Åtgärder för att hitta den perfekta evenemangsplatsen
Förutsatt att du redan har identifierat den typ av händelse du planerar och dess syfte, det finns många andra faktorer måste beaktas som du börjar processen att välja platsen själv.
Följande denna färdplan hjälper dig genom steg för att välja det perfekta evenemangsutrymmet.
Identifiera din målgrupp och känna din gästlista
När platsplanering för en händelse är en av de viktigaste bitarna av information du måste veta är vem dina gäster kommer att vara och hur många du förväntar dig att delta. Medan typ av händelse säkert kommer att informera platsen val är en av de största begränsningsfaktorerna för ett evenemangsutrymme sin kapacitet. Se till att du vet minst en noggrann uppskattning (det kan vara en räckvidd) av antalet gäster eftersom detta omedelbart begränsar dina platsalternativ. Du bör också överväga din publik. Var säker på att platsen speglar inte bara evenemanget utan gästernas smak och förväntningar.
Identifiera händelsedata
Kontrollera din kalender eftersom timing kommer att påverka många beslut, inklusive din plats att välja. Efter din gästlista är datumet för din händelse nästa begränsningsfaktor.
Beroende på vilken typ av evenemang du planerar kan du upptäcka att du antingen måste vara flexibel med ditt evenemangsdatum för att få platsen du vill ha eller du måste vara flexibel med ditt mötesval för att få det datum du vill ha. Du bör börja planera planering och veta var du eller klienten är flexibel.
Här är några frågor att överväga:
- När är dina gäster mest troliga att delta i baserat på deras scheman?
- Vilka platser har lämplig och ledig plats för dessa tider?
- När är den bästa tiden för ditt ledningsgrupp att hålla händelsen?
Beräkna din budget
Med en öppen budget kan vem som helst planera en bra händelse och ha ett oändligt urval av mötesalternativ. Men mer än troligt är dina ekonomiska resurser begränsade och du borde vara medveten från början av vad dina ekonomiska begränsningar är - även om din evenemangsbudget är enkel en balparks uppskattning eller räckvidd. En evenemangsplaneraren kan alltid planera en bra händelse inom en rimlig budget.
- Kommer arenorna att ligga inom dina budgetparametrar för utrymme, tekniska och cateringkostnader?
- Har du förhandlat fram en gynnsam takt för tjänster och visat värdet på din roll?
- Har du tillåtit flexibilitet i din budget om kostnaderna för linjekostnader överstiger planen?
Omfattning ut olika platser
När gästen listnummer och eventuella händelsedatum är inskränkt är det viktigt att identifiera de platser där händelsen kan hållas. Hotell och evenemangs- eller konferenscenter är några av de mest populära evenemangsområdena för företagsevenemang och bröllopsmottagningar, men de är inte de enda alternativen.
Det här är en tid att vara kreativ i ditt tänkande. Tänk på följande:
- Utifrån temat för ditt möte, vilka tre bästa ställen kommer i åtanke?
- Var skulle dina gäster föredra att delta i detta möte?
- Vad kommer att vara mest praktiskt för dina gäster?
- Annat än ett hotell, vilka oväntade platser kan öka RSVP-hastigheten?
Hitta rätt typ av händelseutrymme
Den plats du väljer måste ha ett lämpligt utrymme för den typ av händelse du planerar. Ska ditt evenemang kräva ett dansgolv? Behöver du ett PA-system? Vad sägs om en högtalars podium eller en projektorskärm? Vilken typ av bord setup behöver du? Förutom att överväga dessa sorts frågor, här är några av de översta platsplaneringsfrågorna att fråga dig själv:
- Uppfyller evenemangsstället de särskilda kriterierna för ditt program eller evenemang?
- Kan platsen rymma din produktion, underhållning, A / V, ljud och andra tekniska behov?
- Anger anläggningens skick höga krav på din organisation?
Tänk på platsservice och restriktioner
Förutom att hitta rätt typ av evenemangsutrymme, vill du titta på de typer av andra tjänster som erbjuds av arenan och bestämma deras värde för din händelse. Vissa platser kommer också att ha en föredragen leverantörslista från vilken du måste arbeta för att hitta leverantörer eller leverantörer för andra tjänster. Andra platser har begränsningar för inredning eller andra aspekter på evenemanget. Några frågor att ställa är:
- Ger den här platsen bra parkeringsmöjligheter eller betjänt?
- Ger den här platsen säkerhet?
- Tillhandahåller denna plats ytterligare tjänster som catering, blomsterarrangemang, sängkläder och bordsuthyrning, etc.?
- Har denna plats en setup och städar besättningen?
- Begränser den här platsen vilka andra leverantörer du jobbar med?
- Har denna plats mat och dryckesminimum?
Överväg Venue Reputation
Ett lokals rykte för service är kritiskt. Detta är ofta skillnaden mellan att hålla en bra händelse och producera en bra händelse. Det sätt som en plats hanterar sina lokaler, personal och kunder kommer alltid att komma ihåg. För att få en känsla för en platss rykte värde, överväga dessa frågor:
- Vad är tjänsten för konferenschefen, cateringchefen eller chefskocken?
- Kommer ledningen att behandla dig som en VIP-klient eller bara som ett av flera program?
- Hur mycket flexibilitet är platsen villig att utvidga till dig?
- Har de testamente eller recensioner tillgängliga?
- Kommer platsen att erbjuda bilder från händelser som liknar din?
Planera ett mötesbesök
Om inte logistik och tid helt förhindrar det, ska varje evenemangsplanerare genomföra en platsbesiktning innan de träffar någon plats. Bilder kan vara mycket användbara, men det finns många aspekter som endast kan utvärderas personligen. Be om en rundtur i arenan, inklusive allt från parkering till entré och evenemangsutrymme till badrummen. Du kommer att vara glad att du gjorde det!
Inkorporera klientinställningar
I slutet av dagen måste evenemangsplanerare presentera sina platsrekommendationer till deras klient (oavsett om det är en intern kund som företagsledare eller företagsledning eller en extern kund) och få godkännanden. Den enda frågan att fråga dig själv om kunden under lokaliseringsfasen är att klienten godkänner min rekommendation (er)? För att kunna svara på den frågan med viss självförtroende måste du se till att du förstår kundens förväntningar och preferenser från början.