Innan vi kan diskutera hur man drar av kontorsmateriel och kontorsutgifter måste vi först titta på dessa två termer och där dessa kategorier ingår i din företagsbeskattningsavgift.
Det spelar ingen roll om du lägger på kontorskostnader under leveranser eller utgifter. De flesta leveranser ingår i vanliga affärskostnader, medan kontokostnader anges separat.
Vissa kontokostnader blir faktiskt affärsutrustning, och dessa kategoriseras som tillgångar och avskrivs över en tidsperiod.
Inkluderat är information om nya IRS-förfaranden för kostnadsföring av småkostnadskontorstillgångar som programvara istället för att avskriva dessa tillgångar.
Kontorsmaterial är de praktiska, traditionella kontorsobjekten, som pennor, häftapparater, pappersklipp, USB-tumminstationer och bläckpatroner. IRS inkluderar också porto i kontorsmaterial, men stora mängder porto för fraktprodukter klassificeras annorlunda (se nedan). Du kan också inkludera små möbler (under $ 2500) i den här kategorin, till exempel en begagnad skrivbord eller bokhylla.
Vissa leveransleveranser anses inte som en del av kontorsmaterial. Eventuella leveranser och porto för fraktprodukter du säljer bör spåras som en del av kostnaden för sålda varor. Beräkningen av kostnaden för sålda varor skiljer sig från listan över företagskostnader.
Kontorskostnader är de övriga kostnaderna för att köra ett kontor, inklusive webbtjänster, webbhotellavgifter, domännamn, månatliga kostnader för appar (som Dropbox). webbaserad programvara som QuickBooks-produkter, försäljningskontoavgifter och mest mjukvara och hårdvara. Du kan också lägga ut mobiltelefonkostnader i kontorskostnader (eller i verktyg).
Några av dessa utgifter kan vara listade egendom , och du måste behålla bra poster för att skilja ut affärsverksamheten och personligt bruk för saker som bärbara datorer och surfplattor.
Kontorsmaterial och kostnader - Vad du kan dra av
Du kan dra av kostnaden för kontorsmaterial och material som du har använt under året. Du kan också dra av kostnaden för frimärken och porto, och porto som används i portmätare under året.
Avdragsvederlag mot deprecierande kontorsutgifter - Nya IRS-regler
Det brukade vara att alla affärsmässiga tillgångar (poster som använts i mer än ett år) som kostade mer än 500 USD var avskrivna under tillgångens livslängd. Nu har theIRS en ny enklare metod för att ta mindre kostnadstillgångar som utgifter istället för att avskriva dem.
Effektiv i 2016 kan du ta ut som företagsekonomiska tillgångar (inklusive kontorsfastigheter) som kostar $ 2500 eller mindre. Detta inkluderar programvaru- och programvarusuper, bärbara datorer, tabletter, smarta telefoner och annan mindre elektronik. Kostnaden som du kan bekosta inkluderar kostnaden för att förvärva objektet.
Låt oss säga att du behöver Adobe Acrobat X Professional för ditt arbete. Kostnaden för denna vara är vanligen över $ 500. Tidigare till den nya IRS-regeln hade du varit tvungen att avskriva kostnaden.
Nu, eftersom det maximala priset för utgifter är $ 2500, kan du bekosta objektet på ett år.
Om några kontorsmaterial, kostnader eller utrustning kostar över 2500 dollar blir dessa avskrivningsbara tillgångar, och du måste avskriva dessa tillgångar. Du måste prata med din skattförädlare om de register som du behöver behålla och få hjälp med att beräkna avskrivningarna, eftersom varje tillgång har en annan nyttjandeperiod.
Tillbehör och material som används för att producera eller leverera produkter
Var försiktig med att skilja mellan kontorsmaterial och utrustning som vanligtvis används i ditt företag för att driva ditt kontor kontra leveranser och material som används för att producera produkter. De varor och material du använder för att producera produkter ingår i kostnaden för sålda varor.
På samma sätt kan du inte dra av frakt och frakt för produkter som säljs. Dessa betraktas som en del av din försäljningskostnad.
Kontorsmaterial och kontorsutrustning i startkostnader
Om du slår på kontorsmateriel och köper kontorsutrustning, datorer och programvara som en del av din företagsstart måste du behålla dessa kostnader separat. Du kan behöva sprida ut dessa startkostnader under flera år. Håll en lista över kostnaderna och diskutera dem med din skatteförberedare.
Andra begränsningar för avdragande kontorsmaterial och kontorsutrustning
Du får bara dra av kostnaden för leveranser och material som används under det aktuella året. Med andra ord kan du inte bara köpa en stor mängd kopieringspapper i slutet av året och betrakta det som en kostnad i det året, eftersom det inte går att använda det hela under året. Kolla med din skatterådgivare om hur du bestämmer ett belopp för denna kostnad
Var att visa kontorsmaterial och kontorsutgifter på din företagsskatteskatt
För ensamägare och enskilda medlemmar visar kontorsmateriel i kategorin "kontorsmaterial" i Schema C på linje 22. Du kan inkludera kontokostnader (inklusive de som kostnadsförts enligt den nya regeln) i den här kategorin eller du kan separera kontokostnader ut och inkludera dem med "Övriga utgifter" på rad 27a. För "Övriga utgifter" måste du lista de olika kategorierna på del V i din schema C, och summa sammanlagt till Linje 27a.
För partnerskap och flera medlemmar LLC, visa dessa utgifter i avsnittet "Övriga avdrag" i Form 1065 (rad 20). Du måste bifoga ett separat uttalande och bryta ner de olika avdrag som ingår i denna raden.
För företag, visa dessa utgifter i avsnittet "Övriga avdrag" i Form 1120. Först måste du inkludera ett uttalande som anger avdrag och sedan inkludera summan på "Övriga avdrag", Linje 26.
Bottom Line Easy:
Om du vill hålla saker enkelt på din avkastning, lägg alla kontorsmateriel och kontorsutgifter tillsammans som kontorsmaterial. Men skilda ut de dyrare föremålen över 2500 dollar och prata med din skattförädlare om att de försämra dessa varor.