Hur APEX-initiativet ändrade företagshändelseplanering

Den ursprungliga pushen för att standardisera kommunikation i händelseindustrin

En av de vanligaste förfrågningarna bland företagsevenemang och mötesplanerare är att standardiserad program för händelseplanering hjälper till med kommunikation mellan branschpersonal och effektivitet. Medan ett helt standardiserat och föreskriven system eller programvara ännu inte har antagits i hela industrin lanserade konventionsnämndsrådet (CIC) ett initiativ som gav en viss oförutsedd riktning för evenemangsplanerare, branschfolk och slutligen programutvecklare för händelseplanering över hela landet med vad är känt som APEX.

CIC: s Accepted Practices Exchange

APEX står för "Accepted Practices Exchange", ett initiativ från konventionsindustrins råd (CIC) som inleddes för att förena hela möten, konventioner och utställningsindustrin att utveckla och genomföra frivilliga standarder för program för händelseplanering och andra verktyg. Trots sin frivilliga karaktär var det en spelväxlare i branschen.

Mer än 2500 branschmedlemmar i 60 städer i USA och Kanada deltog i praktiska diskussioner och mer än 350 yrkesverksamma inom branschen var inblandade som praktiska volontärer sedan 2001. Genom samarbete hoppades de som deltog i APEX definierade branschövergripande accepterade praxis, som skulle definiera standarder för händelseplaneringsprogram och andra verktyg. Detta initiativ utvecklades slutligen till skapandet av APEX-evenemangsplaneringsverktygen, som innehåller en rad resurser för evenemangsplanerare och den fortsatta utvecklingen av ny händelseplaneringsprogramvara.

APEX Verktyg och resurser

Bakom 2001 var APEX-initiativet det enda branschövergripande och sammanhängande drivet för att utveckla standarder för evenemangsplaneringsverktyg. Så småningom ledde det till att man utvecklade verktyg, mallar och riktlinjer för bästa praxis som många evenemangsplanerare fortfarande använder i någon form idag. Alla resurser finns fortfarande tillgängliga för användning online eller kan hämtas i Microsoft Word of PDF-format.

Verktygen är alla tillgängliga gratis.

1. The Online APEX Industry Ordlista
   Detta interaktiva onlineverktyg är den omfattande referensen för terminologi, jargong och akronymer som används i mötes- och händelsebranschen. Det ger en stor resurs för att säkerställa konsekventa villkor och visar sig fortfarande vara ett användbart träningsverktyg för nya anställda.
2. ESG (Event Specifications Guide) Mall
   Evenemangsplanerare brukade använda termen "CV" för att referera mötesspecifikationer. Acronym ESG (som står för händelsespecifikationsguiden) ersatte denna term efter lanseringen av APEX med ett standardiserat verktyg som används för att förbereda och dela fullständiga instruktioner och detaljer för händelser av alla storlekar.
3. APEX Bostäder & Registrering
   Dessa accepterade metoder utvecklades för att samla in, rapportera och hämta kompletta bostäder och registreringsdata för möten, konventioner och andra evenemang. Det visade sig också vara en resurs för att hantera bostadsfrågor som bostadsleverantörer, internetproblem, internationellt boende och upplysningar.
4. Mallen PER (Post-Event Report)
   Att ersätta de gamla historikrapporterna, posthändelsesrapporten eller PER är fortfarande händelsen och mötesindustrins accepterade format för att samla, lagra och dela exakta och noggranna rapporter efter händelserapporten om händelser av alla typer (även om nya versioner finns i olika program).

1. Request for Proposal (RFP) Mallar
   Tillsammans med en vitbok som publicerats av CIC i samarbete med APEX-delegater och Global Business Travel Association (GBTA), tillhandahåller CIC fortfarande standard RFP-format som adresserar kärninformationen och unika behov för olika RFP-behov, inklusive: audiovisuella, destination förvaltningsbolag, serviceentreprenör, enstaka anläggning, transport, funktionsschema och funktionsuppsättning. Dessa mallar gör det enklare att begära rätt information, jämföra svar och fatta välgrundade beslut.

Händelseplaneringsresurser och programvara

Syftet med konventionsindustrins råds APEX-initiativ var att i grunden förändra hur yrkesverksamma kommunicerar över möten och evenemangsindustrin från evenemangsplanerare till leverantörer, leverantörer, entreprenörer och andra professionella evenemangstjänster.

Före APEX, dess standardiserade riktlinjer, bästa praxis och slutligen sina onlineverktyg och resurser var kommunikation den främsta utmaningen för branschfolk.

Mycket har förändrats sedan början av 2000-talet. Medan idén om APEX och dessa mål inleddes redan 1997 och CIC fokuserade huvudsakligen på konceptet från 2000-2004 och väntade på att starta fram till 2004 och 2005. Sedan lanseringen av APEX-standarder och verktyg har många andra resurser och evenemang planeringsprogram har utvecklats, men ingen myndighet har överkunnat CIC i att föreskriva industristandarder för praxis.