Ännu viktigare är att det är nödvändigt att ge information om hur man kontaktar någon i näringslivet samtidigt.
Det skulle vara mycket frustrerande för en kund att vända sig bort och inte veta hur man kontaktar dig. Det spelar ingen roll om din position är i försäljning, service eller till och med produktutveckling. Alla kundsamtal är viktiga och måste delas upp på ett professionellt sätt.
Innehållet i de e-postmeddelande kunder och kollegor som försöker kommunicera med dig via e-post ska överensstämma med innehållet i röstmeddelandet som hälsar uppringare. Om du använder Outlook 2010 och är ansluten via en Microsoft Exchange-server, klickar du först på fliken Fil och klickar sedan på ikonen Automatiska svar.
Detta kommer då att börja processen med att skapa ett tillfälligt e-postmeddelande som skickas ut till alla som har skickat ett mail när du är ute av kontoret. Det automatiska svaret skickas ut eftersom du har aktiverat det här tillfälliga meddelandet. En steg för steg lista över instruktioner för att skapa det här e-postmeddelandet kan ses här: Out of Office-e-post för Outlook Exchange
Om du inte är ansluten via en Microsoft Exchange-server är processen lite annorlunda eftersom det inte finns någon ikon för "Automatiska svar" på dessa typer av e-postkonton. En stegvis guide för att skapa samma typ av e-post för användare som inte kan byta Exchange kan ses här: Utanför Office för alla andra
Nästa steg är att skapa innehållet i e-postmeddelandet som skickas till alla som skickar dig e-postmeddelanden medan du är borta från kontoret. Det här meddelandet ska meddela hur länge du kommer att vara utanför kontoret, hur du kan nås under din frånvaro (om det är lämpligt) och vem i verksamheten ska kontakta istället för dig om du inte vill nås under din tid bort från kontor.
Exempel:
Hallå,
Tack för ditt mail. Jag är för närvarande ute av kontoret och kommer tillbaka på måndag den 1 december. Jag har begränsad tillgång till e-post under den här tiden, så min respons kanske lite försenad. Om du behöver omedelbar hjälp, skicka ett mail till min assistent, Barbara Colson. Hennes e-postadress är bcolson@xyz.com.
Lyckliga helgdagar!
Shahira
Microsoft erbjuder mallar och andra exempel som kan hittas här: mallar och exemplar utanför mitten. Glöm inte att stänga av det här tillfälliga meddelandet när du återvänder till kontoret, annars kommer alla som skickar e-post till dig när du är tillbaka på kontoret att fortsätta att få samma meddelande.
Nu när du har skapat det utgående e-postmeddelandet är det enkelt att skapa ett liknande, konsekvent utgående röstmeddelande som hälsar alla dina uppringare. Använd samma ord från e-posten, referensen som ska kontaktas i frånvaro och tillstånd när du kommer tillbaka.
För röstmeddelandet är det nödvändigt att ange personens telefonnummer istället för sin e-postadress.
Exempel:
Hallå,
Du har nått skrivbordet av Shahira Raineri. Vänligen lyssna på hela detta meddelande. Jag kommer att vara ute från kontoret till måndag den 5 januari. Om du behöver omedelbar hjälp, ring min assistent, Barb Colson. Hennes telefonnummer är 212-555-xxxx.
Jag ser fram emot att prata med dig när jag återvänder. Tack.