Håll dina kvitton organiserade för skatter, försäkringar och kostnadsrapporter
Har du massor av kvitton för att organisera och hantera innan du ens kan tänka på att få dina utgifter ersatta? Eller kanske du behöver dem för att dokumentera dina skatterelaterade kostnader eller för att säkerhetskopiera ett försäkringsanspråk. Här är några bra programalternativ som kan hjälpa dig att organisera dessa kvitton med en dokumentskanner om du letar efter ett enklare och snabbare sätt.
NeatReceipts mobil scanner och digitalt arkiveringssystem
NeatReceipts Mobile Scanner och Digital Filing System består av en kompakt och lätt scanner, mjukvaran för att organisera kvitton och andra digitala bilder, en USB-kabel och tillbehör för resor och skrivbordslager.
NeatReceipts-programvaran organiserar kvitton, skattrelaterad dokumentation, visitkort och dokument - och det gör allt separat så det är enkelt att hitta dem när du behöver dem. Kvitton kan skrivas ut, mailas eller exporteras till olika format, inklusive PDF, OFX och QIF.
02 - Shoeboxed
Skanna dina kvitton och skicka dem elektroniskt till Shoeboxed för att organisera och lagra dem för dig online.
Shoeboxed kan integreras med QuickBooks Online under vissa planer, och utgiftsanalysscheman och diagram finns också på nätet. Det finns också gratis appar för iPhone, iPad och Android som erbjuder funktioner som möjligheten att använda telefonens inbyggda GPS för att noggrant spåra körsträcka och att ta emot kvittobilder med hjälp av din smartphones kamera.
Shoeboxed's "Magic Envelopes" är gratis kuvert, du kan grejer med kvitton, visitkort och annat pappersrör, så skicka bara in dem. Detta sparar dig från att behöva skanna dem. Shoeboxed kommer att göra det för dig, skanna dem till digitala filer och skicka papperskopiorna tillbaka till dig gratis.
Kvitton kan också importeras automatiskt från ditt mail om du använder Googles Gmail. Annars kan du fortfarande skicka dina kvitton till Shoeboxed så att de kan spåras.
Shoeboxed kan exportera data till Quicken, Excel och till filformat CSV eller PDF.
Det finns tre grundläggande Shoeboxed-planer att välja från:
- Lite : Upp till 50 dokument per månad för en användare
- Classic : Passar för småföretagare, 150 dokument per månad, förbetalda Magic Envelopes (endast USA) med dokumentåtersändning och QuickBooks Online integration. För upp till två användare
- Företag : Samma erbjudanden som Classic, men med 500 dokument per månad och upp till tre användare.
Det finns också en fri men mycket liten plan med en gräns på fem dokument per månad, samt en stor affärsplan för 1000 dokument per månad. Varje plan erbjuder en gratis provperiod.
Visioneer RoadWarrior
Visioneer RoadWarrior är kvittoorganiserande programvara förpackad med en liten USB-driven mobilskanner som kan skanna en sida på några sekunder. RoadWarrior använder Kofax Virtual ReScan eller VRS-teknik för att förbättra skanningen, och mjukvaran organiserar skannade kvitton och dokument. Kvittotbilder kan sparas i sökbart PDF-format eller som Word-, Excel- eller WordPerfect-dokument. Visitkort kan också skannas
Rack2-Filer
Rack2-Filer-programvaran är bunden med Fujitsu ScanSnap S1300i och den skannar kvitton och andra dokument för digital lagring i format som Microsoft Words DOC och DOCX eller Adobe PDF. Organisera skannade kvitton och dokument i Rack2-Filer i virtuella arkivskåp och e-bindemedel, som kan bläddras genom att bläddra i sidor.
- Om du arbetar i e-bindemedel markerar du bara informationen och lägger delningsark, hyperlänkar eller notiser.
- Rack2-Filer-sökningen kontrollerar varje dokument - inklusive klisternotor och bindemedelsnamn för ord, fras eller nummer.