Hur man skriver ett effektivt bidragsförslag omslagsbrev

by Joanne Fritz

Gör det kort men inbjudande

Även om ditt bidragsförslag kommer att ta upp det mesta av din tid och energi, ändrar du inte kortbrevet. Uppmärksamhet på de finaste punkterna att lägga samman förslaget kan göra eller bryta en finansieringsansökan. Stäng inte av dig med en slarvigt brevbrev.

Mim Carlson och Tori O'Neal-McElrath, författare till vinnande bidrag, Steg för steg , påpekar att brevet bör:

presentera din organisation för rätt person
försäkra fonden att detta projekt har stöd av din styrelse ;
och ange vad du ber om ... hur mycket och för vad.

När innehåller du en omslagsbrev?

Använd ett brev till förslag till företag och stiftelser, men inte för ansökningar om federal eller statligt stöd. Dessa finansierare vill bara ha det de begär. De ber sällan om ett brev.

Attribut av en bra omslagsbrev

Ditt brev bör vara:

kort
komma till spetsen snabbt
bör inte bara upprepa den information som finns i förslaget
bör berätta för läsaren hur bra du förstår funderaren och hur ditt bidrag uppfyller funderarens krav

Beverly A. Browning, författaren till Grant Writing for Dummies , föreslår att du skriver brevet när du har avslutat hela förslaget och när du är i reflekterande humör. Browning säger:

"När du överväger din stora prestation (den slutliga finansieringsförfrågan), låt kreativiteten, höger sida av din hjärna in i och koppla dina känslor av prestation till den person som kommer att bidra till att dina planer blir sanna."

Formatera ditt brev

Följ dessa grunder, och du kan inte gå fel:

Använd din organisations brevhuvud. Lägg samma datum på det försäkringsbrev som finns på den kompletterade bidragsansökan. Det är det datum då du skickar bidragsförslaget till bidragsgivaren. Med samma datum görs alla dokument i ditt förslagspaket konsekvent.

För den inbyggda adressen (längst upp i bokstaven) använd stiftelsens eller företags kontaktpersonens namn och titel, följt av finansieringskällans namn, adress, stad, stat och postnummer. Dubbelkryssa denna information med ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande. Sådan information ändras ofta, så se till att du har nuvarande namn och adress. När du skickar in en elektronisk bidragsansökan kanske du inte känner till ett visst namn.
I din hälsning använder du "Kära" plus den personliga titeln (Herr, Fru, Fru, Dr, Herr osv.), Följt av efternamnet. Det är viktigt att du adresserar brevet till en viss person. Ring till stiftelsen eller företagskontoret för att se till att du har rätt person och rätt personliga titel. Dessa uppgifter kan verka obetydliga, men de spelar roll.
Din första stycke ska vara kort och fokuserad. Introducera din organisation (dess juridiska namn) och berätta för fonden hur mycket pengar du begär och varför. Inkludera en mening eller två om vad din organisation gör, och ta med en forskningsbaserad punkt som visar att det finns ett behov av vad din organisation gör.
Skriv ett eller två kortare stycken. Ange ditt projekts syfte och hur det passar med funderarens uppdrag eller finansieringsprioriteringar. Inkludera det faktum att din styrelse stöder projektet fullt ut.

Avsluta ditt brev med en sammanfattande punkt. Lägg till vad detta finansieringspartnerskap kan innebära för projektets målgrupp. Du kanske vill inkludera en inbjudan till ett besök på webbplatsen.
Använd en stängning som "Med vänliga hälsningar".
Brevet ska undertecknas av verkställande direktören eller styrelsens ordförande eller båda. Under signaturen skriver du in signerns förnamn, mellans början, efternamn och jobbtitel. Även om ED eller styrelseordföranden borde skriva under brevet, inkludera kontaktinformationen för den bästa personen att svara på frågor i slutet av sista stycket.
I slutet av brevet ingår ordet "ENCLOSURE" (i alla kepsar).

Hur länge ska täckningsbrevet vara?

De flesta experter föreslår att du begränsar ditt brev till en sida med tre eller fyra stycken. Eftersom läsaren har ett helt förslag att ploga igenom, vill du inte göra honom eller henne otålig genom att behöva läsa ett långt brevbrev.

Tonen och detaljerna i ditt brevbrev kan variera beroende på om du har blivit inbjuden att lämna ett fullständigt förslag efter att ha skickat ett förfrågningsunderlag (LOI) , eller om det här projektet är din organisations första tillvägagångssätt för den här grunden.

Provskyddsbrev

Mary Smith, PhD
Programansvarig
Gemenskapsstiftelsen
4321 Common Lane
Vissa stad, YZ 55555

Kära Dr Smith:

Några City Senior Center begär respektfullt ett bidrag på $ 50,000 för vårt Senior Latino Community Outreach Pilot Project.

Som det största seniorcentret i Any County, som tjänar över 450 seniorer varje dag, är vi medvetna om den förändrade demografiken i vårt serviceområde. Och vi är engagerade i att växa och anpassa vårt centrum för att möta nya behov. Senior Latino Community Outreach Pilot Project gör att vi kan styra ett års arbete för att avgöra om vårt centrum effektivt kan:

tillhandahålla omfattande tillgång till hälso- och socialtjänster till seniorer i de latinska samhällen som serveras av vårt centrum och
höja och fullt integrera den kulturella kompetensen hos styrelsen, personal och frivilliga i Some City Senior Center.

Vår styrelse är entusiastisk över detta program och är angelägen om att starta det så att vi kan bli det mest inkluderande och kulturellt kompetenta centrumet för seniorer i alla våra samhällen som behöver dessa tjänster. Om vi i slutet av vårt pilotår finner att detta program faktiskt är framgångsrikt har vårt styrelse åtagit sig att inkludera en del av projektets årliga utgifter i vår årliga driftsbudget, så att programmet blir en integrerad del av våra kärntjänster .

Genom detta projekt kommer centrumet att bli den primära hänvisning som ges av Health Access Latinos, Families of Any County, och tre gemenskapskliniker inom en radius av 15 mil i vårt centrum. Vi kommer också att acceptera hänvisningar av spansktalande seniorer från någon annan gemenskapsorganisation i vårt omedelbara serviceområde.

Tack för din övervägande av vår begäran. Jag kommer att följa med dig nästa vecka för att svara på eventuella frågor du kan ha, samt att lära dig om vi kan träffa dig för att diskutera meriterna i vårt förslag. Under tiden borde du ha några frågor, var god kontakta Connie Jones, vår utvecklingschef, på (555) 555-5555, x555 eller cjones@scsc.org.

Vänliga hälsningar,

Jane Lovely

Verkställande direktör

INHÄGNAD

* Letter reprinted (med modifieringar) med tillstånd från Winning Grants, Steg för steg , andra upplagan, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 sätt att röra upp ditt brev

Skriva för mycket. En brevet är inte en avhandling, det är inte heller ett fullständigt förslag. Håll det kort och till spetsen Tips: Har någon annan läst den. Förstår de det?
Använda stora ord . Om du har gått på skolan lärde du dig skriva på ett komplicerat sätt. Gör inte det här. Du försöker inte imponera någon med din erudition. Du vill bara ange ditt ärende så naturligt som möjligt. Om du inte vet när du överkomplicerar ditt skrivande, använd en app som Hemingway. Det kommer att berätta när dina meningar är svåra att läsa och när du är för ordig.
Grammatiska misstag . Om du inte är säker på din grammatik, ta inte chanser. Använd grammatikkontrollen i WORD, och kör även ditt utkast via en app som grammatiskt. Det finns en gratis version, men den betalda versionen går långt utöver den typiska nödvändiga grammatikkontrollen.

Hur kan du göra din omslagstavla stå ut?

Tråkigt att säga, men ditt bidragsförslag kan vara bland hundratals eller tusentals som en typisk grund kommer att se under ett genomsnittligt år. Ditt försäkringsbrev kan göra skillnaden i att skära till nästa steg mot finansiering. Men hur kan du få det att stå ut?

Tja, försök inte något "söt". Stiftelsens tjänstemän kommer inte att bli imponerade. Men du kan inkludera en paragraf om varför din organisation är den som bäst kan uppnå detta uppdrag. Undersök dina tävlingsorganisationer och bedöma hur och var du excel. Det kan vara i styrkan hos din personal och volontärer, din erfarenhet av det här problemet eller samhällsstödet du tycker om.

Du behöver inte nämna konkurrenternas namn eller kritisera dem. Bara markera dina styrkor. Det här är en bra tid att samråda med andra runt kontoret. Dra några personer tillsammans och brainstorm hur ditt ideella företag utmärker sig.

Medel:

Storytelling för Grantseekers , andra upplagan, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Köp från Amazon.

Vinnande bidrag Steg för steg: Den fullständiga arbetsboken för planering, utveckling och skrivning Framgångsrika förslag, 4: e upplagan, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Köp från Amazon

Grant Writing for Dummies , 5: e upplagan, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Köp från Amazon

Tillbaka till Hur man skriver ett bidragsförslag.