Hur man ökar närvaro vid seminarier och affärshändelser

by Rob Hard

Tips för att öka din företagshändelse närvaro

Det viktigaste steget för att övervinna oro för brist på närvaro vid en händelse eller för att öka RSVP-listan är att erkänna att människor verkligen tycker om att delta i välutförda seminarier och andra händelser. Genom att delta i affärsmöten får deltagaren chansen att lära sig ny information och interagera med kamrater och ledare inom sitt område. Men de mest framgångsrika mötena går utöver stjärnteaterna och inspirerande presentationer. de skapar en varm och vänlig miljö för alla - vilket gör dem roligare. Så här kan du planera en trevlig affärshändelse som kommer att locka till sig en bra turnout.

01 - Skapa en bra dagordning

När värdarna förstår att folk tycker om att delta i evenemang är det viktigt att skapa ett program som är värd att delta. Dagordningen bör vara inriktad på ett enda tema för att inte överväldiga deltagare men borde ha tillräckligt med variation för att behålla deltagarnas intresse. Exempelvis ses följande mötesdelplan för halvdagsseminarium mötesdeltagarnas behov från mat till raster till presentationer:

8:00 Ankomst och frukost
08:45 välkomstmeddelande
9:00 am Keynote Speaker
Klockan 10:00
10:15 am Paneldiskussion
11:30 Avslutande Anmärkningar

02 - Var känslig för kalendern och klockan

Trots den bästa agendan har evenemangsmottagare preferenser när de vill delta i sådana program och när de inte gör det. I vissa säsongsvaror är det ibland en fråga om kan inte lika bra. Tänk på följande när du planerar datum och tider för din händelse:

Deltagare föredrar morgontidningar för seminarier
Deltagare föredrar uppskattningsevenemang omedelbart efter arbetet
Tisdagar och torsdagar är populära mötesdagar
Undvik att hålla möten på fredagar om möjligt
Undvik att planera möten på semester och på semestern
Var känslig för deltagande rese krav för evenemanget

Lika viktigt är att skapa ett rykte för att börja i tid och slutföra i tid - särskilt för årliga eller upprepade händelser.

03 - Identifiera en unik och bekväm plats

De flesta affärsmöten hålls på hotell och den typen av plats i sig är inte så unik. Du kan välja att bryta mögel och hitta en bra icke-hotellplats eller du kan känna igen att alla hotell inte är skapade lika och hitta ett bra hotell. Huvudpunkten här är att välja en plats där dina gäster kommer att vilja gå. När allt kommer omkring kommer de att göra en omväg från sin rutin och vill njuta av evenemanget. Tänk på följande faktorer:

Välj en plats som ligger nära majoriteten av deltagarna
Välj en plats där deltagare skulle trivas
Välj en plats som har erfarenhet av att hysa liknande evenemang

För mer tips om hur du väljer en plats ska du kolla in en händelsesplaneringsguide till platsplanering .

04 - Kompilera en lämplig gästlista

Framgångsrika möten har ett specifikt ämne eller meddelande och målgrupp för det meddelandet. Det är värdefullt att sammanställa en gästlista som innehåller lämpliga deltagare, även om de rankas i storleksordning. För ofta kommer värdarna att sammanställa en huvudlista av potentiella gäster för att sedan öppna mötet för massorna. Detta kommer bara att fungera om du försöker fylla platser baserat på nummer spelet.

Ett affärsmöte, konferens eller seminarium bör inte ses som direktinsändning med 1-3% RSVP-priser. Jag föredrar att coacha klienter för att skapa specifika listor med riktade deltagare - folk som de verkligen vill delta i förhoppningsvis med RSVP-priser på 50% eller bättre.

En slutlig tanke om deltagare: Försök att bjuda individer av liknande rang och erfarenhet till mötet.

05 - Bjud in, bjud in, bjud in!

En av nycklarna för att uppnå stor närvaro på ditt evenemang är att bjuda in människor tidigt och efterföljande. Det innebär att skicka påminnelser till dem som inte har RSVPed och bekräftelser till dem som har. Att skicka en händelsepåminnelse precis före evenemanget till bekräftade gäster är inte heller en dålig idé heller.

Det är viktigt att skapa spänning runt händelsen. Traditionella tryckta inbjudningar är lämpliga, men det blir normen att även titta på e-post och till och med sociala medier beroende på din publik. Prova detta tillvägagångssätt:

Nämn händelsen till gäster som du eller ditt team vet personligen innan du skickar inbjudningar.
Skicka spara datumet tidigt i planeringsprocessen (papper eller elektronisk).
Skicka en detaljerad inbjudan, inklusive dagordningshöjdpunkter (papper eller elektronisk) med en RSVP-förfrågan.
Vidarebefordra den detaljerade inbjudan igen med en personlig anteckning till personliga vänner eller bekanta (elektroniska). *
Uppföljning med bekräftade gäster en till två dagar före den planerade händelsen (elektronisk eller via telefon).

* Du kan också välja att formellt ringa gäster och utöka en personlig inbjudan till evenemanget.

06 - Underskattar inte kraften i personliga inbjudningar

En fysisk inbjudan - oavsett om den är tryckt eller elektronisk - är fin, men den ska inte ses som en ersättning för en personligt utökad inbjudan till vänner, kollegor eller bekanta (om du självklart planerar ett stort symposium eller en konferens med 500 eller fler deltagare). Det här är det steg som gör att många värdar cringe ... de vill inte hämta telefonen, men det kan betyda skillnaden mellan höga RSVP-priser (med låga priser) och en mindre än perfekt utseende.

För vissa händelser kan det vara bra att dela detta ansvar. Gästlistan över en händelse sammanställs ofta från kontaktlistor som upprätthålls av olika individer, och de personer med närmaste relationer till inbjudna borde utöka en direktinbjudan till sina gäster.

07 - Upprätta ett rykte för att leverera utmärkta program

Alla har deltagit i goda konferenser och dåliga konferenser. Detsamma gäller för seminarier och andra uppskattningshändelser. Lycklig för evenemangsplanerare, människor tycker oftare om de möten de möter.

Nyckeln är att hjälpa din kund att skapa ett rykte för att leverera utmärkta affärsprogram. Enkelt som det kan tyckas om någon njöt av att delta i din senaste händelse, är han eller hon mer benägen att delta i framtida program - och kanske till och med med en vän eller kollega.

08 - Skicka följa upp kommunikation och tack deltagare

Eftersom människor deltar i möten för att samla ny information uppskattar många deltagare att de får ytterligare utdelningar och material som kan ha refererats av presentatörer och andra personer inom din organisation. Uppföljningen är ett utmärkt tillfälle att dela den informationen och förlänga tackmeddelanden till dem som deltog i evenemanget.

Tackmeddelandet och uppföljningskommunikationen är något som många organisationer ofta förbiser, men de som inte skördar fördelarna.