Två tillvägagångssätt för att hålla redovisningsrekord
Det första att veta är att bokföring finns i två smaker: single entry och double entry. Var och en har sina fördelar; Enkel bokföring är enklare, som du kan förvänta dig, och kan vara ett lämpligt system för en småföretagare.
Dubbelbokföring - igen, ingen överraskning - ger två journalposter för varje transaktion, en debitering och en kreditinmatning. Det här är mer komplicerat, men eftersom dessa två poster måste slutgiltigt balansera (därmed: "balansera böckerna"), ger det dig möjlighet att fånga fel och gör också svindlar lättare att fånga. Dubbelbokföring är den vanliga standarden.
De grundläggande redovisningsdokumenten och hur de flyter framåt
- Transaktionen initierar varje bokföringsförfarande. Du köper något, säljer något - vad som helst. Tanken är att göra en rekord av varje finansiell transaktion. Var du ska spela in är transaktionen i
- Tidskrifterna. Detta är grundnoll för redovisning. Varje efterföljande bokföringsförfarande går tillbaka till en tidskrift, vilken är rekord för varje finansiell transaktion som det inträffar. Du kan ha separata tidskrifter för försäljning och kvitton och en annan tidskrift för utbetalningar eller bara en journal som innehåller alla transaktionstyper. Endera tillvägagångssättet är okej, men de viktiga sakerna att komma ihåg är att registrera varje post och behålla tidningen / tidningarna. Så småningom grupperar du alla dessa poster med
- Huvudboken. Här kommer du att överföra eller "posta" varje journalpost till den lämpliga platsen i huvudboken efter transaktionstyp. Detta gör det snabbare att slå upp enskilda transaktioner och ger också en grund vid någon tidpunkt - ofta i slutet av månaden eller kvartalet - för att förbereda ...
- Försöksbalansen. Här summerar du alla dina debetinställningar (vi antar att du har gått till dubbelrutan) och alla dina kreditposter. De borde matcha. Om de inte gör det måste du gå tillbaka till dina transaktionsposter i din journal och arbeta vidare för att se var felet inträffade. När allt är balanserat kan du förbereda ...
- Bokslutet. Vid detta tillfälle betalar ditt hårda arbete. Du har nu ett dokument som långivare, myndigheter - vilken enhet som vill veta vem du är ekonomiskt innan du gör affärer med dig - kommer att acceptera.
Detta är den kortaste redogörelsen för redovisningsprocessen, från dess början i transaktioner till upprättandet av bokslutet. Du behöver veta mer innan du börjar ditt eget bokföringssystem, men du vet nu var du är på väg.
Lär dig mer om redovisningsrekord och grunderna för redovisning
Om du gör det själv och speciellt om du bestämmer dig för den mer ambitiösa dubbelinmatningsmetoden, investera i en grundläggande bok eller två om ämnet. "Redovisningsspelet: Grundläggande redovisning Frisk från Lemonadestället", till exempel, gör lärandeprocessen lite mindre tråkig genom att basera instruktionerna om körning av ett limonadställ.
Den är tillgänglig på Amazon.
Ett annat tillvägagångssätt är att börja med ett system som Quickbooks, vilket ger en tydlig och populär metod för att göra dubbelbokföring tillsammans med tydliga instruktioner om hur man använder Quickbooks bokföringssystem.