Planera utgifter för evenemangsplanering
Kostnader kan komma från ett brett spektrum av källor när du funderar på alla komponenter som är inblandade i att ställa in en funktion.
De mest uppenbara är uthyrningskostnaderna för catering och arenor, men listan växer bara därifrån. Saken är att med utsikt över även en kostnadskategori kan ha en katastrofal inverkan på din personkostnad. Klicka här för en omfattande lista över evenemangsutgifter.
Frågor att fråga dina kunder
Som evenemangsplanerare är din roll att tillhandahålla expertassistent med både samordning och ekonomisk hantering av evenemanget. Tänk på att dina kunder drömmer om perfektion, och det här kan enkelt dölja sin bedömning om vad som är finansiellt möjligt. Tiden att överbrygga klyftan mellan budgeten och förväntningarna är rätt från början. Ofta är det lika enkelt som att ställa rätt frågor och upprätta en budget under ditt första möte. Klicka här för en lista med frågor att fråga.
Bygg en grundläggande händelsebudget
När du har en vision av händelsen och en uppskattning av hur mycket pengar du måste jobba med är det äntligen dags att strukturera budgeten.
Ett viktigt steg här berättar för dina kunder att händelsesbudgetar är "arbetsförslag" som sannolikt kommer att förändras när mer information kommer in. Kom ihåg att väldigt få kunder har erfarenhet av kostnader och avgifter i samband med närvarofluktuationer, så det är bäst att bygga i en buffertzon på 10% för att undvika att det går slut på medel.
Klicka här för mer tips om hur du bygger en grundläggande budget.
Event Planner Avgifter
Naturligtvis måste du integrera dina planeringsavgifter i budgeten, och det kan vara ett noggrant ämne för vissa. Evenemangsplanerare har flera sätt att debitera för sina tjänster, allt från raka avgifter till procentuella provisioner . I slutändan handlar det om att hitta ett medium som båda sidor kan komma överens om. Var säker på att din avgiftsstruktur är dokumenterad i ett kontrakt och inkludera det som en kostnad i alla utkast till budgeten. Klicka här för att se över standardstrukturerna för evenemangsplanerare.
Trimming Händelsekostnader
Sällan kommer du att arbeta på ett evenemang som har en obegränsad budget. Mer än troligt kommer du att nå en punkt i planeringsprocessen där beslut om att skära kostnader måste göras. Det här är en erfaren eventplanerare som verkligen kan lysa för att hjälpa sina kunder. Målet är att identifiera vilka alternativ som har störst intryck på gästerna. Till exempel borde du spendera mindre på mittstycken för att bevara gourmeträtter? I vissa fall kan en planerare genomgå utgifterna och omförhandla eller minska i områden där gästerna aldrig kommer att märka. Klicka här för sex områden att rikta in mot kostnadsbesparingar.
Styra ljud / visuella kostnader
Belysnings- och ljudutrustning har stor inverkan på presentationen av din händelse, men det tenderar också att få stor inverkan på budgeten.
När du påverkar andra A / V-utgifter som projektorer, internetåtkomst och videotjänster, tar det inte längre tid för denna kategori att bli ett av de största siffrorna på din budget. Klicka här för sätt att förhindra stora utgifter för dina A / V-behov.
Hitta alternativ för låg kostnad marknadsföring online
Marknadsföring är en annan kostnad som kan växa exponentiellt om du inte får resultat direkt. Fångsten är givetvis att om du inte marknadsför effektivt kommer det inte att finnas tillräckligt med deltagare för att stödja kostnaderna för evenemanget. Det är därför som det är vettigt att utnyttja så många kostnadsfria eller billiga alternativ att sprida det ursprungliga ordet om ett kommande tillfälle. Lyckligtvis har internet massor av vägar du kan överväga. Klicka här för sex billigaste idéer.
Planerar ett stort bröllop på en liten budget
Bröllop är ett utmärkt exempel på händelser där budgetar kan utmanas av utgifter.
Bakom varje bröllop är en familj av riktiga människor som har andra ekonomiska skyldigheter att överväga innan de spenderar överdådigt på sin stora dag. De flesta bröllopskoordinatorer förstår detta, men de bästa vet hur man maximerar varje dollar i en bröllopsbudget. Även om företagshändelsesplanerare arbetar i en annan miljö än bröllopsplanerare, finns det mycket att lära sig om hur bröllopspersonal hanterar sina budgetar. Kolla in dessa tips för att göra en liten budget till ett stort bröllop.