Seminariet är kanske den vanligaste händelsen som planerare kommer att organisera. Och de flesta seminarier är planerade antingen som en ½ dag eller en hel dag. För dem som är intresserade av att skapa en checklista för att planera ett seminarium , erbjuder följande en högnivåstruktur för planering och genomförande av ett seminarium.
Och för de som planerar en konferens på flera dagar eller flera sessioner, överväg att ta en liknande inställning. Men din checklista för seminarieplanering kommer helt enkelt att vara längre.
01 - Bekräfta händelsens syfte
- Vem är publiken?
- Vad är ämnet för seminariet?
- Var ska vara placerad?
- Varför kommer folk att delta?
- Vad är seminariet dagsorden?
02 - Läs Apex Event Specifications Guide
Konventionsrådet har upprättat en rad verktyg som bör ses som en utmärkt källa till bästa praxis som hjälper händelsen eller mötesplaneraren att hålla reda på detaljerna för planering av händelser. Med gratis nedladdning verktyg, hjälper det varje händelse planerare att skapa en lista med relevanta uppgifter. Detta inkluderar, men är inte begränsat till:
- Händelseprofil (datum, tider, plats, kontakter etc.)
- Händelsearrangör / värdkontaktinformation
- Leverantörs kontaktuppgifter
- Närvaroprofil
- Utrymme behövs
- Mat och dryck
- A / V krav
- Funktion / rumsinställning
03 - Skapa en evenemangsprofil
När en planerare har några av de grundläggande frågorna kring händelsen som omfattas, är det dags att undersöka möjliga mötesplatser för mötet. Det är viktigt att arbeta nära med arrangören / arrangören för att bestämma vilken typ av mötesplats och där seminariet kan vara mest lämpligt för både arrangör och gäst (listan med idéer kan vara oändlig):
- Lokalt hotell
- Lokal konferensanläggning
- Privat restaurangutrymme
- Privat klubb museum / konstgalleri
04 - Översikt Seminarium Behöver och Uppdatera Platsförslag.
De flesta arenor gärna ger en uppskattning av ett eventuellt seminarium. Catering- eller försäljningskontakten behöver följande BEO- information:
- Eventuella datum för händelsen
- Antal deltagare
- Stil för rumsinstallation (klassrum, u-form, etc.)
- Tidpunkt för händelsen (konto för inställning / riva ner)
- Kraven på mat och dryck
- A / V-behov (inklusive skärmar, mikrofoner etc.)
- Rumsinställning
Tips: Hyr en A / V-tekniker för att vara tillägnad din händelse från hotellet.
05 - Bekräfta och / eller utveckla agendan
Det är avgörande för händelseplaneraren att arbeta nära arrangören / arrangören eftersom arrangemangsagendan ofta ändras från den inledande konversationen till den aktuella dagen för händelsen. Evenemangsplaneraren måste vara redo att anpassa planen och arbeta nära platsen för att säkerställa att allt går smidigt.
06 - Bekräfta BEO-avtalet
När planeraren känner till det riktade antalet deltagare och logistiska krav till seminariet, ska han eller hon säkra evenemangsutrymmet och relaterade krav. De flesta avtalen bör göra det möjligt för planeraren att minska / öka mat- och dryckeskraven upp till ett visst antal dagar före händelsen. Men många avtal kommer att locka hur mycket de tillåter en grupp att minska kvantiteterna, så uppskattar bra.
07 - Skapa händelsekommunikation och material
Detta är ett objekt som vissa planerare kan vara involverade i, medan andra kanske inte. I huvudsak är några mötesplanerare ansvariga för var och en av följande:
- Skapa händelseinbjudningar
- Utskriftsagenda och annat material
- Säkra deltagande gåvor / raffles
- Producerar namn märken
- Frakt händelse skyltar och skärmar
08 - Arbeta nära med värdvärd för att slutföra logistik
Före evenemanget är det några viktiga steg som en mötesplanerare fyller i före händelsen. Detta inkluderar att bekräfta följande:
- Evenemangshögtalare
- Event A / V krav
- Event deltagare räkna
- Värd roller och ansvar
- Eventmaterialbehov (kontrollera flera gånger)
09 - Event Setup
Var noga med att tillåta tid i BEO-schemat för händelseinställning , och det rekommenderas att ankomma ungefär två timmar före evenemanget.
Tips: Om seminariet är planerat på morgonen, fråga platskontaktkontot för att tillåta din grupp att ställa in natten innan (men lämna inte något värdefullt på den offentliga webbplatsen).
Alla evenemangsmaterial, handouts, skyltar, displayer, presenter, registreringstabeller , namn märken och mer måste vara redo för evenemanget.
Varning: Högtalare ändrar ibland glider natten före och ger nya presentationer som måste läggas till strömställningen 10 minuter före händelsen.
10 - Eventutförande
När du har förberett är det dags för seminariet. Förvänta dig följande:
- Vissa deltagare kommer alltid anländer tidigt.
- Vissa deltagare kommer alltid anlända sent.
- Det finns ofta en sorts teknisk glitch.