Det är nyckeln till en lyckad händelse
Vad är en Bankett Event Order (BEO)?
Nästan varje större händelse som planeras på ett hotell eller speciell evenemangsfacilitet kräver en banketthändelsesorder eller BEO, som är ett kontrakt som beskriver alla detaljer i evenemanget. Om du är en evenemangsplanerare vill du bli bekant med BEO så att du kan se till att alla detaljer är korrekt täckta.
Avtalet beskrivs ofta på en blankett som specificerar val för mat och dryck, ljud / visuella, rumsinställningar, inklusive bordscentraler, personalkrav och alla andra saker som är relaterade till ditt evenemang. Ingår i BEO är en bruten lista över kostnader som du måste betala.
Avtalet innehåller sannolikt "block" av information enligt underrubriker, såsom kontaktinformation, schema, mat och dryckesarrangemang, rumsuppställning, audiovisuella villkor, villkor och signaturblocket.
Läsa arrangemanget för banketthändelsen
Även om det är uppenbart måste du läsa BEO och godkänna villkoren som anges i avtalet, se till att du också läser böterna.
Se till att du är fullt informerad om vad du håller med om, inklusive alla kostnader.
Kontrollera att följande beskrivs i den allmänna delen av BEO:
- Kontaktinformation på plats, inklusive ett mobilnummer
- Användning av utrymmet för händelsens dag (dubbelkolla för att vara säker på att de angivna utrymmena är de utrymmen du faktiskt turnerade)
- Ställ in, starta och avsluta tider för händelsen
- Det totala antalet gäster som förväntas
Mat och dryckarrangemang
En del av BEO kommer att ägnas åt mat och dryckesarrangemang. Du vill se till att följande detaljeras i detta avsnitt:
- Hela menyn , inklusive alla kurser
- Varje objekt på en buffé, och hur varje station kommer att ställas in och placeras i rummet
- Hur platsen avser att tillgodose behoven hos gäster som har speciella kostbehov (som glutenfria eller vegetariska dieter)
- Service tider
- Särskilda saker avseende service, som vin och mousserande vatten på borden
- En fördelning av alla matpriser
- Detaljerad lista över alkohol, märken av alkohol och öl finns i baren
Rumsinställning
BEO bör specifikt beskriva hela upprättat rum. Det inkluderar:
- Placering av tabeller
- Antalet platser per bord
- Placering av matstationer
- Plats för underhållning (och detaljer om boende av underhållare om det är lämpligt, inklusive lagring av utrustning, tillgång till mat och dryck, byte av utrymme etc.)
- Placering av bar / s
Vissa BEO kan till och med inkludera ett diagram över det inredda rummet.
Audiovisuella och externa leverantörer
Audiovisuella arrangemang kommer ibland att visas på en BEO, men eftersom många arenor kontraherar a / v-tjänster till en tredje part kan det finnas ett separat avtal.
Om det ingår i BEO, se till att alla detaljer är slutförda innan du undertecknar kontraktet .
Villkor
Alla kontrakt, inklusive BEO, har de villkor du måste följa. Se till att du är medveten om alla användarvillkor innan du signerar dokumentet. Till exempel, vad är villkoren i avtalet vid en uppsägning? Hur kommer tvister att lösas om en gäst glider och faller till exempel?
Det är viktigt att ställa frågor från facilitetschefen och bekräfta detaljer med din klient innan du loggar in. När du har tecknat BEO är det ett bindande kontrakt.