Affärsetiketten för automatiserade deltagare
Det snabbaste och enklaste sättet att programmera och spela in den automatiska ledsagaren i ditt telefonsystem är att skriva ett skript på ett ordbehandlingsprogram. Välj en person för att spela in skriptet som har en vänlig röst, kan prata utan stotter eller tveka och kan uttala och annunciate varje ord och namnge tydligt.
Automatiserad attendanthälsning
Den första delen av manuset kommer att vara hälsningen. Det är din möjlighet att presentera ditt företag för dina uppringare och muntligt välkomna dem till ditt företag.
Automatiserad Attendant Greeting Do's
- Börja med en uppskattning för sitt samtal eller företag
- Håll hälsningen kort, så återstående uppringare försenas inte varje gång de ringer
- Använd din tagline, företagsslogotyp och webbplatsnamn, eller båda om du har dem.
Automatiserad attendanthälsning inte
- Använd inte mer än två eller tre meningar för att hälsa på dina uppringare
- Främja inte din webbplats om den inte har något värde att erbjuda till dina kunder
- Gör inte upp en slogan eller tagline bara för att fylla hälsningen.
Automatiska Attendant Options
Den viktigaste delen av den automatiska ledsagaren presenterar de alternativ som dina uppringare måste välja för att komma till den person som de behöver prata med. Det finns två typer av uppringare: (1) personer som är obekanta med ditt företag och behöver hjälp och (2) ringer som vet exakt vem de behöver prata med och känner till deras förlängning.
Automatiserade Attendant Alternativ Do's
- Använd alternativ som är allmänt accepterade. Till exempel "Tryck noll för receptionisten", "Tryck på pund-knappen för att återgå till föregående meny."
- Berätta för dina uppringare så snart som möjligt när de kan ringa sin parti tillägg om de redan vet det.
- Låt dina uppringare känna sig framåt om dina menyalternativ har ändrats nyligen. Ta bort detta meddelande efter tre veckor.
- Lägg de vanligaste alternativen först.
- Ange alternativbeskrivningen innan du anger alternativnummer. Till exempel, "För kundsupport, tryck på" 5 "."
- Kontrollera systemets dokumentation för reserverade menyalternativsnummer. (t.ex. alla förlängningar börjar med siffran "8" och därför kan "8" inte användas som menyalternativ).
Automatiska Attendant Alternativ Don'ts
- Säg inte "Vänligen" innan du presenterar varje alternativ (t.ex. "Vänligen tryck 1 till ... Vänligen tryck 2 till ... Vänligen tryck 3 till ..." etc.)
- Lämna inte mer än sex alternativ i taget. Om du har mer än sex alternativ, skapa en flervärdesmenystruktur. Till exempel, "För försäljning och servicealternativ, tryck på 5."
- Anta inte att alla har en touchtone-telefon. Om ett menyalternativ inte är valt inom tre sekunder efter hälsningens slut, anslut den som ringer till receptionisten.
Provautomatiska åtkomstskript
- Tack för att du ringde Operations Tech Company, där "Teknik och näringsliv kommer ihop." Om du känner till din parts förlängning kan du ringa den när som helst. Annars väljer du något av följande alternativ. För kundtjänst, tryck på '1'. För teknisk support, tryck på '2'. För våra vanliga öppettider, tryck på '3'. För bokföring, tryck på '4'. För inköp, tryck på '5'. För att hitta en plats nära dig, tryck på '6'. Annars trycker du på '0' för receptionisten eller håller dig på linjen och någon hjälper dig snart.
- Välkommen till Operations Tech Company. För att kontrollera din kontostatus, besök oss på webben. Om du känner till personens förlängning kan du ringa det när som helst. För företagskatalogen, tryck på '1'. Om du känner till personens förlängning kan du ringa det när som helst. För företagskatalogen, tryck på '1'. För teknisk support, tryck på '2'. För kundtjänst, tryck på '3'. För försäljning och marknadsföring, tryck på '4'. Om du vill prata med receptionisten trycker du på '0' eller håller dig på linjen och en av våra vänliga medarbetare hjälper dig. Tack för att du ringde Operations Tech Company, där "Teknik och näringsliv kommer ihop."
Efter-timmar, Helg & Semester Avstängning Automatiserad Attendanthälsning
Om ditt företag stängs efter en viss tid eller på helgerna och det finns ingen att svara eller hjälpa dina uppringare, skapa en eftermiddagsautomatiserad ledsagare hälsning. Berätta för dina uppringare framför att verksamheten är stängd och be dem att ringa tillbaka i slutet. Ta även med dina normala driftstimmar.
Exempel Automated Attendant After-Hours / Weekend Script
- Tack för att du ringde Operations Tech Company. Vi är för tillfället stängda. Vi är öppna från 9:00 till 10:00 måndag till fredag och 10:00 till middag på lördag, Central Standard Time. Om du känner till din parts förlängning kan du ringa den när som helst. Annars, ring tillbaka under våra normala öppettider så att vi kan hjälpa dig. Tack för att du ringde Operations Tech Company, där "Teknik och näringsliv kommer ihop." Adjö.
- Tack för att du ringde Operations Tech Company. Vi är för tillfället stängda. Om det här är en nödsituation, ring vår telefonsvarare på 585-555-1234. Om du känner till din parts förlängning kan du ringa den när som helst. Om du har ett konto hos oss kan du kontrollera din status 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan på www.operationstech.about.com. Våra normala affärsperioder är från 9:00 till 17:00 måndag till fredag och 10:00 till middag på lördag, Central Standard Time. Annars, ring tillbaka under våra normala öppettider så att vi kan hjälpa dig. Tack för att du ringde Operations Tech Company, där "Teknik och näringsliv kommer ihop." För att upprepa det här meddelandet, tryck på pund-knappen. {3 sekunders paus} Farväl.
Säsongsmässiga automatiserade hushållshälsningar
För att främja ditt företags säsongsbetonade specialerbjudanden eller bara för att förlänga en speciell säsonghälsning till alla dina uppringare, kanske du vill förorda din automatiska ledsagarehälsning under en begränsad tid. Använd detta sparsamt och bara om det speglar andan i ditt företag. Till exempel skulle en säsongsbetonad hälsning som önskar dina uppringare glädje och välstånd i det nya året knappast vara lämpligt för en samlingsbyrå.
- Du har nått Operations Tech Company. Från "vår familj" till "din familj" vill vi önska dig en trevlig semester och ett framgångsrikt nyår. Om du känner till din parts förlängning kan du ...
- Tack för att du ringde Operations Tech Company. Fråga din kundtjänst om våra 4 juli rabatter på alla ersättningstjänster. Om du känner till din parts förlängning kan du ...
Övning och provning
Innan du spelar in ditt automatiska ledsagningsskript, har den person du valt att läsa den repetera den flera gånger framför dig. Använd detta för att finjustera uttal och annonsering. När den nya hälsningen är inspelad, ring ditt telefonsystem omedelbart för att kontrollera inspelningen för fel och se till att alla alternativ som meddelas fungerar som de ska.