10 tips för framgångsrika interna företagshändelser
Om du har fått till uppgift att planera det årliga arbetstagarsemestern för ditt företag följer du några grundläggande riktlinjer för att få ut mesta möjliga av din speciella händelse och kan hjälpa dig att sänka kostnaderna utan att påverka kvaliteten. Genom att noggrant utvärdera det bästa sättet att närma sig och genomföra denna fest, kan du skapa en upplevelse som inte bara ökar företagets moral utan ökar också medarbetarnas tillfredsställelse och behållningsnivåer över hela linjen.
Det är viktigt att börja med grunderna - vilket tema ska festen ha, var ska det ske, hur många människor kommer, när ska det hända och vad mat och dryck kommer att serveras under tillfället - innan man går vidare till specialplanering och så småningom händelse exekvering.
01 - De grundläggande delarna av en semesterföretagshändelse
Naturligtvis, precis som alla andra händelser eller projekt, måste du skapa en projektplan som identifierar evenemangsinformationen för medarbetarfirandet. Tema, plats, tid, datum, gästantal, mat och dryckesval, inredning och evenemangsagenda måste alla beaktas innan du börjar utföra ditt evenemang.
Varje bra parti behöver dessa kärnämnen vara framgångsrika, men inte allt måste ställas in i sten innan du börjar utföra på att möta dina behov (som att säkra en plats, boka en matleverantör eller planera en dagordning).
Även om det finns många sätt att närma sig dessa beslut och beslut för idéer på högre nivå som tema och tidpunkt ofta faller på företagets ledare istället för händelseproducenten, är det bäst att arbeta med ett lag för att bestämma vilka detaljer som är korrekta för ditt specifika företag.
02 - Välj den mest effektiva tiden för att hålla din händelse
Tyvärr kan inte alla få möjlighet att delta i evenemanget eftersom någon måste stanna tillbaka och svara på kundsamtal och förfrågningar. Men en lunchhändelse gör det möjligt för organisationen att styra kostnaderna och minska skyldigheterna för anställdas personliga tid och åtaganden.
Självklart, om organisationen inte är värd för ett lunchprogram, kommer de att vara värd för en kvällshändelse, vilket tillåter fler anställda att delta, men kan ofta komma med högre kostnader beroende på vilken kväll i veckan händelsen hålls.
Så hur får du den största bollen för pengarna ? Medan vissa kanske tror att fredagen är den bästa dagen för att hålla evenemanget eftersom de flesta anställda kommer att vara ute i helgen, är fredag den mest populära dagen i veckan på restauranger och andra platser - den dyraste tiden. Få organisationer vill överväga söndagskvällen, så det verkar som nästa bästa alternativet kan vara måndagskväll.
03 - Överväga att hålla en fest i lågsäsongen
I början av oktober och slutet av januari är det fantastiskt att hålla en årlig uppskattningsfest, eftersom du kan hitta en ökad tillgänglighet av alternativen utanför platsen, spara pengar på cateringkostnader och eventuellt få bättre erbjudanden på festpaket under denna händelse lågsäsong.
En nackdel med att skapa en årlig uppskattningsfest i stället för att fira den gemensamma årliga semestern är att anställda kanske inte kommer ihåg detta som en tradition, liksom de gör jul eller nyårsfester. Du vill se till att bygga hype runt evenemanget om det inte är en traditionell semesterfest.
04 - Välj ett lag som hjälper till att utföra händelsen
Att bestämma rätt lagstorlek och välja de bästa lagmedlemmarna är viktigt för att göra din händelse till en succé med så lite krångel som möjligt. I slutändan är det dock inte utskottets storlek men kvaliteten på dem som arbetar med det som bestämmer kaliberna för ett evenemangsplaneringslag.
En mindre grupp individer kommer sannolikt att göra planeringen mer ändamålsenlig och kostnadseffektiv, men många organisationer involverar en stor kommitté av individer så att fler anställdas röster är representerade i planerings- och genomförandefaserna. Men tidsåtgången att planera denna typ av händelse kan ta bort den dagliga produktiviteten hos de berörda, så du kan överväga att inrätta ett mindre team av individer som har befogenhet att fatta beslut för den större gruppen.
Välj de personer som har förmåga att på ett positivt sätt påverka andra anställda och använda uppdraget som belöning eller incitament för de valda. Organisationens evenemangsplanerare ska arbeta med en bemyndigad ledare inom mänskliga resurser eller marknadsföring - någon som är behörig att godkänna planen - för att hjälpa till att driva dessa beslut och välja de bästa medlemmarna i laget.
05 - Skapa en kostnadseffektiv semesterpartymeny
Pläterade måltider är ofta mer kostnadseffektiva än bufféer, och de kan presenteras mycket mer elegant än att ha alla i linje och tjäna sig själva.
Naturligtvis måste din meny förstärka temat för ditt evenemang, och du bör försöka välja saker som innehåller dina händelse färger eller varumärke, men det betyder inte att du borde hyra dyra semesterdynor och andra material.
Val av blygsamma föremål eller fräsch frukt för mittenstycken, begränsad alkoholkonsumtion och värd på en plats som har vanliga semesterdekorationer och matprisalternativ är alla också utmärkta sätt att minska kostnaderna samtidigt som dina anställda får en bra upplevelse.
06 - Beslut om alkoholnivåer och gränser
Ändå vill de flesta anställda inte delta i ett företagsevenemang som inte innehåller någon form av alkoholhaltig dryck. Av denna anledning vill du begränsa ditt spritval eller skapa billiga signaturcocktails för att minska kostnaderna och hålla ner berusningsnivåerna.
Du kan också överväga att begränsa urvalet till bara vin, stänga baren tidigt och bara erbjuda drycker under måltiden för att hjälpa till att sänka kostnaderna ytterligare och begränsa det antal anställda dricker medan de representerar företaget vid ditt evenemang.
07 - Påminn anställda om rätt etikett
Etiquettefel som undviks vid semesterpartiet inkluderar att man undviker alltför mycket att dricka, äta, prata eller klaga, anländer för tidigt eller lämnar för sent, bär otillbörlig klädsel och tar överdrivna gäster - som alla inte bara kan påverka andras erfarenheter vid evenemanget men även företagskostnader.
Även om ett årligt företagsferieparti är tänkt att föra laget tillsammans och lägre hämningar som vanligtvis finns på arbetsplatsen, påminna dina gäster om att de fortfarande representerar företaget, även när man deltar i detta efterarbetade evenemang och förväntas därför agera på ett sätt lämplig för arbetsplatsen.
08 - Överväg att ställa in en presentutbyte
I allmänhet innehåller många organisationer faktiskt en presentutbyte mellan anställda på sina semesterpartier. Men om organisationen är större kanske det här är bäst kvar på avdelningsnivå snarare än vid allanställd händelse, eftersom organisering på en sådan skala kan vara svårt, särskilt om du inte känner till vissa avdelningar och deras anställda.
Men om det finns en presentutbyte kanske det kanske är bäst om värden eller arrangören begär ett finansiellt lock till presenten - kanske 10 dollar - för att undvika problem i samband med presentpris.
Dessutom skapar man en "vit elefant" eller liknande typ av allomfattande presentutbyte där alla i företaget är inbjudna att delta på individnivå kan bidra till att förhindra organisatoriska mardrömmar eller händelser där en gäst inte får en gåva eftersom en annan glömde att ta med en.
09 - Överväga om insamling är rätt för din händelse
Livsmedels-, kläd- och leksaksdrifter är en del av kulturen i många organisationer, medan vissa uppmuntrar pengar donationsdrivningar, men det betyder inte nödvändigtvis att ditt företagsvärde av personaluppskattning är rätt plats för en insamlingsmöjlighet.
Även om det är mycket användbart att associera en viss orsak till semestern, kan det vara till hjälp för organisationen att bara uppmuntra noncash gåvor och in natura donationer som kan gynna välgörenhet som stöds. På så sätt får alla möjlighet att erbjuda en gåva till ett värde som passar sina egna personliga budgetar.
10 - Utvärdera försäljnings sponsorskap för din händelse
Vissa människor kan tro att att få leverantörs sponsorer är ett bra sätt att kompensera kostnaderna för deras årliga semesterfest. Eventplanplanerare och deras kunder kanske dock vill fokusera på målet att deras semesterparti uppskattar anställda snarare än outsourcingkostnader till sponsrade säljare.
Anställda känner ofta att kostnaden för dessa speciella evenemang bör täckas av en arbetsgivarens driftsbudget. Om organisationen inte har råd att vara värd för en uppskattnings händelse för sina anställda eller om den inte ingår i affärsplanen av någon anledning, bör arbetsgivaren inte söka utomstående intäkter för att täcka kostnaden genom sponsring.