Läs om e-postleveransmottagning

Bevisa dina e-postmeddelanden mottogs och öppnades

Vad gör du när du får ett e-postmeddelande, och den rutan dyker upp och frågar dig att du har mottagit och / eller läst den? Jag tar nästan alltid bort dem. Jag har haft rimliga resultat från kunder om jag förklara för dem i början av en transaktion att jag skulle uppskatta kvittoens återkomst så att jag är säker på att de fick sina dokument.

Men många gör det fortfarande inte av någon anledning. De får inte få popupen, eller de kanske inte vill bekräfta mottagandet av dokumentet tills de har haft chans att öppna bilagan och faktiskt läsa den.

Så, hur kan jag lugna min paranoida sida när det gäller ansvar på vägen för bevis på dokumentleverans? Eller, om en tidsfrist är inblandad, hur kan jag utan tvekan bevisa den andra mäklaren som jag levererade i tid?

Jag undersöker tjänster för detta, och den första jag har hittat som fungerar för mig är ReadNotify.com. Den har ett plugin att arbeta med MS Outlook , Thunderbird och andra e-postklienter. Det finns även ett sätt att integrera det automatiskt med HotMail och Yahoo Mail. Tyvärr använder jag Gmail , och det finns inget ännu. Vår e-postguide har skrivit en recension av ReadNotify.

Det lägger dock bara några sekunder till min epostadresseringstid för att lägga till ".readnotify.com" till slutet av mottagarens adress, som i "theirname@theirsite.com.readnotify.com." De ser inte detta tillägg, och det finns inte någon märkbar ändring i meddelandet.

Men ReadNotify.com tar det därifrån. Det spårar separat e-postmeddelandet och varje bilaga.

När det tas emot och öppnas får jag ett mail med bekräftelse, och det finns även på min sida på deras hemsida. Den visar datum och tidpunkt för mottagandet, samt en karta över den angivna IP-adressen där den mottogs.

Eftersom det här är smidigt för min klient, så är det det jag tycker om. Det finns inget besvär för dem, och de behöver inte undra varför jag inte litar på dem att låta mig veta att de fått något.

Jag lägger bara in bekräftelsemailen med transaktionsemailen och det blir en del av min permanenta transaktions emailhistorikfil.

Jag ska kolla på andra tjänster som kan fungera på detta sätt för en fastighetsmäklare. Du bör vara oroad över leveranssäkerheten när du arbetar med dokument i en transaktion. Oförmågan att bevisa leverans i en stram och viktig tidsfrist kan vara en skuldfråga.

Uppdatering: ReadNotify är fortfarande i affärer och fortfarande ett värde som en tjänst för att bevisa mottagandet av e-postmeddelanden. Men om du vill knyta ditt bevissystem i din CRM eller Transaction Management, kan du prova Streak. Streak fungerar i Gmail för att ge utmärkt CRM och transaktionshanteringskapacitet. En av funktionerna är också en anmälan om att dina e-postmeddelanden mottogs och öppnades.

Jag har skrivit här om Streak som ett fantastiskt helt integrerat verktyg i Gmail. Jag letar alltid efter sätt att minimera mitt arbete (lat därmed) och kombinera tjänster och produkter för att få jobbet gjort med mindre krångel. Ge Streak en titt på ditt leveransbevis för e-post.