Ange följande fyra kategorier längst upp:
- Artikel
- Prognostiserad kostnad
- Faktisk kostnad
- detaljer
Därefter, kategorisera och spåra utgiftsobjekten.
Hantera en händelsebudget
Hyrkostnader för spårplats. När du planerar händelsen själv och när du träffar din försäljningschef, spåra alla projicerade hyresavgifter för evenemangs- och funktionsutrymmen, hushållning, bagagehantering och relaterade utgifter.
Uppskatta cateringkostnader. Detta inkluderar alla mat- och dryckesavgifter, inklusive tips och dryckesbetalningar - som kan stå för upp till 30%.
Dokumenttransportkostnader. Detta inkluderar pendlar, bussar, evenemangsöverföringar och eventuella relaterade utgifter.
Lägg till dekorkostnader. De flesta händelserna inkluderar utgifter för inredning, som mittenverk, floraler, tältuthyrning, etc. Här listar du dessa kostnader.
Dokumentunderhåll och utrustningskostnader. Gemensamma utgifter i denna kategori inkluderar A / V-utrustning, men det är också en bra plats att lista honorarium till högtalare eller om du anställer underhållare.
Sammanfattar utskriftsavgifter. Flera små objektkostnader kombineras faktiskt för att göra en större kostnadspost. Dessa inkluderar inbjudningar, namn märken, program broschyrer, händelse skyltar och banners.
Linjepost för presenter. En vanlig händelse tips är att aldrig tillåta en gäst att lämna tomma hand. Så, oavsett gåva eller gåvor du tillhandahåller, spåra kostnaden för dem separat; du skulle bli förvånad över hur mycket dessa objekt kan kosta.
Identifiera verksamhetsutgifter. Om ditt evenemang omfattar aktiviteter som golf, tennis, spa, forsränning, cykling eller andra aktiviteter, vill du notera kostnaden för dessa avgifter separat. Överväg att sammanfatta den totala kostnaden i kalkylbladet och bifoga en uppdelning.
Posta andra utgifter. Om en kostnad inte faller i någon av ovanstående kategorier, lista dem som en annan kostnadspost här.
Ge dig själv en beredskapsfondskategori. Beroende på storleken eller komplexiteten hos en händelse, kanske du vill ge dig själv så mycket som upp till 20% av evenemangsbudgeten här. Trots den bästa planeringen kommer avgifterna att överstiga planerade planer med kostnader som du aldrig överväger. Detta kommer att hålla dig från att gå över budgeten varje gång.
Summera de beräknade kostnaderna När du bygger ditt evenemangsprogram, kommer du att ha en bra projicering av de totala utgifterna. Det här är den information som du delar med händelseklienten för att se till att de är medvetna om händelsesbudgeten så att det inte finns några överraskningar senare.
Summera faktiska kostnader Detta händer efter att händelsen har avslutat. Subtotala fakturorna i de 10 kategorierna ovan och dokumentera den faktiska budgeten. Om det är väldigt gynnsamt, identifiera besparingar i faktiska budgetar mot den beräknade budgeten, vilket visar det värde du tog till rollen.