Så här delegerar du och växer ditt lilla företag
Med tiden går dock småföretagaren som fortsätter att göra allt som han eller hon kommer att slå vad jag kallar till framgångsstopppunkten. Fram till dess att ett team har utvecklats och några av de dagliga uppgifterna och företagsledningsansvaret delegeras, kan verksamheten inte växa, och affärsägaren kommer sannolikt att vara överdriven och starkt frustrerad.
Det finns många beslut och processer att överväga när det är dags att bygga ett lag och delegera, och det finns åtgärder som ska vidtas tidigt i processen för att göra det mer effektivt. Här är de topp sju tipsen för effektiv delegation för att få dig på rätt spår.
1. Analysera dina behov först
Att veta vad du ska delegera och vem du behöver i ditt lag för att göra det effektivt kräver en klar bild av allt du har på din tallrik. Det bästa sättet att ta reda på var din tid går, speciellt den tid som ska gå, där det inte borde vara, är att spåra din tid - hela tiden för både fakturerbart och icke-fakturerbart arbete.
Om du håller reda på allt du gör under din arbetsdag, satsar du på att du skulle bli förvånad över att se var din tid går och vad som kvalificerar sig som din största tidstömning. Detta ensam kan vara ett kraftfullt verktyg för att identifiera potentiella uppgifter att delegera, och till och med uppgifter att eliminera från din verksamhet.
2. Utforska dina alternativ
Delegationen kan ta många olika former, och varje alternativ beror på ditt företag och dina behov. Det mest effektiva delegationssystemet är ett som du kan lita på och växa och förändras när dina behov växer och förändras.
Två av de vanligaste delegationsalternativen är att anställa en anställd och outsourcing till en oberoende entreprenör som en virtuell assistent .
Det finns många aspekter att överväga när man bestämmer sig mellan en anställd och en oberoende entreprenör.
3. Dokument Allt
Innan du ens börjar delegera måste du börja spåra all information, kunskap och processer som gör din verksamhet som en väloljad maskin. Detta kan vara en utmaning eftersom du förmodligen inte tänker på dessa data ofta; du gör bara vad som behöver göras. Men att ha omfattande och tydlig dokumentation är väsentlig för att kunna delegera effektivt.
I allmänhet bör alla dina processer och system innehålla en tydlig skriftlig sammanfattning så att alla framtida medlemmar i ditt lag kan hoppa in och hämta upp var du slutade. Dessa processdokument och annan information som behövs bör placeras på en central plats som är tillgänglig för alla.
4. Utveckla en prioriterad uppdragsplan
När dina processer har dokumenterats och du har skapat ett system för att dela den informationen måste du tänka igenom prioriteringarna i toppdelegationen och hur du ska tilldela, spåra och hantera det delegerade arbetet.
Fokusera på dina största prioriteringar först. Du kan identifiera en lista över potentiella prioriterade delegationsobjekt genom att svara på dessa två enkla frågor:
- Behöver detta slutföras nu?
- Behöver jag själv göra denna uppgift eller kan någon annan?
5. Använd teknik
Teknik kan göra delegationen lätt och hjälpa team att övervinna många olika utmaningar. Och alla lag kan dra nytta av att använda teknik , oavsett om det gäller fildelning, schemaläggning eller till och med onlineutbildningsmöjligheter.
Om du bygger ett virtuellt team med medlemmar i olika geografiska platser kan tekniken få det att känna att alla dina lagmedlemmar sitter i samma rum. Utforska den teknik du har tillgänglig för dig innan du delegerar så att du kan skapa ett system som gör informationsdelning och samarbete enkelt.
6. Kommunicera väl och ofta
God kommunikation är avgörande för alla typer av team. Utan det finns det inget lag. När det gäller effektiv delegation behöver inte kommunikationen vara tydlig, konsekvent och konsekvent, men du måste också se till att varje lagmedlem har tillgång till samma information.
Ett sätt att uppnå detta är genom att planera pågående möten eller teamfokuserade telekonferenser om dina lagmedlemmar befinner sig på olika platser. Dessa sessioner bör fokuseras på samarbete, informationsdelning och lagbyggnad. Det är också viktigt att du är tillgänglig mellan mötena för att svara på frågor, ge vägledning och hjälpa till att lösa problem vid behov.
7. Odla förtroende
Tillit är en av de viktigaste faktorerna när det gäller delegation, och det går båda vägarna. Du måste lita på att dina lagmedlemmar kommer att slutföra det arbete de ansvarar för och dina lagmedlemmar måste lita på att du ger dem all information de behöver för att göra arbetet och att du kommer att vara tillgänglig för att säkerhetskopiera dem när nödvändig.
Du kan skapa ett lag baserat på förtroende genom att:
- Att respektera varandra
- Lyssna och höra vad andra säger
- Fokusera på konsekvent kommunikation
- Säg vad du ska göra och göra vad du säger
- Vara ärlig
Effektiv delegering kan vara svaret för den tidsutmanade småföretagaren som kämpar för att hitta tid att växa sin verksamhet. Och när du vidtar åtgärder för att sätta upp dig för en effektiv delegationsprocess ger du inte bara tid att fokusera på dina mest vitala affärsaktiviteter, men du lindrar något av pressen att alltid göra allt själv.