Det här är en lektion jag lärde mig snabbt som en platskoordinator, och jag utvecklade senare min egen inställnings checklista för att hålla kunderna nöjda (och ockuperade) under den stressfyllda installationsperioden.
Har dina korgar redo
Det första du klienten vill göra är att packa upp alla sina evenemangsförsörjningar från deras fordon. Det kan vara en svår uppgift, särskilt om parkeringssituationen är svår att navigera. Tänk dig att någon går in på din plats med en massa tunga lådor - vad är det första som de ska leta efter? Svaret är förstås en vagn eller något annat som kommer att lätta sin last och göra det otrevliga jobbet med lossning betydligt lättare. Att ha vagnar tillgängliga direkt när de går i arenan är ett enkelt sätt att få dem att känna sig "lätta" bara genom att dyka upp.
Förbered registreringstabellerna
Nästa på listan över saker att göra för de flesta kunder får registreringsinställningar. Det betyder att din plats bättre ska ha alla registreringskomponenter på plats innan de anländer.
Det inkluderar alla bord, stolar, el och plagg. Att organisera namnkoder och incheckningsmaterial kommer att förbruka mycket tid för evenemangsplanerarna, och de borde inte behöva vänta på att du ska få dessa enkla saker på plats för att de ska komma igång.
Har alla rum bord och sängkläder
Att ställa in alla bord och stolar i händelseutrymmet kan uppenbarligen ta lite tid.
Förhoppningsvis, om du kommer från en tidigare händelse, har du berättat kunden i förväg när du ska förvänta dig att alla rumskomponenter ska ställas in. Om din klient går in i ett rum med dussintals arbetare som krypterar för att stapla bord och stolar kommer de sannolikt att bli panik. Idealt sett kommer ditt operatörsteam att ha allt med bordslinne på plats så att planerare kan börja placera mittpunkter, auktionsobjekt etc.
Få all signage ut tidigt
Bara för att ledaren planerar att navigera i byggnaden betyder inte att hennes supportpersonal gör det. Du kan spara alla mycket onödigt krångel genom att uppdatera skyltarna i din byggnad så snart installationsperioden börjar. Tänk på att leverantörer som florister och DJs också behöver veta var de ska gå. Dessa är alla saker att granska med din klient före evenemangsdagen, men de är också nödvändiga för att se upp på den stora dagen.
Granska BEO: s och Fakturor
Återigen har du antagligen mailat dessa dokument flera gånger under de dagar som leder fram till händelsen, men det gör aldrig ont för att granska dem en sista gång. Även om installationstiden är hektisk måste du skära ut 15 minuter för att se över dessa dokument tillsammans. Platskoordinatörer bör ha ett paket redo för sin klient som innehåller BEO, rumschema och prospektfaktura.
Mycket få erfarna planerare kommer att ge möjlighet att granska dessa kritiska dokument.
introduktioner
Var noga med att ta med dina ledamöter till din klient för en formell introduktion. Denna lista inkluderar cateringchefen , bankettkaptenen, verksamhetshandledaren och audio / visuell samordnare. Tänk på din kunds räkning när du introducerar laget - finns det några detaljer som bör diskuteras ansikte mot ansikte med ditt ledningsgrupp? Att starta en kort konversation är ett effektivt sätt att markera vem som ansvarar för varje område.
Den här korta checklistan över händelseinställningsposter kommer att gå långt för att hålla din klient lycklig vid ankomst. Som den primära representanten för din plats är det alltid bäst att ge kunderna ditt mobilnummer om något går fel när du arbetar på ditt kontor.
Kom ihåg att de kan bli frustrerade om de behöver något, men de kommer att bli ännu mer frustrerade om de inte kan hitta någon för att hjälpa dem!