Se till att din insamlingshändelse gör mer pengar än det kostar
Men oroa dig inte - vi har samlat de bästa åtta misstag som de flesta ideella organisationer gör, de typer av misstag som leder till förluster i stället för vinster. Vi täcker dessa misstag och ger dig användbara råd om hur du bekämpar varje fel.
Låt oss nu komma till affärer och komma med lösningar för var och en av dessa misslyckanden:
Väntar för länge för att börja planera
Det första misstaget är en nyfiken missuppfattning. Det är lätt att göra. Och lätt att undvika. Låt oss vara ärliga. Vi har alla varit där; Vi har alla överskattat våra förmågor och underskattat händelsens svårigheter och dolda utmaningar. Således har vi väntat tills det bara är några månader innan vi helst skulle vara värd för ett evenemang att kasta något tillsammans.
Väntar till sista minuten drar inte någon, minst av hela din organisation
Hur bestämmer du när rätt tid att börja planera en händelse är? Det börjar med att bestämma dina insamlingsmål. Du måste först fråga dig själv, "Vad hoppas vi göra med den här händelsen?"
Svaret kommer att ge dig utrymme för din fundraising händelse. Om du strävar efter att hämta tusentals dollar för ett visst projekt, vet du att du måste lägga det många timmar i förberedelserna för det.
Om du emellertid inte har ett konkret mål i åtanke, kanske du vill bestämma en innan du börjar planera din händelse.
I slutändan är ditt mål vad som kommer att förankra resten av dina beslut
När du väl har fastställt ett mål och bestämt omfattningen av din händelse kan du börja undersöka hur lång tid varje typ av händelse kan ta (tyst auktionsplanering kan till exempel ta upp till 9-12 månader!).
Det finns ingen svår och snabb regel, tyvärr när det gäller att välja tid att börja planera. Ju mer tid du ger dig själv desto mer tid måste du andas och fixa några slag som du stöter på längs vägen.
Den enkla lösningen
Ge dig själv minst 6-12 månader för att planera en viss insamling. När du är i tvivel är det bättre att tillåta mer tid än du tror att du behöver.
Väljer inte ett tema för Fundraiser
I slutet är ett tema helt enkelt en förenande idé. Det är det som ger alla dina insatser tillsammans under samma paraply. De flesta betraktar ett tema som något under "Under havet" eller "Las Vegas Casino Night". Det är i själva verket bra teman. Men de är inte de bästa idéerna som är möjliga för ditt syfte.
Om du vill höja pengar från givare, måste ditt tema komma från en ärlig plats. Det måste ha någon mening bakom det
Med detta sagt kan ett traditionellt tema omarbetas för att uppfylla dessa kriterier. Låt oss exempelvis säga att det här året är det år som du planerar att växa betydligt. Du vill meddela detta till dina deltagare. Men hur? Med ett roligt tema, förstås!
Föreställ dig det här: ett arrangemang för middagarrangemang som känns som en verklig djungel, fylld av träd och djurliv, och bäst av allt, möjligheter.
Du gissade det! Temat är "växa med oss".
De bästa teman är dubbelt så spännande och tankeväckande
Kom ihåg att det tema du väljer skickar ett undermedvetet meddelande till dina deltagare, så välj klokt!
Den enkla lösningen: Oavsett vilken typ av fundraiser du planerar, det gör aldrig ont att krydda det med ett roligt tema. Välj ett lockande, meningsfullt tema och spring med det!
Det finns dussintals händelseidéer och teman att överväga.
Foregoing Branded Products på din händelse
Det kan vara lätt att avvisa produkter som en del av din insamlingshändelse. De verkar som en extra kostnad utan en hel del extra fördel. Avkastningen på investeringar (ROI) på insamlingsprodukter är astronomisk.
Om du tänker på det, har du en märkesprodukt som dina evenemangsdeltagare kan bära eller sippa ut för de närmaste åren är praktiskt taget ovärderlig.
Det är reklam från dina givare!
Dessutom kan dina evenemangsdeltagare ha på sig en skjorta eller en drink från en vattenflaska med namnet på din organisation som framträdande visas på den (plus namnen på dina sponsorer) under de kommande åren. Om de använder den produkten i fem år, uppgår det till otaliga annonseringsmöjligheter.
Hundratals vänner, familjemedlemmar och bekanta kan läsa meddelandet på den skjortan eller vattenflaskan och fråga, "Vad handlar den här organisationen om?" Med någon tur kommer det att pique deras intressen, och de vänner och familjemedlemmar kommer att se på att få involverad i din ideella organisation.
Du kanske tänker, "Vad sägs om överstock? Vad gör vi om alla extra tillbehör vi beställt? "En t-shirt måste ju beställas i flera storlekar.
Men crowdfunding dina produkter löser överstocken (och dimensioneringsproblem). När det gäller T-shirts kan varje deltagare välja storlek, stil och färg i förväg. På så sätt har du aldrig några extras som ligger och alla får precis vad han eller hon vill ha.
Genom en crowdfunding-plattform kan varje deltagare välja den reklamartikel som de vill, beställa, och den produkten kommer att skickas direkt till dem.
Den enkla lösningen: Om du inte redan har det, se till att du inkluderar varumärkesprodukter i din evenemangsstrategi. Produktinsamling handlar om mer än bara stora T-shirts. Det finns dussintals produktidéer att välja mellan.
Fumlande med sponsringsfrågan
Det är ingen hemlighet: bakom de flesta insamlingshändelser är det minst en stor sponsor. Problemet med att många ideella organisationer går in är att ställa in det första frågan. Det är besvärligt att fråga ett företag att sponsra en händelse, precis som det är pinsamt att fråga någon om pengar. Det kommer inte naturligt.
S ponsorships är inte pengar för ingenting; De är ett partnerskapsavtal. Du har något som varje marknadsmedvetet företag vill ha. Du har en värdig sak.
Marknadsundersökningar har visat att över 70% av människor skulle byta varumärken till ett företag som stöder en bra sak. Dessutom skulle en överväldigande majoritet av människor också rekommendera någon produkt eller ett företag som länkar upp med en ansedd ideell ideell verksamhet.
Så varför är det så svårt att göra frågan? Det kommer till brist på forskning. För att få det bästa stället måste du veta vad du pratar om, vem du pratar med och vad du har att erbjuda.
Det första steget är att omfatta alla anslutningar du kan ha inom verksamheten. Att ha någon på insidan bör bidra till att klargöra vad företagets mål är.
Om du inte redan har några inbyggda anslutningar, oroa dig inte. Du kan alltid nå ut till någon och slå upp en informell konversation. En informativ intervju, om du vill.
Nästa mål är att ta reda på vad dina potentiella sponsors marknadsföringsmål är. Vad vill de ha från en ideell som din? Är det exponering för din publik? Alternativt handlar det mer om anslutningen med en bra sak?
När du väl vet allt detta kan du bestämma vad du måste handla för deras sponsring. Att ha all den informationen i handen Förhindrar att fumla Asken
Vidare står en potentiell sponsor i slutet av dagen till lika mycket av partnerskapet som din organisation gör.
Den enkla lösningen: Utför riklig forskning i förväg för att se till att du vet exakt vad du ska be om från dina potentiella sponsorer - och vad ska du erbjuda dem i gengäld.
Välja att inte segmentera din databas
När du gör din evenemangsmedlems gästlista (och kontrollerar den två gånger) kanske du undrar, "Vem är mest sannolikt att ge en betydande gåva efter det här evenemanget?" Det är en bra fråga!
Men om du bara slutar att fundera, kanske du saknar några bra möjligheter att svara på din fråga. Rätt handlingsåtgärd är att lära dig mer om dina supportrar och sedan segmentera din databas i enlighet med detta. Du kan nå det första steget genom att utföra prospektforskning.
Det finns flera tillvägagångssätt som du kan ta för att screena och utvärdera dina givare. Du kan göra det själv och försöka hämta information från internet.
Eller du kan hyra en prospektforskare eller en konsult. Du kan också skicka din givarlista till ett prospektundersökningsföretag.
Låt i alla fall de uppgifter du samlar in från din forskning informera dina segmenteringsbeslut. Låt oss exempelvis säga att du utför en viss prospektforskning och upptäcker att du har några givare som skulle vara utmärkta kandidater för stora gåvor.
Du kommer att vilja segmentera din databas för att betona att dessa givare kan vara betydande bidragsgivare till din ideella ide. Med den kunskapen kan du också informera om hur du arrangerar ditt fundraisingevenemangs sittplatser.
Dessutom kan det påverka sättet du når ut till enskilda deltagare. Vissa deltagare kan sluta kräva en mer personlig touch (ett telefonsamtal snarare än ett email) för att bjuda in dem till din händelse.
Utan att forskning och separera dina givare i meningsfulla kategorier kan du ha utnyttjat för mycket energi på deltagare som osannolikt skulle ge. Värre än, du kanske har ignorerat viktiga supportrar! Lyckligtvis, nu vet du vikten av att göra lite grävning i förväg.
Den enkla lösningen: Utför prospektundersökning på dina evenemangsdeltagare och segmentera databasen före evenemanget, så du missar aldrig möjligheten att steward en potentiell stor givare.
Att göra fundraising Event deltagare Vänta
Detta är ännu ett nytt rookie misstag som tyvärr många ideella organisationer gör när de sätter upp en insamlingshändelse.
Som de säger, "Du förlorar tusen dollar varje minut före 21:00." Det är, skicka dina gäster hem tidigare snarare än senare.
Fundraising händelse deltagare vill inte hållas fängslade för alltid. De har liv och barn och jobb, och de vill inte tillbringa sex timmar på ditt evenemang, oavsett hur underbart det är.
I själva verket älskar dina supportrar din organisation. De skulle inte dyka upp på din fundraiser eller hitta sätt att donera till din sak annars. Men det betyder inte att du kan hålla sin uppmärksamhet för alltid.
Visst finns det massor av sätt att krydda din nästa insamlingshändelse, men även den mest uppmuntrande "huvudhändelsen" kan inte motivera en insamling som varar flera timmar längre än förväntat.
När det är osäkert, gör det aldrig ont för att skära en bra händelse lite kort. Du kanske vill hålla de goda tiderna rullande, men ta en sida ur The Beatles playbook och sluta när du är på förhand.
Den enkla lösningen: Håll dina insamlingshändelser kort, söta och till-punkt. Du vill alltid lämna dina gäster som vill ha mer!
Underlåtenhet att begära en donation från deltagare
Det här kan vara en no-brainer, och du kanske undrar varför det är jämnt på listan. Men för att berätta sanningen, kommer de flesta ideella aldrig direkt och säga vad de vill ha. De frågar aldrig verkligen om donationer, även när de tror att de har.
Många ideella organisationer kommer att skaka och säga, "Jag bad om stöd!" Det är helt enkelt inte tillräckligt. Om du aldrig frågar dina anhängare för donationer, om du aldrig är specifik om dina behov, hur kan du förvänta dig att de kommer igenom för dig?
Det bästa sättet att avhjälpa denna avvikelse är att dyka in i de specifika sakerna vid din insamlingshändelse. Berätta för dina deltagare allt om dina höga mål och ambitioner. Låt dem ingå i planeringen av dina kommande initiativ.
De är sannolikt nyfiken på de projekt du planerar att ta itu med. Dessutom vill de veta hur de kan hjälpa - hur de kan komma in på bottenvåningen av det goda arbetet som du förföljer.
Fråga givarna om deras hjälp. Berätta för dem att deras donationer är viktiga och att varje dollar räknas mot att uppnå dina ideella drömmar.
Det kan känna sig onaturligt i början att begära pengar direkt, men dina givare vill hellre veta sanningen än att fortsätta, omedvetna om hur de kan vara till verklig hjälp till din sak.
Den enkla åtgärden: Gör direkt om dina evenemangsdeltagare. Du kan bli förvånad över hur positiva deras svar är.
Glömma att tacka dina nådiga givare
Ett av de största misstag som många fundraisers gör är att misslyckas med att tacka sina evenemangsmedlemmar och givare. Eller om de gör det, får de inte tacka sina givare på rätt sätt. Till exempel, om en givare ger $ 10 efter en fundraising händelse är det helt acceptabelt att skicka dem ett tack e-postmeddelande .
Men om en stor givare ger din ideell $ 5000, kan du satsa på att ett e-postmeddelande inte räcker till. Ett väl genomtänkt tackbrev är i ordning. Dessutom kan ett formellt telefonsamtal för att bekräfta sitt generösa bidrag vara i ordning.
Poängen är: För att ge bästa möjliga erfarenhet av stewardship är det viktigt att överväga var och en av dina givare som individer. Det är också viktigt att erkänna att erkännande av dina givare är vad som hindrar dem från att komma tillbaka till din organisation .
I själva verket citerar donorer ofta brist på kommunikation och / eller tacksamhet som orsaken till att de lämnar en ideell roll. Inte bara gör vad du säger, men det spelar också roll när du säger det.
Den bästa praxis för att tacka dina deltagare är att skicka dina bekräftelser inom de första 48 timmarna efter fundraiser. Praktiskt taget betyder det att du förmodligen ska skicka ut generellt tack via e-post först och sedan gå vidare till mer personliga sätt som telefonsamtal och mailade tack brev.
Den enkla lösningen: Var noga med att tacka dina givare tidigt, ofta och på ett sätt som passar deras engagemang i din organisation.
Även om det kan finnas en hel del blunders att ett ideellt företag enkelt kan göra med en insamlingshändelse, finns det lika många snabbkorrigeringar. Använd dessa lösningar och du kan vara värd för ett insamlingsarrangemang med förtroendet för att du kommer att hämta mer pengar än du spenderar.