Vad du ska göra innan du lämnar för semestern
Att förbereda ditt kontor innan du stänger för semestern kräver noggrann förberedelse. Korrekt meddelandehantering säkerställer att dina kunder, leverantörer och medarbetare kan planera runt avstängningen, och det innebär att du inte behöver hantera många arga klagomål före och efter pausen. Det borde göra en sorglös semester och en välförtjänt vila.
Här är en enkel checklista över steg, från inställning av semestermeddelanden för att återställa termostater, vilket gör att din semester stängs jämn och lönsam.
01 - Meddela Anställda, Kunder och Leverantörer
Du kan anmäla kunder via din webbplats och det automatiska ledsagemeddelandet på ditt telefonsystem.
Leverantörer (speciellt de med återkommande leveransscheman) bör anmälas via e-post, telefon eller vanlig post.
02 - Meddela säkerhetspersonal eller tjänster
Meddela din säkerhetspersonal eller säkerhetstjänst om dina kommande stängningsdatum. Se till att dina säkerhetsleverantörer har en uppdaterad nödkontaktlista som innehåller kontaktinformationen, inklusive telefonnummer, för dig och dina nyckelpersoner. De borde veta vem som ska kontakta i händelse av säkerhetsproblem även när kontoret är stängt för företag, och vem är behörig att vara i byggnaden under avstängningen.
03 - Ändra automatisk assistenthälsning
En vecka eller två innan stängningen registrerar en automatiserad ledsagare hälsning på ditt telefonsystem som förklarar att kontoret kommer att stängas under en längre tid. Inkludera datumet när du stänger och när du förväntar dig att öppna igen. Strax före du lämnar, spela in en andra automatiserad hälsning som betonar när du kommer tillbaka och, vid behov, till vilka som ringer bör styra några frågor i din frånvaro.
Om du tillhandahåller räddningstjänster, t.ex. värme och kyla, VVS, eller andra viktiga kundtjänster, var noga med att berätta för dina uppringare hur du ska nå din svartjänst eller din mobiltelefon i händelse av en nödsituation.
04 - Meddela din telefonsvarare
Meddela din svarservice om de datum då kontoret kommer att stängas och uppdatera din kontaktlista med telefonnummer på de anställda som kommer att ringa. Se till att de vet vem du ska kontakta i specifika situationer. du vill inte att chefer på toppnivå varnar i händelse av en leveransfråga, till exempel.
05 - Ändra röstmeddelanden hälsningar
Om ditt telefonsystem tillåter anställda att ta emot externa samtal på sina skrivbord, instruera dem att spela in ett meddelande "stängt för semester" eller "out of office" röstbrevlådans hälsning som ger uppringare väsentliga uppgifter om stängningen. Anställda bör låta uppringare veta när de kommer tillbaka till kontoret och vad de ska göra om de behöver omedelbar hjälp medan kontoret är stängt. I de flesta fall vill du inte att anställda ger ut personlig kontaktinformation.
06 - Minska termostater, stäng av kontorsutrustning
Spara energi och pengar genom att ställa in eller omprogrammera dina termostater på kontoret under avstängningen. Du kommer bli förvånad över de kostnadsbesparingar du kan uppnå, och det kan vara en bra PR-möjlighet. visa att ditt företag har åtagit sig att behålla resurser.
Du kan också spara energi och pengar genom att stänga av all oändlig kontorsutrustning, inklusive skrivbordsljus, kopiatorer, skrivare och datorer.
07 - Backup Servrar
Om du har datorer och servrar, se till att backupcykeln körs ordentligt före och efter avstängningen. Minska din exponering för en katastrof genom att schemalägga din offsite-säkerhetskopiering för en tidig hämtning, i stället för att vänta på att verksamheten ska återupptas. Det här är ett område där du vill ha tydliga instruktioner för vem du ska kontakta i händelse av problem, så var noga med att din telefonsvarare är korrekt informerad.
08 - stäng inte av
Det finns en del kontorsutrustning du borde inte stänga av, inklusive:
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Servrar och backup system
- Kylaggregat
- Säkerhetssystem