01 - Executive Buy-In
02 - Rationalisering av befintliga data
Alla företag som har köpt data över en viss tid kommer att ha en databas med leverantörer som innehåller aktuella, dubbla, föråldrade och felaktiga data. Om ditt företag har flera geografiskt separata inköpsavdelningar multipliceras nivån av felaktighet. För att en världsklass inköpsstrategi ska genomföras måste uppgifterna från varje inköpsavdelning uppdateras för att återspegla aktuella leverantörsdata och rationaliseras för att eliminera dubbla, felaktiga och onödiga data. Fördelen med att ha exakta uppgifter till ditt företag är att det medger att beslut fattas korrekt. Det gör det möjligt för din inköpsavdelning att analysera utgifterna hos säljare som används i mer än ett inköpsområde. Efter en större förståelse av var pengar spenderas över företaget kommer bolaget att ha större hävstångseffekt med leverantörer.
03 - Dra fördel av leverantörsincitamentsprogram
Det har varit normen för företag att betala säljare så sent som möjligt. Om säljaren har ett kontrakt i 45 dagar skulle de aldrig få betalt före den 45: e dagen. För att uppmuntra företagen att betala sina räkningar före det förhandlade avtalet har leverantörer erbjudit rabatter, rabatter och andra incitament. Men leverantörerna har funnit att trots att incitamenten fortfarande inte betalar, betalar företagen fortfarande inte tidigt. En teori är att företag anger betalningsvillkoren i sitt ERP-system och glömmer det. Kontrollerna är skurna utifrån dessa data och leverantörens incitament uppnås aldrig. En världsklass inköpsstrategi bör omfatta dessa rabatter och företag ska se till att de tar alla incitament möjligt. Under dessa svåra ekonomiska tider har företagen inte råd att ge betydelige rabatter. Dessutom bör förhandlingar med leverantörer också omfatta att få större rabatter för betalning vid mottagande av varor eller till och med förskott.
04 - Implementera leverantörsutvärdering
En bra inköpsstrategi bör innehålla en metod som mäter leverantörer. Utvärderingsprocessen bör inte bara omfatta leveransprestanda utan också spåra mindre uppenbara mätvärden som under- eller överleverans, leveransens kvalitet och prestandan hos leverantörens kundservice. Dessa mätvärden är inte alltid mätbara, men ibland är metriska subjektiva. Om policyriktlinjerna genomförs för subjektiv utvärdering, kan alla leverantörer mätas lika. Glöm inte att låta leverantörerna veta att de utvärderas. Om de vet att deras kunder tittar på dem kanske kommer de att höja sitt spel.
05 - Hyrköpare
Så många företag tror att grundläggande färdigheter är den enda förutsättningen för en position i inköpsavdelningen. Den här uppfattningen är otroligt naiv med tanke på att dessa clerks har ansvaret för att spendera stora mängder företagsresurser. Inköpsproffsen är nyckeln till att genomföra en världsklass inköpsorganisation. De färdigheter som krävs för inköpsorganisationer i världsklass inkluderar kunskap om det företag de köper för, analytiska färdigheter, förhandlingsförmåga och interpersonella färdigheter. Genom att beröva din inköpsavdelning av anställda som är bekanta med dessa färdigheter kan ditt företag hitta sig knutna till kontrakt kommer de felaktiga leverantörerna, för fel material och till fel pris. inköpsorganisationer inkluderar kunskap om det företag de köper för, analytiska färdigheter, förhandlingsförmåga och interpersonella färdigheter. Genom att beröva din inköpsavdelning av anställda som är bekanta med dessa färdigheter kan ditt företag hitta sig knutna till kontrakt kommer de felaktiga leverantörerna, för fel material och till fel pris.
06 - Minska antalet säljare
Företag har hundratals leverantörer, vissa har tusentals, många har tusentals, till och med tiotusentals. Att ha tusentals leverantörer i ditt system, tar inte bara en stor del av underhållet, det kan också vara extremt dyrt. Om en inköpsavdelning beställer varor från tjugo olika leverantörer varje dag kan det innebära tjugo inköpsorder som måste skickas, tjugo fraktkostnader som måste betalas och tjugo varor kvitton som måste behandlas när varorna anländer. Förutom de extra kostnaderna finns det förmodligen besparingar som inte realiseras. Hur många av de tjugo säljare säljer samma eller liknande produkter. Om de tjugo leverantörerna sänks till fem, så kommer bearbetningskostnaderna att minska och förmodligen har materialets kostnad förhandlats lägre.
07 - Centraliserad inköp
Om ditt företag har ett antal geografiskt spridda platser kanske du tror att det är omöjligt att genomföra en inköpsstrategi i världsklass. Det är klokt att företagen behöver tänka på deras totala utgifter som en central funktion. Med en centraliserad inköpsorganisation kan ett företag granska sin totala inköp och välja leverantörer som kan erbjuda en majoritet av varor till bästa pris. Detta scenario kommer inte att omfatta alla produkter som används på alla platser och den centrala inköpsorganisationen skulle behöva arbeta med platserna för att identifiera lokala leverantörer som underlättar fjärrplatsens behov.
08 - Få ut det mesta av leverantörer
Förhandlingar om ett avtal med en leverantör kan vara en långdragen affär med ingen av parterna nöjda med resultatet. Att ha en dålig relation med din leverantör i början av kontraktet är inte hur världsklassa inköpsorganisationer verkar. Leverantörer är en viktig del av din försörjningskedja. De material de tillhandahåller krävs på specifika datum så att din beställning skickas till kunden på det datum som utlovas. Att göra din leverantör till en partner snarare än bara en annan leverantör hjälper till att se till att dina order är korrekta och i tid. Förhandlingar med dina leverantörer bör fokusera på fördelarna med att vara en leverantör; visar dem att om de lyckas kommer de att bli framgångsrika. Förhandlingar som fokuserar på straffklausuler och böter för dålig kvalitet och missade leveransdatum kommer att lämna säljaren mindre än villig att tillgodose dina krav.
09 - Maximeringsteknik
Det finns några företag som fortfarande använder Rolodexes, inköpstillägg för inköp och inköpsorder till leverantörer. De flesta har någon form av inköp av programvara, även om det är ett Excel-kalkylblad, som spårar order och övergripande utgifter. Med introduktionen av Enterprise Resource Planning (ERP) -programvara kan företagen integrera sina inköpsavdelningar i sin supply chain för att dra nytta av realtidsdata. Men det är där många företag slutar. Inköpsstrategier i världsklass går vidare för att skörda de fördelar som erbjuds dem genom sina ERP-system. Företagen kan anta arbetsflödesteknik inom sina ERP-system för att automatisera godkännanden och betalningar, vilket minskar tiden som inköpspersonalen måste ingripa. Data som produceras av tusentals inköpstransaktioner kan användas i datalager för att hjälpa inköpare med mätvärden i leverantörsutvärdering och kontraktsförhandlingar.