Men när händelseplanering är kritisk om du vill att händelsen ska gå smidigt, vill du också ha resultat från alla dina ansträngningar.
Det är därför som din organisation ska rekrytera en "värdkommitté".
Vad är en värdkommitté?
En "värdkommitté" skiljer sig från en traditionell evenemangsplaneringskommitté. I stället för personer som aktivt planerar, planerar eller ställer in för dagens eller kvällens evenemang, är värdkommittén ett lag som använder sina nätverk för att se till att händelsen är en träff. Vissa värdkommittémedlemmar kan välja att
- Uppmuntra deras vänner, familj eller kollegor att köpa biljetter
- Samla auktionsobjekt från lokala företag
- Gör leverantörsanslutningar för dörrpriser eller evenemangsservice
Självklart finns det otaliga sätt att en värdkommitté kan göra dina välgörenhetsevenemang bättre än någonsin . Tänk på en värdkommitté som den verkliga värd för en fest; någon som bjuder in de bästa gästerna, vet vem man ska ringa efter maten eller inredningen och kan koppla dig till personer som gör händelsen till en total framgång.
Eftersom en värdkommitté kan öka de medel som tas emot vid ett evenemang eller få mer media uppmärksamhet är det viktigt att hitta och rekrytera rätt personer.
Vem ska välja för din värdkommitté
En verkligt användbar värdkommitté kommer inte att inkludera betalda marknadsförare eller evenemangsplanerare. I stället borde de vara mycket engagerade medlemmar i ditt befintliga team, donatorbas eller volontärer med kontakter och villighet att nå ut.
Din värdkommitté kan sträcka sig från bara några personer till dussintals.
Ju fler människor i din kommitté, desto mer påverkan kan de göra kollektivt på framgången för ditt evenemang.
Du kan hitta värdkommittémedlemmar nästan var som helst, inklusive:
- En styrelseledamot eller ordförande i din organisation
- Volontärer som är mycket engagerade i samhället
- En givare som har kopplingar till lokala företag
- En givare eller styrelseledamot som har omfattande kontakter i din ideala givardemografiska
- Volontärer som känner till säljare eller platsägare
- Lokala eller nationella kändisar som ofta förespråkar din sak
När du väl har hittat personer vill du vara med i din värdkommitté. det är dags att rekrytera dem.
Hur man rekryterar en värdkommitté
Sök och koppla med personer som skulle göra utmärkta värdkommittémedlemmar. Men fråga inte bara någon att vara på värdkommitté. En formell inbjudan är det bästa sättet att rekrytera utskottets ledamöter.
I en värdkommittéinbjudan är det viktigt att inkludera:
- Komplett information om evenemanget och din organisation (datum och plats)
- Information om händelsens syfte (insamling av en särskild orsak)
- Exempel på hur en värdkommittémedlem kan bidra
- Ett datum för att svara eller ansluta till ditt lag
- En "avancerad" tack för att du vet att du är upphetsad att bjuda in dem
- Ditt namn / kontaktperson och kontaktuppgifter
Se till att potentiella medlemmar vet att deras engagemang kommer att erkännas och uppskattas och att de kan få en betydande inverkan genom att gå med.
Om du undrar hur du skriver ut ditt inbjudan till värdkommitté finns det många exempel på andra ideella webbplatser. Om du letar efter en lättanvänd mall, kopiera och klistra in mallen nedan och sätt in dina uppgifter i var och en av parenteserna.
[Datum]
Kära [Infoga namn]:
Jag skriver för att informera dig om en spännande händelse som [Ditt organisationsnamn] planerar för [Månad] i [Infoga stad].
I [Månad + År (om det är annorlunda än det nuvarande)], tar [Organisation] [Händelsnamn] till [Stad] för att öka medvetenheten om [orsak / socialt problem / problem som din organisation adresserar] och att bygga stöd för [ program / initiativ / insatser].
[Lägg till relevant information om händelsen / målet / temat].
Evenemanget kommer att hållas i [Stad] vid [Event Venue (om du har det)] på [datum och tid].
[Förnamn], vi skulle älska din hjälp att göra denna händelse - och andra gillar det - en framgång. Om du vill vara en del av denna händelse, liksom framtida händelser, skulle vi vara mycket tacksamma om du skulle acceptera den här formella inbjudan att vara en del av vår värdkommitté.
Det finns några enkla sätt att engagera sig:
- Dela ditt namn, eller din organisations namn, som medlem i vår värdkommitté
- Bjud in dina kollegor, vänner och grannar att köpa en [bord / biljett] till vår händelse (er)
- Följ med oss till evenemanget
- [Infoga specifik förfrågan utifrån personens stående, anslutningar.]
Vi skulle också älska det om du ansåg värd för ditt eget bord och bjudit in vänner och kollegor till en rolig kväll. Ditt generösa stöd hjälper oss att sprida ordet om [orsak] och verkligen göra en inverkan.
En medlem av [Organisationen] kommer att kontakta dig inom [Infoga tidsramen] för att diskutera detaljer i vår värdkommitté och för att diskutera ditt engagemang, om du skulle vara intresserad.
Vi ser fram emot att samarbeta med dig för att göra [Event Name] och framtida händelser till en framgång! Tack för din generösa övervägande och support.
Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Position i organisation]
[Organisations namn]
[Kontaktnummer]
När du har rekryterat din värdkommitté
När du väl har bjudit in dina utvalda ledamöter kommer du att få några godkännandebrev eller samtal. Men innan du kommer in i händelsens detaljer eller vad du vill att de ska göra, planera ett kort möte med utskottet. Utan att be om något från dem, låt dem:
- Bli bekant med varandra
- Diskutera hur de är involverade i din organisation
- Granska material eller presentationer om din orsak / arbete
- Brainstorma idéer om hur de skulle vilja bidra
Därifrån kan du låta dem få veta dina insamlingsmål och hur du vill se dem fungera tillsammans (inbjudande kontakter eller att nå ut för auktionsobjekt). De kan också dela upp i "underkommittéer" om du har en stor grupp
Det är självklart inte värdkommitténs arbete ensamt att planera och genomföra din händelse. En värdkommitté bör samarbeta med dina frivilliga eller evenemangsplaneringskommittéer för att sälja biljetter, se till att nya sponsorships sponsras, auktionsobjekt är rikliga och att natten blir en träff för deltagarna.
Erkänna din värdkommittés insatser
När händelsen är slut bör dina värdkommittémedlemmar vara några av de första personerna du tackar, både vid evenemanget och med ett skriftligt tack dagen efter. Ju mer du engagerar din värdkommitté, desto mer kommer de vara villiga att vara värd i framtiden.
Hitta personerna inom din organisation eller gemenskap som kan hjälpa dig att vara värd för din nästa händelse. De kan göra en stor skillnad i hur mycket pengar du tar upp och de program du kan stödja.