På grund av allt detta behöver mötesplanerare ett fast grepp om cateringnummer för att säkerställa livsmedelskvaliteten och undvika straffavgifter. Nedan listas de framstående figurerna och villkoren för att bli bekanta med.
Beräknad räkning
Det är antalet gäster som du ursprungligen bygger dina evenemangsprojektioner runt. Det finns ingen verklig skyldighet med det uppskattade antalet, eftersom det är mer av ett "arbetsnummer" som används för att uppskatta kostnader och personalbehov.
Förväntad räkning
Det förväntade räkningen lämnas in två eller tre veckor före en händelse. Det representerar en mer exakt räkning av förväntade gäster, och det är bunden avtalsbundet till det slutliga räkningen. Varje cateringverksamhet har sin egen policy för förväntade räkningar, men i allmänhet bör den inte avvika med mer än 15% av den slutliga räkningen.
Slutlig räkning / garanterad räkning
Det är antalet gäster som du ska betala för, och det representerar också antalet platser som cateringgruppen kommer att sätta inuti rummet.
Eventuella ändringar i detta nummer efter förfallodagen kan medföra påföljder eller sena avgifter. Således är det viktigt att planeraren sätter ett RSVP-datum som faller före garantitiden.
Dropprocentandel
Det finns två vinklar att släppa procentandelar. Den första beräknas genom catering för att se hur mycket av ditt slutliga räkning har fallit från ditt förväntade räkning.
Om procentsatsen är för stor (över 20%) kan en straffavgift utfärdas för att täcka utgifter i samband med personal- och leveransorder. Planerare använder droppprocenter för att uppskatta hur många "no-shows" att förvänta sig. En sänkningshastighet på 2% är ungefär genomsnittet för betalda eller biljettade händelser. Det genomsnittet kan klättra över 5% för händelser som är fria. Som du kan föreställa dig, är deltagarna mer benägna att visa när de har pengar investerat i en händelse.
Måltider
Vissa planerare erbjuder mer än en entré vid formella måltider, vilket skapar ett annat beräkningskrav. Hotell och bankettcentra vill inte fastna och gissar hur många gäster som ska välja stek eller kyckling, så det är upp till planerna att få exakta räkningar av varje val genom sitt RSVP-system. På evenemangsdagen ska varje deltagare få ett färgat matkort som de kan placera på bordet, så servrarna vet automatiskt vilken mat de beställt.
Dricka biljetter
Evenemangsplanerare kan använda drinkbiljetter för att kontrollera kostnaderna för att köra en öppen bar. Det uppnås genom att ge varje gäst en eller två drinkbiljetter vid registrering. Bartendern accepterar biljetterna i utbyte mot en drink, och gäster som väljer att dricka utöver deras biljettbidrag kan betala kontant. En sak att notera om dryck biljetter är att platsen kommer att debitera dig den högsta priset drinken per biljett.
Av detta skäl är det meningsfullt att använda detta system med en öl- och vin- eller husbar eftersom valen kommer att prissättas närmare varandra.
Arbeta med systemet
I slutändan är det upp till händelseplaneraren att tillhandahålla exakta räkningar till cateringavdelningen. De planerare som ignorerar de policyer och tidsfrister som utfärdas av deras leverantör kan sluta betala mer än vad de borde ha i form av påföljder och andra avgifter. Det bästa sättet att undvika detta är att läsa igenom cateringpolitiken innan du planerar händelsen. Genom att följa den här enkla regeln hjälper dig att välja de lämpligaste datumen och kostnaderna för att passera gästerna.