En faktura, som ibland kallas en försäljningsfaktura, är ett dokument som skickas av en leverantör av en produkt eller tjänst till köparen. Fakturan fastställer en skyldighet för köparen att betala, vilket skapar ett kundfordran . Med andra ord är fakturan en skriftlig verifikation av avtalet mellan köparen och säljaren av varorna eller tjänsterna.
Fakturor är en viktig del av ditt företags bokföring och bokföring , eftersom de registrerar försäljningsaffärer.
Vad innehåller en faktura?
Vanliga avsnitt i en faktura inkluderar:
- Det datum då fakturan skapades. Glöm inte detta! Fakturadatumet börjar klockan som markerar kunden. Om du har villkor (en tidsgräns för betalning), vill du inkludera datumet så att alla vet när betalningen beror.
- Namn och adresser till kund och leverantör. Om du skapar fakturan i bokföringsprogram kan du bara behöva kundens e-postadress, men det är fortfarande en bra idé att samla in och inkludera den fysiska adressen, om du behöver skicka ett riktigt brev eller dokument.
- Kontakta namnen på individer på de två företagen (eller företag och enskilda). Det är en bra kundrelationsregel att se till att du stavar namn korrekt.
- Beskrivning av inköpta varor , antingen produkter eller tjänster, inklusive priser och kvantiteter. Ofta kommer du att ha standardobjektbeskrivningar och inventeringsnummer. Men var så specifik och detaljerad som möjligt när du skapar fakturan. Detta undviker förvirring och "jag visste inte" problem.
- Betalningsvillkor. T ex kan leverantören ange "netto 30 dagar", vilket innebär att hela beloppet betalas inom 30 dagar.
Så här fakturerar du en kund
Du kan använda online-affärsredovisningsprogram , eller kanske använder du en förtryckt faktura som du kommer att slutföra. Processen fungerar på samma sätt för båda faktureringsprocesserna.
Du kommer endast att förbereda en faktura efter att du har skickat eller levererat produkten eller tjänsten till kunden.
- Börja med att identifiera kunden . I vissa fall kan du också vilja identifiera en delkund eller ett jobb inom den kundens fil.
- Inkludera tidigare dokumentnummer relaterade till denna försäljning, inklusive inköpsorder eller försäljningsavtal eller uppskattning.
- Identifiera de varor som såldes och levererats . Vanligtvis skulle du inkludera namn på produkten eller tjänsten, kvantitet (eller tid, för tjänster) och betygsätta (per artikel eller per timme). Om du använder online-programvara beräknas summan för varje objekt. Det här är platsen där du kanske behöver klassificera ett objekt som " tillbaka beställt ."
- Varje objekt får sin egen rad och summan av alla rader läggs till.
- Därefter kommer du att inkludera eventuella inlåning som redan gjorts av kunden eller eventuella rabatter på denna faktura.
- Du kanske vill erbjuda kunderna olika betalningsmetoder, möjligen med rabatt för att betala kontant.
- Inkludera fraktvillkoren för produkter som skickas. Det finns två typer: FOB-fraktpunkt eller FOB-destination. (F OB står för "fri ombord". ) Om villkoren är FOB-frakt, betalar avsändaren (det är säljaren) frakten. Om villkoren är FOB-destination betalar köparen frakten. Det är också en bra idé att notera om kunden hämtar objektet eller föremålen, om det finns några frågor om varan som tas emot.
- Inkludera försäljningsvillkoren. Det vill säga när vill du att köparen ska betala och ger du rabatt för tidig betalning? Villkoren uttrycks som denna 2/10 Net / 30. Det innebär att du kommer att ge 2% rabatt om betalning tas emot inom 10 dagar, och hela saldot betalas inom 30 dagar.
Fakturor kan mailas eller mailas eller faxas till en kund.
När en kund betalar ska fakturanummer noteras på försäljningskvittot och matchas med försäljningskvittot i din bokföringsprogram, så det är klart att fakturan har betalats. Betalningen tar utestående belopp ur ditt kundfordrings konto.
Fakturor vs inköpsorder
Fakturor är ibland förvirrade med inköpsorder . Inköpsorder (PO) är före transaktionen, och fakturorna är efter transaktionen. Inköpsorder registrerar en order från en kund till en leverantör eller leverantör.
En faktura registrerar däremot kvittot på produkten eller tjänsten och, som nämnts ovan, betalningsvillkoren. Inköpsorder används av många företag som en del av en godkännandeprocess. Vissa företag behöver inköpsorder för produkter eller tjänster över ett visst belopp.
Faktura kontra räkningar
Skillnaden mellan en faktura och en faktura är fokus och synpunkt. Fakturan är skapad av en leverantör, och det är ett uttalande om tjänster eller produkter som produceras och levereras till en kund, inklusive det belopp som är skyldigt. En faktura kan skapas före eller efter att produkten eller tjänsten är mottagen. Det är vanligt att en faktura ingår i produkter som levereras, så mottagaren kan kolla in varorna så att de är alla där.
En faktura är en betalningsförfrågan. En faktura anses vanligen från kundens synvinkel. Det är vanligt att få en faktura utan en faktura, som i en restaurang eller butik. En faktura ges vanligen med förväntan om omedelbar betalning.
Några exempel på fakturor
Denna faktura inkluderar kanadensisk information, men det ger dig en uppfattning om vad en faktura innehåller .
Här följer några stegvisa anvisningar för att skapa en faktura.