Office Vacation Closure: Meddela Anställda, Kunder och Leverantörer
Se till att du meddelar viktiga intressenter i ditt företag minst två till fyra veckor före tid. Anställda kan anmälas / påminnas med hjälp av ett inlägg i deras lönecheck. Kunder kan meddelas på din webbplats och via ditt automatiska ledsagande meddelande på ditt telefonsystem. Leverantörer (speciellt de med återkommande leveransscheman) kan anmälas via mail eller vanlig post.
Meddela säkerhetspersonal / service
Skicka ett meddelande till din säkerhetspersonal eller säkerhetstjänst som meddelar dem om stängningsdatum. Se till att din kontaktlista för nödsituationer är uppdaterad med nyckelpersonalens telefonnummer.
Ändra automatisk assistenthälsning
Planera din automatiska ledsagare hälsning på ditt telefonsystem för att återspegla att kontoret stängt. Se till att du också anger när kontoret öppnas igen. Om du tillhandahåller akuttjänster (t.ex. värme och kyla, VVS mm), var noga med att berätta för dina uppringare hur du ska nå din telefonsvarare eller din mobiltelefon under avstängningen.
Meddela svarservice
Om du använder en telefonsvarare ska du meddela dem om de datum då kontoret stängs av och se till att din kontaktlista är uppdaterad med anställda telefonnummer som kommer att ringas.
Ändra röstmeddelanden hälsningar och skapa autosvar e-postmeddelanden
Om ditt telefonsystem tillåter att externa samtal ringer direkt till dina anställdas skrivbord måste du se till att de använder en tillfällig eller "Out of Office" röstmeddelandehälsning som låter uppringaren veta att de inte finns på kontoret.
Dina anställda bör också låta den som ringer vet när de ska återvända och vad de ska göra om de behöver omedelbar hjälp medan kontoret är stängt för semestern. Dessutom är du säker på att du skapar en Out of Office-e-post autoreply .
Minska termostaten
Spara lite energi och lite pengar genom att ställa in (eller omprogrammera) din kontortermostat under avstängningen.
Servers Backup
Om du har kritiska datorer och servrar, se till att backupcykeln körs ordentligt före och efter avstängningen. Minska din exponering för en katastrof genom att schemalägga ditt offsite-backup för en tidig hämtning i stället för att vänta efter att semesterstängningen är över.
Stäng av kontorsutrustning
- Skrivbordsljus
- kopiatorer
- Miniräknare
- Taklampor
- dokumentförstörare
Stäng av datorer och kringutrustning
- Dator
- Övervaka
- Scanner
- Skrivare
Stäng inte av
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Server Datorer
- Värmare / Ljus för tropiska fisketankar