Se till att det passar dina nuvarande och framtida behov
Men eftersom du ofta använder din bokföringsprogramvara är det viktigt att du väljer den bokföringsprogramvara som passar ditt företag och dina behov.
Är det mobiltillgängligt?
Marknadsföringsmarknaden för småföretag har omfattat cloud computing på ett stort sätt. De flesta av de nyare leverantörerna, som FreshBooks och Zoho, erbjuder inte alls skrivbordsversioner, och traditionella säljare som Intuit (QuickBooks) har migrerat sina skrivbordsprogramvara till webben och styr sina kunder mot abonnemangsbaserad fakturering. Vissa leverantörer erbjuder fortfarande skrivbords- eller hybrid-skrivbords- / molnversioner.
Online versioner är idealiska för mobila användare. Förutom att stödja de vanligaste webbläsarna erbjuder de vanligtvis iPhone / iPad och Android-appar, vilket gör dem perfekta för att skicka fakturor och ange kostnadsinformation, oavsett var du är.
Passar det till dina bokföringsbehov?
Om du är en enda innehavare / entreprenör eller en mycket liten företagare utan anställda är chansen att du kan klara av med ett grundläggande bokföringspaket som hanterar fakturering, kostnadsspårning och ger en grundläggande uppsättning rapporter för att hålla flikar på din verksamhet.
Typiskt är dessa billiga erbjudanden inte faktiskt sanna bokföringspaket eftersom de inte utför dubbel bokföring ( Kundfordringar , Leverantörsskulder och Allmän huvudbok ).
Större företag som har anställda , införlivas eller på annat sätt har större bokföringsbehov kommer att behöva ett mer robust (och dyrt) paket som kan utföra dubbelregistreringsredovisning och har mer avancerade funktioner som löneavgift , lagerhantering, projektledning, hantering av kundrelationer ( CRM), analyser och ett mycket bredare urval av rapporter (och alternativ för att anpassa rapporter).
Lyckligtvis tillåter de flesta av produktutbudet att du börjar med ett grundläggande paket och expandera när dina behov växer. Det finns också många tilläggsprogram för tredje part för de mer populära bokföringspaketen så att du kan (till exempel) lägga till en lönemodul om säljaren inte erbjuder sådan (se QuickBooks-tillägg).
En annan funktion som är mycket användbar är tillgång till revisor. FreshBooks erbjuder till exempel en portal för revisorer, så din revisor kan komma åt dina FreshBooks-rapporter och journalposter vilket sparar dig manuellt utbyte av information.
Har det lätt att använda funktioner?
- Med programmet tillåter du att skicka kontroller, inköpsorder och fakturor över "Net?"
- Har det möjlighet att länka online till dina bankkonton?
- Är det integrerat med annan programvara som du ofta använder, till exempel Microsoft Office?
- Kan man konvertera data från andra redovisningsprogram eller databaser?
- Vad händer om du väljer att byta till ett annat mjukvarupaket i framtiden? Kommer du enkelt att kunna extrahera och migrera dina befintliga data?
Med andra ord kommer redovisningsprogrammet att kunna tillgodose alla dina behov, nu och i framtiden?
Hur brant är lärande kurvan?
All redovisningsprogramvara hävdar att den är "användarvänlig", men du måste fortfarande investera lite tid när du lär dig hur du använder den.
Detta är särskilt viktigt om du inte har någon bakgrundskunskap om redovisning. är mjukvaran inriktad på redovisningspersonal eller kan någon få snabbare med det ganska snabbt?
Titta noga innan du köper. Är användargränssnittet intuitivt och bekvämt? Kommer du (och dina anställda) att kunna sätta sig ner och lära dig det, eller behöver du ytterligare investeringar i träning? De flesta leverantörer erbjuder en gratis provperiod (vanligtvis 30 dagar).
Hur bra är kundservice och support?
När det gäller inlärningskurvan gör onlinehjälp programmet. Har bokföringsprogramvaran funktioner som skärmtips, ett sökbart hjälpindex, demo och exempelkonton för att komma igång? Finns det utskrivbara manualer? Och hur lätt är företagets stöd? Kolla in online recensioner för att få intryck av personer som har använt programvaran.
Är det skalbart?
Hur lätt eller dyrt är det att flytta från en användare till flera användare? De flesta grundläggande mjukvarutillhandahållanden är tillgång till enanvändare eller enskild användare + revisor. För att lägga till användare krävs uppgradering till dyrare planer. Zoho-böckerna "Basic Plan" tillåter till exempel ett användarkonto, "Standardplanen" tillåter två användare + revisor och "Professional Plan" möjliggör obegränsade användare (se Zoho Books planer / prissättning).