För många företag får inte betalningsavdelningen mycket uppmärksamhet om inget går fel. Det finns dock mycket att hämta från den betalningsavdelning som är välskött. Omvänt finns det många problem som kan komma från en som bara hänger ihop. Avdelningen har ofta en enorm inverkan på ett företags kassaflöde och det finns möjligheter som kan uppnås eller förloras från att utnyttja betalningsavtal med leverantörer.
En välskött leverantörsavdelning ska kunna utnyttja volymrabatter och rabatter för tidiga betalningar samt bestämma det bästa sättet att behålla mest pengar till ett företag för andra kostnader och investeringar. Denna avdelning bör också kunna se till att leverantörerna uppfyller sina skyldigheter utifrån avtal och kontrakt, så om volymer eller kvalitetsstandarder inte uppfylls löser problem och vidtar lämpliga korrigeringsåtgärder.
Vanliga konton betalningsbara problem
Även om det finns många möjligheter att minska kostnaderna och frigöra pengar, finns det också ett antal hinder som företagen står inför när man försöker uppnå dessa mål. Canons studie om betalningsbar optimering för 2014 visar att pappersbearbetning var en av de största problemkällorna för många organisationer, med den tid det tar att hantera pappersfakturering är den största frågan.
Andra viktiga bekymmer var:
- Säkerställa att betalningar görs i tid
- Effektivisering av fakturatillståndsprocessen
- Få de bästa betalningsvillkoren med leverantörer och se till att förpliktelserna uppfylls på båda sidor
- Hantera en mängd olika leverantörsredovisnings- och faktureringssystem
- Inspelning och verifiering av säkerhet för data och transaktioner
Många av de angivna problemen förvärras eller skapas av en förlust av pappersfakturering. Förlorat pappersarbete är ett vanligt problem i många organisationer, vilket leder till sena eller missade betalningar. Dessutom, medan ett antal företag är intresserade av att digitalisera sitt pappersarbete, är flertalet leverantörer fortfarande postfakturaer eller skickar dem per fax.
De flesta småföretag hanterar sina egna kontokort, och mycket av detta görs manuellt. Eftersom få leverantörer har bytt till elektronisk fakturering, spenderar de flesta organisationer stora mängder arbetskraft manuellt in i data och skapar digitala kopior av dokumentation.
Användning av pappersdokumentation minskar ofta fakturatillståndsprocessen eftersom kopior måste göras och levereras till lämpliga ledamöter för granskning. När pappersarbete inte är lättillgängligt eller tillgängligt i ett digitalt format är det en utmaning att analysera data och se till att de bästa betalningsavtalen erhålls och att skyldigheterna uppfylls. Tid och tidiga betalningsavdrag kan lätt gå vilse om företag inte kan göra betalningar när de är skyldiga, så problem som är relaterade till pappersarbete kan vara kostsamma.
Förbättringar och optimering
På grund av det faktum att ett antal problem relaterade till den korrekta löpande avbetalningsavdelningen beror på samma orsaker, finns det också några justeringar som organisationer kan göra som tar hand om många problem samtidigt. Tre av de mest effektiva sätten att företag kan effektivisera sina betalningsavdelningar är att:
- Använd objekt teckenigenkänning för att digitalisera pappersarbete
- Dra nytta av onlineportaler som är tillgängliga för leverantörer
- Skapa arbetsflöden för hantering
OCR
Medan många företag rutinmässigt utnyttjar skannrar för att skapa digitala kopior av pappersarbete, innebär det i allmänhet bara att skapa en bild av ett dokument som sparas på en dator. Det betyder att information fortfarande måste skrivas in manuellt i en databas, så medan förlusten av poster är mindre av ett problem är det fortfarande tidskrävande.
Objekteckenigenkänning, eller OCR, innefattar att skanna ett dokument och hämta data från det. Denna data kan automatiskt läggas till i en databas eller ett kalkylblad. OCR-processen hjälper till att minska problemet med manuella datainmatningsfel och tillåter information att matas in så snart pappersarbetet har tagits emot. OCR tar ungefär samma tid för en anställd som skannar ett dokument för att skapa en bildfil, och det kräver generellt inga extra steg. Per Gartner finns organisationer som kan posta 80 procent eller mer av sina fakturor utan att en anställd måste vara direkt involverad.
Leverantörsportaler
Genom att effektivisera processen för inmatning av fakturor och data i ett centraliserat system kan företag skapa eller utnyttja en onlineportal som gör det möjligt för företag och leverantörer att spåra order, titta på fakturor och se när betalningar görs. Att göra denna information tillgänglig för ett antal individer i en organisation kan hjälpa till att säkerställa att kontoförvaltningsavdelningen har korrekt övervakning och det kan hjälpa till att påskynda den tid det tar att godkänna fakturor. Att låta leverantörer komma åt portalen gör det möjligt för dessa företag att skicka in fakturor och spåra betalningar samt få kännedom om eventuella problem med leverans eller fakturering.
Upprätta arbetsflöden och processer
En organisation bestämmer sig för att hantera sina datahanteringsinsatser, men det är viktigt att det finns en etablerad process för hantering av konton och betalningar. Detta gör det möjligt för företagen att se till att verksamheten fungerar och räkna ut alternativ om de är besvärliga eller leder till fel eller förseningar. Enligt Deloitte bör dessa processer beskriva vad den betalningsavdelning ska göra när den tar emot en faktura, hur data inmatas och delas och hur processen är för att få fakturor godkända. Det bör också finnas riktlinjer för att bestämma de bästa sätten att hantera olika typer av leverantörer.
Medan många leverantörer erbjuder rabatter för betalning inom 30 eller 90 dagar kan det inte vara värt rabatten om det hämmar en organisations kassaflöde. Det är också viktigt att det finns ett sätt att verifiera att både företaget och leverantörerna uppfyller föreskrifterna för ett kontrakt eller ett avtal. Att skapa arbetsflöden för att hantera dessa problem kan hjälpa organisationer att göra rätt val.
När leverantörer inte levererar i tid, i tillräckliga mängder eller lämpliga kvantiteter av aktier, kan företag inte vilja betala fakturor förrän dessa ärenden har lösts. Ett arbetsflöde kan vara avgörande för att fastställa vad som ska göras när dessa problem uppstår. Dessutom måste betalningar till leverantörer göras i tid för att förhindra att rabatterna förloras eller att det uppstår sanktioner för sena betalningar. Varje leverantörsavtal måste dokumenteras och uppdateras när saker förändras, och processer ska se till att varje konto hanteras på lämpligt sätt.
Att skapa arbetsflöden kan också hjälpa ett företag:
outsourcing
Digitalisering av poster, genomförande av OCR och användning av en portal som leverantörer har tillgång till kan inte vara något som är nödvändigt för mindre företag, men organisationer bör inte anta att kostnaden kommer att hindra ett företag från att kunna utnyttja dem. Även om kostnaden för att skapa och upprätthålla elektroniska system kan vara oöverkomligt för många små och medelstora organisationer, gör det ofta inte nödvändigt att göra det internt. Det finns en mängd olika leverantörer av tredje part som organisationer kan outsourca dessa uppgifter till. Organisationer kan få outsourcad hjälp till allt från att skapa en OCR-process för att hjälpa ett företag att skapa arbetsflöden för att analysera leverantörskontrakt.
Även om organisationer kanske inte kan bekosta kostnaderna för att implementera en mängd olika IT-system på egen hand, är det ofta mycket prisvärt att ha en tredje part. Företagen kommer att behöva jämföra kostnaderna för att använda externa parter för att utveckla dessa system mot potentiella besparingar och värden på att frigöra pengar, men outsourcing gör det möjligt för organisationer att utnyttja teknik och system som normalt skulle vara för dyra.
- Se till att inköpsorder skapas för varje ny order
- Kontrollera att fakturor matchar mottagna produkter och uppfyller avtalsavtal
- Kontrollera poster för att säkerställa att betalningar görs, att de görs i tid och att de inte kopieras
- Bestäm det bästa sättet att betala fakturor, t.ex. genom EFT eller kreditkort, för att minska avgifter