Fastighets CRM Inside Gmail - En nästan perfekt lösning

01 - Stryk vägen till Gmail CRM

Jag säger "nästan perfekt" eftersom ingenting går hela vägen till perfektion. Men som en Gmail-älskare och en fastighetsmäklare har jag inte hittat något som kan jämföras med Streak for CRM i Gmail. Alla mina krav på ett CRM-system för fastigheter ingår i den installerade appen och inuti Gmail.

Låt oss tänka på vad vi vill hantera i vår Customer Relationship Management-lösning i sin enklaste form. Enkelt är bra, men jag vill ha en viss minsta funktionalitet:

• Hantera köparledare från början till förlust eller ett köpavtal.
• Hantera säljare från början till ett listningsavtal.
• Hantera en lista från noteringsavtal till ett försäljningskontrakt.
• Hantera en transaktion, köpare eller säljare sida, från kontrakt till stängning.

Det är de grundläggande komponenterna som måste vara i mitt system. Om du tänker på dem, har de alla ett visst flöde till dem, och det är där Streak lyser. Jag tar dig igenom alla dessa processer med Streak-skärmen inuti Gmail. Låt oss först få två grundläggande komponenter av Streak förklarad.

• Rörledningar: Detta är flödet av en process. Var och en av de fyra punkterna ovan har ett logiskt flöde från början till slutet eller nästa steg. I Streak är det en pipeline. Charted, pipelines är som kolumner i ett kalkylblad, varje kolumn nästa fas av processen.
• Lådor: Det här är inte så uppenbart, men det är verkligen enkelt om du tänker på det logiskt. En ruta är raden i ett kalkylblad och kan vara ungefär vad som helst du arbetar genom processen. Hantering av köpare leder fram till slutsatsen, så skulle rutan vara köparens uppgifter. Lådan blir en rekord i CRM-databasen, som jag visar dig i ett annat steg.

Låt oss gå vidare till nästa steg där vi ska titta på vår första pipeline, köparen arbetar, ledningen.

02 - Köparens ledningspipeline i Streak for Gmail

Detta är din första titt på en pipeline-vy, färgstark, men också en tydlig väg med pilar från början till slut. Vi arbetar med en köpare som bara kom in i vårt system, kanske från en referral eller en hemsida ledning. Det finns mallar för att välja en pipeline-typ, och en är en fastighetsaffär. Jag ändrar helt enkelt den här för alla dessa exempel, så det här är min process. Jag försöker hålla det enkelt men logiskt att spåra processen.

• Bly - Jag har just angett dem i systemet.
• Kontaktad - Jag har gjort ett första försök till en konversation, kanske e-post eller telefonsamtal.
• Motsvarar - Vi pratar eller mailar, men inga ansikte mot ansikte eller visningar än.
• Utnämning eller Showings - Vi checkar ut egenskaper.
• Uppföljning - Tillbaka på kontoret, följt upp sina tankar om hem de såg.
• Kontrakt i förhandlingar - Vi har skrivit upp en överenskommelse och förhandlar med säljaren / s.
• Kontrakt dött eller accepterat - Deal dog eller accepterades. Om vi ​​dog, kan vi flytta den här prospekten till det lämpliga steget och fortsätta arbeta med dem.

Nu ser vi vår första BOX, som helt enkelt är köparens kontaktuppgifter. Du kan skriva dem direkt i en rad under ledningsfältet i kroppen. Jag skrev i namnet "Rob K." för att starta. Men går över till vänster på raden, kan du klicka på rutan ikonen för att gå till detaljrekordet. Här är anvisningarna för att skapa en ny ruta i pipelinevyn. Vi kommer att titta på posten detalj nästa.

För tillfället märker du att det finns en underkolumn för det stadium de är i, och allt du behöver göra är att klicka på det för att välja ett annat steg för att flytta din låda (köpare) till nästa steg, i detta fall kontaktade. När du flyttar dem, i nedre delen flyttar de sig ner genom scenen, och i den övre delen flyttar de från vänster till höger.

03 - Säljaren leder arbetsledning

Här ser du pipelinen jag satt upp för en notering / säljare ledning. Det börjar när de kommer in i systemet och slutar när de listar med mig eller någon annan. Processstegen är:

• Bly - Har precis kommit in i systemet, inga åtgärder har vidtagits än.
• Kontaktad - antingen e-post eller telefon kontakt gjord.
• Uppföljning - Tid medan jag arbetar för att få en noteringstid.
• Första möte - Ett möte är inställt och / eller pågår.
• Väntar - Utnämning över, väntar på ett beslut av dem.
• Listat med Annat - Förlorat dem till en annan agent eller mäklare. Kommer att ta bort dem från den här rörledningen, men deras uppgifter kommer att förbli i databaserna.
• Att lista - De listar med mig och jag lägger till dem i min Listing Management Pipeline.

Du får flödet nu. När du har flera lådor (utsikter) i en av dessa ledningar grupperas de nedan i lämplig etapp, så ser du antalet lådor i ett steg överst. Du har sorteringsalternativ för hur deras listor visas längst ner på skärmen.

04 - Listning ledning Pipeline i Streak för Gmail

När en säljare väljer att lista med mig, flyttas deras ruta (databasinmatning) till pipelinen Listing Management. Du börjar se effektiviteten här, eftersom du kan gå in i Gmail varje dag och köra igenom fyra pipelinevyer och se allt du har jobbat och på vilket stadium av processen.

• Listing Signed - De har skrivit in listan och jag börjar jobba på det.
• Datainsamling - Det här är medan jag samlar in sina dokument, mäter hemmet, registrerar egendomsinformation för MLS, etc.
• Listning i MLS - Det lever nu på MLS, Multiple Listing Service
• Marketing Set - Jag har skapat annonser, en enda webbsida för upptagande, annan marknadsföring. De kommer inte att röra sig förrän jag har ställt in alla annonser för att starta körningen.
• Visas - Fastigheten visas, väntar på ett kontrakt.
• Kontrakt i förhandling - Kontrakt mottaget och förhandlat med köpare (er).
• Kontraktet dött - Kontraktet blev inte accepterat på båda sidor, flyttande listrutan tillbaka till det visade scenen. Om utgått och förlorat kommer rutan men inte databaspost att tas bort från rörledningen.
• Till Transaktion - Flytta dem till Transaktionsledningen eftersom kontraktet exekveras av båda sidor.

Jag håller dessa steg bred och blir inte för detaljerad, eftersom jag inte vill ha en lång rad pilar överst. Målet är att bara hålla allt organiserat med en snabb bild som berättar om status och framsteg hos alla ledare, listor och nästa; transaktioner. Du kan lägga till egna fält i dina poster och få dem att visas i underraden strax under pilarna i pipelinen.

Nästa ser vi rörledningen som leder till pengar!

05 - Transaktionsledningsledning för Streak i Gmail

Det här är penningledningen, som tar ett avtal från acceptans genom stängning. Jag använder samma för både köpare och säljare, eftersom stadierna är breda och gäller för varje transaktion. På så sätt visar bara en enda rörledning mig scenen för varje transaktion jag jobbar med.

• Erbjudande / Nego / Kontrakt - Kontraktet förhandlas fram, när det väl accepterats av båda sidor, kommer det att gå vidare.
• Titel / Undersökning / Inspect - Vanligtvis är de första sakerna vi hoppar på, inställning av escrow, ansökan om titelförbindning, inställning av inspektioner etc.
• Reparera Nego. - Det här är efter inspektioner levereras och tar emot transaktionslådan om det finns krav på reparationer eller pengar från köparen / köparna.
• Bedömning / Lån - Om man antar att reparationerna löstes, handlar det i allmänhet nu om att få värderingen och lånet godkänt.
• Förslutande - Massor av detaljer innan du kommer till slutbordet.
• Stängning - Det stängs idag eller imorgon, och du lämnar det här tills du får din provisionskontroll.

Den här är ganska självförklarande nu när du förstår hur rörledningar och lådor fungerar. Jag skapar helt enkelt en ny låda för transaktionen, som heter något som "Smith Sale to Jones." Jag kan sedan dumpa varje bit av information som kommer genom min Gmail i rutan för att hålla allt tillsammans för snabb referens.

06 - Formelkolumner

Jag räknar inte upp provisioner innan jag ser checken ... ja det mesta. Du kan dock göra beräkningar i kolumner, en kraftfull funktion.

Först märker du Streak-ikonen och länken högst upp i Gmail. Om du klickar på det här släpper du ner ett helt hjälpt hjälpsystem som berättar allt du behöver veta, och du lämnar aldrig din Gmail-skärm. Jag ville se hur man skapade en formelkolumn, så klicka på länken och hittade en del i hjälpen för detta. Du kan se på bilden att det finns en komplett handledning för att skapa formler.

07 - The NewsFeed och så mycket mer

När du arbetar i dina pipelines kan du klicka på NewsFeed-knappen längst upp till höger i Gmail och du får presentera ett flöde av åtgärder du har tagit i förhållande till den här rörledningen och rutorna. Du kan enkelt följa med vad du har gjort med denna NewsFeed.

Jag har gett dig en mycket bred översikt över Streak for Gmail CRM, och du måste kolla in de många funktionerna. Det finns en mer igenkännlig rekordvisning för var och en av dina kontakter, leads, prospekt och transaktioner. Genom att klicka på rutan ikonen i rörledningen kan du gå till den inspelningsskärmen, göra ändringar och tillägg och klicka på relaterad information.

Låt oss titta på en enda skärm, hur du interagerar med Streak från ett email i Gmail.

08 - Lägga till en ruta från e-post i Gmail

Ett av de bästa och vanligaste sätten att skapa en ruta i en pipeline är att göra det från ett mail. Detta är särskilt användbart när du får en ny ledning i ett e-postmeddelande. Se i bilden att det nu finns en knapp överst på enskilda Gmails som låter dig skapa en ny ruta, lägga till i en befintlig ruta eller redigera en ruta.

Låt oss säga att du får en ny köpare ledning via e-post. Du klickar helt enkelt för att skapa en ruta, och du lägger till den i köparens arbetsledning med namnet på utsikten som rutanamn. Nu, varje e-postmeddelande du får från någon som är relaterad till att arbeta med den här köparen, kan du helt enkelt använda den här processen för att lägga till dem i köparrutan i pipelinen. Nu är det mer som en riktig fillåda, eftersom den har flera relaterade objekt i den.

Det här är också ett bra verktyg i Transaction Pipeline. När du får e-post från den andra agenten, titelbolaget och andra, lägger du dem enkelt till Transaktionsboxen.

Det finns mycket mer, men det här kommer att fästa artikeln. Ha det roligt och kolla in det, eftersom Streak har ett helt gratis alternativ.

09 - E-postspårning som ett CRM & Legal Tool

En bonus från Streak är e-postspårningsfunktionen. Bilden visar en historia av öppnandet av det aktuella visade e-postmeddelandet. Du får också meddelanden om att e-post öppnas som en pop-out om du vill ha dem. Jag gillar att veta att mina e-postmeddelanden har mottagits och öppnats, särskilt i transaktioner.

CRM handlar trots allt om att hantera ett förhållande, och en del av det är att veta att du kommer igenom dina e-postkontakter. Det kan också komma till nytta i framtiden om du har uppgift av en domstol att visa att information eller handlingar har levererats i rätt tid. Det handlar inte bara om att du gör något fel. Jag har haft förbi klienter be mig att ge dem dokumentation om e-post för handlingar där de är inblandade som inte hade något att göra med mig.

Ett exemplar i verkligheten innebär en byggherre av statsklient som köpt ett landpaket i bergen med avsikt att bygga ett pensionat. Området hade tidigare varit involverat i tvister med länet om det var juridiskt uppdelat eller ej. Varje förändring i länets advokat verkade generera en ny kontrovers.

I min due diligence för klienten fann jag att det fanns ett tvåårigt brev från länsadvokaten som angav att egendomen skulle anses vara laglig och beviljat bygglov om det sökte. Jag begärde ett nytt brev, även om det var samma länsadvokat. Efter att ha squawking lite, utfärdades en ny bokstav. Jag mailade en kopia till min klient som angav att det dokument vi väntade på hade levererats, så vi kunde gå vidare med köpet.

Två år senare, och med en annan länsadvokat, ansökte han om bygglov och nekades. Han kontaktade min fastighetsmäklare för hjälp. Attorney kontaktade mig för att fråga om det fanns någon dokumentation som bevisade att vi lita på brevet vid köp. Jag tog upp emailet med spårning och länet utfärdade tillståndet. Spåra e-post är bara bra affärspraxis.