eller två, och sedan göra ytterligare tre samtal en timme senare och ytterligare två 45 minuter efter det.
- Boka dina utgående telefonsamtal, om möjligt. Om det inte kommer att bli ett snabbt samtal, när du först ringer någon, presentera dig själv, berätta varför du ringer och fråga henne om det är en bekväm tid att prata eller om hon föredrar att boka en tid för att diskutera det . Ordna sedan att du kommer att ringa henne vid den tiden. Det här kan inte bara spara tid på plats utan spara tid när du ringer personen tillbaka eftersom du båda kommer att vara beredda att diskutera det problem du ursprungligen ringde om.
- Om det är möjligt, gör dina utgående telefonsamtal i "prime time". Forskning har visat att fler personer är på sina kontor tidigt på morgonen och kan nås mellan 8 och 11