Spara tid, pengar och huvudvärk genom att undvika dessa vanliga misstag
Även om det kan vara till hjälp att snabbt bearbeta transaktioner med ett kraftfullt redovisningsprogram, är det att betala för att korrigera misstag något du vill undvika. Det är ofta att veta vilka misstag att leta efter som gör skillnaden mellan att betala för att fixa ett fel och få det rätt första gången. Du kan till och med spara tid och pengar för ditt lilla företag genom att undvika de vanliga misstag som småföretagare gör när de håller sina bokföringskrav . Här är fem vanliga bokföringsfel som företagare gör och några förslag på hur man fixar dem:
01 - Oavsiktligt inspelningstransaktioner under en tidigare period
Granska tidigare periodens balansräkning för ändringar
Om du har registrerat transaktioner under en tidigare period ändras balansräkningen. Därför kan du kontrollera din tidigare balansräkning för att se till att den inte har ändrats sedan du senast stängde dina böcker. Om det ändras måste du undersöka.
02 - Felaktig balans i tillgång eller ansvarsbalans
Assetkonton ska ha debet saldon, medan skuldkonton ska ha kreditsaldon. De vanligaste orsakerna till att ha ett felaktigt saldo i dessa balansräkningar är att posta poster till felaktiga konton, felklassificeringskonton och duplicering av justeringsposter.
Kontrollera din balansräkning för fel
Du kontrollerar balansräkningen för att säkerställa att tillgångar och skulder har rätt balans. Om det finns ett konto med ett felaktigt saldo kan du dra upp detaljerna i det kontot för att hitta de poster som orsakade felet. Denna kontroll bör utföras minst en gång per månad.
03 - Felaktig balans i intäkter eller kostnadssaldo
Intäktskonton ska ha kreditsaldon, medan kostnadsräkningar ska ha debetbelopp. Några orsaker till detta fel är att posta poster till felaktigt konto, felklassificeringskonton och duplicering av justeringsposter, vilket är samma skäl för att ha felaktiga saldon i Balansräkningskonton.
Kontrollera din inkomsträkning för fel
Du kontrollerar din inkomsträkning för att se till att intäkter och kostnader har rätt balans. Om det finns ett konto med ett felaktigt saldo kan du dra upp detaljerna i det kontot för att hitta de poster som orsakade felet. Denna kontroll bör utföras minst en gång per månad.
04 - Misclassifying Kostnader
Småföretagens bokföringssystem sparar tid eftersom poster kan läggas ut snabbt och enkelt. När information läggs in är det också enkelt att välja felkostnadskonto eller kostnadsbeskrivning. Misclassifying kostnader innebär inte bara att bokföringssystemet kanske inte korrekt återspeglar vad som händer i din verksamhet men kan orsaka verkliga huvudvärk om finansiell och skatterapportering inte är korrekt.
Titta över dina kostnader uttalanden med jämna mellanrum
Tilldela någon att skanna dina utgifter regelbundet för att se till att uppgifterna visas rimliga. Till exempel, om en måltidsutgift är bokad i leasingkostnadskonto , kommer det vanligtvis att sticka ut på grund av uppgifterna beskrivningen. En annan indikation på att kostnaderna kan vara oklassificerade är oförklarliga budget-till-faktiska skillnader.
05 - Söker inte hjälp när det behövs
Du har hört uttrycket "penny wise and dollar poor" i hänvisning till människor som kommer att spendera några timmar av sin tid för att spara några dollar. Du måste inse att ditt jobb är att driva ditt företag - en entreprenör bygger, en målarefärger och en realtor säljer. Ibland är det bara inte värt din tid att spendera timmar i timmen går över detaljerna i din bokföring eller undersöker hur man åtgärdar ett fel du har gjort.
Luta dig på en professionell redovisningspersonal
Om du kan göra mer än du spenderar genom att tendera till andra frågor än dina bokföringsproblem, bör du överväga att outsourca problemet till en professionell revisor eller bokförare.
06 - Spara inte kvitton
Du registrerade noggrant alla dina utgifter i din bokföring. Ditt utgiftsdeklaration är ett konstverk, utan några fel eller utelämnanden. Då frågas du av IRS; utan kvitton är dina kostnadsutlåtanden värdelösa.
Håll dina kvitton
Spara dina kvitton eller skannade kopior av dem alla.
07 - Underlåtenhet att schemalägga säkerhetskopior
Många småföretag är beroende av programvara för att göra bokföringsarbetet för dem, men tar inte hänsyn till systemkrascher eller fel. Ett enda problem kan torka ut dina filer.
Planera rutinmässiga säkerhetskopior
Planera veckovis automatisk säkerhetskopiering med hjälp av molnlagring eller en viss server avsatt för denna uppgift.
08 - Inte träningspersonal
Oavsett hur kraftfull din programvara är, behöver din personal träning för att vara effektiv. En felaktigt utbildad anställd kan försvåra dina poster av misstag, kasta bort alla dina utgifter och resultaträkningar.
Utför regelbunden träning
Under ombordstigningsprocessen håller du omfattande träningssessioner och har kvartalsvis uppdateringar för att säkerställa att all personal kan komma in och driva informationen korrekt.