Spårningstiden för dina timmars anställda är en förutgående slutsats för de flesta företagare (eller borde vara). Om du betalar en anställd per timme, ska den anställde vara ansvarig och betala rätt för de timmar han eller hon loggar på.
Men vad om tjänstemän?
I motsats till kulturella normer är beslutet att klassificera en anställd som lönesamman mot timme inte nödvändigtvis drivs av tjänsteman eller ansvarsansvar.
Många positioner är skyddade av FLSA när det gäller en bestämning av undantagen mot icke-existerande status. Det betyder att klassificeringen ofta är av arbetsgivarens händer - på smärta av potentiella rättegångar och rejäl böter.
Övertidslön är typiskt den främsta drivkraften för dessa bestämningar. För de flesta positioner kräver FLSA att varje anställd som tjänar mindre än $ 11,38 per timme (23 600 USD per år) inte kan klassificeras som undantagna och måste göras varje timme. Det finns också särskilda regler för säljare, utvecklare och tekniska positioner. För tekniska jobb är det 27,63 dollar per timme eller en årslön på 57,470 dollar.
Övriga positioner är bemyndigade av FLSA som tjänstemän baserat på färdigheter och specialkunskaper: Jobb som kräver diskretion och oberoende dom i en kontorsinställning; Inkludera uppgifter som innefattar tillsyn av minst två anställda inbegripa möjligheten att anställa, branda eller främja andra anställda eller kräva specialiserad utbildning och expertis (t.ex. advokater, lärare, läkare) måste vara lönerad.
Även bland ståndpunkter som inte omfattas av FLSA: s mandat, är beslutet att klassificera en anställd som undantagen mot icke-undantagen inte alltid motiverad av arbetstagarens arbetsetik. Det kan främst drivas av en önskan att vädja till arbetstagaren som en del av ett originaljobb, ta emot en anställd vars arbetsschema förändras dramatiskt från vecka till vecka eller som en del av en oskriven (men riktig) kontorskod.
Eftersom beslutet att göra en anställd tjänstemän vilar på många olika faktorer (och väldigt få som involverar medarbetarens personliga egenskaper) är det meningsfullt att inrätta skyddsåtgärder för ansvarsansvarighet hela företaget. Och även när beslutet om att klassificera en anställd som löneförmåner är meningsfull utifrån bevis på att arbetstagaren är en självstartare, ärlig, ansvarig och kan arbeta för att få jobbet i stället för att titta på klockan för att stråla ut dörren som När övergången är över kan ansvarsskyldigheten och insynen fortfarande ge stora utdelningar för företagare.
Hur kan det göras?
Det enklaste sättet är att spåra programvara . Tänk på att kommunikation är kritisk och kan kringgå motstånd mot förändring. Lyckligtvis är fördelarna övertygande för både anställda och arbetsgivare.
Fördelar med spårningstid för tjänstemän
Tilläggsansvar för högre anställda
Medan tjänsten inte alltid är sann, tenderar tjänstemän att tjäna mer pengar per timme än deras timliga motsvarigheter - vilket är desto större anledning att få insikt om var dessa dollar går. Om din administrativa redaktör, som lönar sig till 60 000 dollar per år, konsekvent tar timlånga lunchavbrott medan du håller ett 40-timmars schema varje vecka, översätts det till 28,85 dollar. Dörrar dagligen ut eller 6,924 dollar förloras årligen.
Och det är bara en anställd.
Att lägga till en extra mått av ansvarsskyldighet genom ett system för tidspårning - särskilt när systemet är ihop med GPS-spårning - är vanligtvis tillräckligt för att avskräcka de flesta anställda från att fudga på sina timmar eller tillbringa företagstimmar som engagerar sig i personliga aktiviteter. När din off-site-chef lätt kan titta på dina timmar och se att du tillbringade en timme på Chipotle fem dagar den veckan är det mycket svårare att mentalt motivera utflykten.
Förberedelse för förändring
Många företagare befann sig i panik 2015 när föreslagna ändringar av federala övertidsförordningar meddelades som skulle öka tröskeln för befriade anställda från 23 600 USD till någonstans norr om 50 000 dollar - ett stort steg. Utan en exakt uppfattning om hur många timmar som arbetare som föll i sötvatten mellan $ 23 660 och $ 50 000 faktiskt loggade varje vecka var paniken förståelig.
Vid tiden och en halv är övertid en av de kraftigaste kostnaderna på bottenlinjen, och det kan vara katastrofalt att fördubbla antalet anställda som skulle kunna kvalificera sig för övertid.
Genom att spåra tjänstemän är arbetsgivare inte kvar i mörkret när det gäller att veta vilka som vanligtvis arbetar mer än 40 timmar per vecka (och om det är 42 timmar eller 70 år) och vilka åtgärder måste vidtas för att undvika en enorm ökning i kostnader, oavsett om det är att hyra en lägre position för att lindra några av de mer rote-uppgifter som de högre betalda positionerna har på sina tallrikar, att lägga till en ny app för att automatisera processer eller outsourcing vissa uppgifter.
Exakt insikt och resursallokering
Har du en korrekt bild av vilka projekt eller klienter som får lejonens andel av dina anställdas timmar? Det är inte troligt, om du inte spårar i realtid för att se var du blir försvagen , där du får det bästa för pengarna, och där du kanske behöver fördela fler resurser. Anställdas återkoppling och ledarskapsreaktion är en del av cirkeln, men det är anmärkningsvärt svårt att få en exakt bild av var timmarna faktiskt går utifrån den här feedbacken ensam. En uppgift som en anställd uppskattar tog honom eller henne "15 minuter" kanske inte inkluderar den 2 timmars långa brainstorm som involverade 10 andra anställda, utvecklingsarbetet som gick till att skapa slutresultatet på webbplatsen eller tiden arbetstagaren spenderade svar på e-postmeddelanden relaterade till projektet.
Nya inroder till flexibilitet
Behöver en anställd en ledig dag i slutet av veckan efter att ha tagit fyra all-nighters? Beviset finns nu i pudding, både för anställda och arbetsgivare. Att tillåta flexibla tidsplaner är att arbeta hemifrån eller belöningar när det gäller välförtjänt ledighet eller en extra dag av semester nu helt rättfärdigad. Arbetsgivare vet alltför väl hur det är att höra hur trötta anställda är i slutet av en arbetsvecka - men det är ofta omöjligt att berätta om det beror på en typisk arbetsvecka och externa faktorer eller en verkligt sisypheansk push för att slutföra ett projekt eller uppgift. Med ett tidsspårningssystem är det mycket lättare att tillgodose förfrågningar om flexibilitet och förmåner som välförtjänt ledighet.
Medan tjänstemän i början kan hysa tanken på att bli ombedd att spåra sin tid - eller se övergången som en "storebror" -initiativ, uppväger fördelarna för anställda och arbetsgivare med avseende på flexibilitet, synlighet och ansvarsförmåga vanligtvis detta första irritation och hjälpa till att hålla dig och dina anställda (tjänsteman och timme lika) på samma sida.
Om Jennifer Hetherington
Jennifer är en marknadschef med 15 års erfarenhet av att uppnå innovativa och datastyrda marknadsföringsinitiativ inom e-handel, B2C och B2B. Med en mästare i socialpsykologi har Jennifer ett hjärta för människor och en rekord om att utveckla och leda högpresterande marknadsföringsteam. Utanför kontoret njuter Jennifer av Idahos vandringsleder, speciellt sågtandarna. Du hittar henne slå vikterna på hennes hem gym och kör enstaka 5K-race, vanligtvis till stöd för en bra sak som hennes välgörenhet, Ronald McDonald House.