Beroende på händelseplanerarens omständigheter kommer dessa tips att hjälpa till att uppnå vissa besparingar med gästrum, mötes och catering.
Utnyttja flera möten på samma plats
En av de mer effektiva strategierna för att spara pengar är att hålla större delen av dina händelser under året vid samma egendom. Hotellförsäljningschefer ser fram emot att uppnå vissa intäkter som de sannolikt kommer att visa mer flexibilitet för en kund som de vet kommer att återkomma under hela året vs en engångsklient .
Utnyttja det totala antalet gästrum för evenemanget
Hotellförsäljningscheferna visar flexibilitet i mötesrumskostnader och till och med cateringkostnader om de vet att ett evenemang kommer att innehålla ett block av rum. Rummen erbjuder en större vinstmarginal än någon annan evenemangstjänst.
Utnyttja ytterligare rabatter på gästrum
Försäljningscheferna kommer också rabatt på gästrum eller ge sina kunder den lägsta kursen vid den tiden. Evenemangsplanerare bör jämföra de priser som försäljningscheferna ger mot ett företagsavtal som redan är etablerat med det hotellet - särskilt om det är en kedja - för att få det bästa priset.
Förhandla mat och dryckes krav
Många planerare sänker kostnaderna genom att justera denna kategori, och hotellcheferna hjälper gärna till. Menyerna är utformade för att anpassas för att möta någons budget. Men enligt min erfarenhet är det bättre att identifiera dina önskvärda mat- och dryckesbehov och begära rabatter eftersom priset överstiger budgeten.
Hotellchefer förstår: Evenemangsplanerare är verksamma för att hålla sina gäster nöjda, och det är också hotellet.
Förhandla Audio / Visual Expense
A / V är ett område där dolda kostnader snabbt kan lägga upp och ibland kan förhandlas, men inte alltid. Hyra LCD-projektorer varierar från plats till plats, och kan prissättas ganska upprörande. Så länge din plats inte kräver unioniserad arbetskraft, var djärv och föreslå diskontering här, även citera din egen föredragna avgift. Och be om några kostnadsposter att avstå, om möjligt. Timpriserna på arbetskraft är oförhandlingsbara. Arenor är medvetna om kundfrustrationer med A / V-avgifter och outsourcar verksamheten till tredje part företag istället; eliminera något förhandlingsansvar.
Utnyttja Total Event Spent på hotellet
Försäljningen kommer att tillhandahålla en händelsesplanerare med kostnader för varje kostnadspost och / eller tjänst separat. Denna "linje" -metod gynnar hotellet eller platsen och inte klienten. Då detta inträffar bör en händelseplanerare sammanställa den totala investeringen i sitt program på en fastighet och diskutera minskningar utifrån den totala summan av pengar som spenderas på alla tjänster. I slutet av dagen vet hotellförsäljningsansvarig hur mycket pengar de vill få i utbyte mot sina tjänster.
För dem som talsar sina kostnader och tar upp bottenlinjen, kommer fler besparingar att följa.
Var extremt flexibel på tid, utrymme och datum
Håll ett program under icke-toppdatum och se hur flexibel hotellförsäljaren kommer att bli. Även om en planerare är flexibel på sina rymdbehov kommer hotellförsäljningen sannolikt att hitta dem en plats och ett optimalt pris. Medan en evenemangsplanerare söker efter det där rummet under ett litet fönster när hotellet har allt annat som annars bokats och inte förutser att det säljer det, skapar detta en möjlighet för båda parter.
Slutlig Tips
Jämför citerade rabatter på hotellrum till online-resesökmotorer. Det är fantastiskt hur ofta du kanske märker att de sökmotorer som Expedia eller Travelocity och andra webbplatser som kan erbjuda mer kostnadseffektiva än de som erbjuds av en hotellförsäljningschef till en företags- eller organisatorisk klient.