Skriva en agenda för en incitament resa eller Executive Retreat

Hur man producerar en konkret mötesreferensmöte

Evenemangsplanerare är de som har till uppgift att producera en koncis men informativ agenda för möten och evenemang som de organiserar, inklusive dagordningar för veckolånga företagsrekord. Huruvida agendan är för en dag för möten för filialförvaltare eller fyra dagar av gruppbyggnadsövningar för nya anställningar, är grundelementen desamma.

Tips för att skriva dagordningen

Att skriva en agenda för en händelse - speciellt en händelse med flera dagar - är ibland utmanande eftersom agendan (eller en kortfattad resplan) måste vara kort samtidigt som den tillhandahåller all nödvändig information.

När allt kommer omkring kommer de flesta deltagarna att vara bekanta med de program som erbjuds och vill inte flyga runt ett omfattande dokument för att ta reda på var de ska vara och när. Det är ditt jobb som en evenemangsplanerare för att göra deltagarnas liv så enkelt som möjligt.

De grundläggande elementen i en agenda bör innehålla följande uppgifter:

• Namn och plats för evenemanget.
• Dag och exakt tid för varje händelse / aktivitet ner till kvart-timmen.
• Den typ av händelse som kreativ hjärnstormande session vs en strategisk målsättningssession mot paneldiskussion med gruppledare
• Relevant information om evenemanget, till exempel hur man klär sig på en samling om det är en lunch-, middags- eller cocktailparty (dvs. affärsmässig casual vs black-tie)
• Tips: Låt alltid deltagare veta var de kan hitta ytterligare information, t.ex. värdorganisationens webbplats.

Exempel på mötesagendans format

De flesta dagordningsformat har en rubrik i mitten av sidan med en till tre rader av text med namnet på händelsen, namnet på organisationen som värd händelsen och det datum som händelsen startar.

Dagordningen ordnas sedan i två kolumner: kolumnen till vänster innehåller datum och tider. På höger sida finns namnet på evenemanget tillsammans med detaljer om aktiviteten.

Din dagordning ska vara lätt att följa, och om det är en dagsaktivitet, försök få allt på en sida. Kom ihåg att den allmänna rutten är en av flera saker du har till uppgift att förbereda tillsammans med andra formella inbjudningsmaterial som elektroniska och tryckta inbjudningar .

Eftersom deltagare kommer att få flera bitar av kommunikationsmaterial från dig, kommer det att finnas gott om möjligheter att ge fördjupad information i ett annat dokument.