Hur man gör lön i Kanada
Hur man gör lön i Kanada
Som en kanadensisk arbetsgivare finns det fem steg för löpande löner:
1. Öppna och driva ett lönekonto hos Canada Revenue Agency (CRA).
2. Samla in nödvändig information från anställda, såsom deras sociala försäkringsnummer (SIN) och en slutförd federal och provinsiell TD1-blankett.
3. Gör lämpliga kanadensiska löneavdrag från anställdas lön varje löptid.
4. Återbetalning av dessa löneavdrag, tillsammans med arbetsgivarens andel av bidrag från Kanada Pensionsplan (CPP) och Arbetsförmedlingsförsäkring (EI) premier, till Kanada Revenue Agency efter behov.
5. Rapportera varje arbetstagares inkomster och avdrag på lämplig T4- eller T4A-slip och lämna in en informationsavkastning senast den sista februari i det följande kalenderåret.
Låt oss titta på detaljerna då.
Steg 1) Öppna och driva ett lönekonto hos Canada Revenue Agency (CRA).
Du kommer att behöva ett CRA-avdrag för löneavdragsprogram för att överföra dina löneavdrag till Canada Revenue Agency.
Om du redan har ett företagsnummer och tidigare har registrerat dig för andra CRA-programkonton (till exempel GST / HST), lägger du bara till ett löneavdragskonto till dina befintliga programkonton.
Om du inte redan har ett företagsnummer måste du först få ett, vilket du kan göra på ett av flera sätt:
- registrera dig online med tjänsten Business Registration Online (BRO)
- kontakta Canada Revenue Agency på telefon på 1-800-959-5525
- post eller fax formulär RC1, Begär ett företagsnummer till ditt närmaste skatteservicekontor (TSO) eller skattecentrum (TC)
När du har ett företagsnummer kan du registrera dig för programkonton via tjänsten Business Registration Online (BRO), inklusive:
- löneavdrag
- GST / HST
- företagsskatt
- import- export
Steg 2) Samla in nödvändig information från anställda, till exempel deras sociala försäkringsnummer (SIN) och en slutförd federal och provinsiell TD1-blankett.
Som en del av anställningsprocessen borde du ha granskat varje ny medarbetares SIN-kort och registrerat medarbetarens namn och SIN precis som de visas på kortet. (Kom ihåg att titta på Socialförsäkringsnummer som börjar med siffran "9" när du gör det här eftersom det här numret signalerar en person som du inte kan anställa, han eller hon är inte kanadensisk medborgare eller permanent bosatt och har behörighet att bara arbeta för en viss arbetsgivare med ett giltigt anställningsgodkännande utfärdat av medborgarskap och invandring Kanada.)
Du borde redan ha fått den nya medarbetaren fylla i lämplig federal och provinsiell blankett TD1, Personal Tax Credits Return, som avgör hur mycket skatt ska dras av från en persons anställningsinkomst.
Steg 3) Gör lämpliga löneavdrag från anställdas lön varje löptid.
Lägg till din medarbetares skattepliktiga förmåner först.
Ger du en anställd med pension, logi, användning av en bil, parkering eller ett lån med låg ränta? Allt du ger en annan anställd än pengar kan anses vara en skattepliktig ersättning.
Och om en anställds lön innebär skattepliktiga förmåner måste dessa läggas till en anställds inkomst varje löneperiod innan du gör några avdrag för löneavdrag, eftersom den totala inkomsten bestämmer det totala beloppet som är föremål för källavdrag och den skattepliktiga förmånen kan vara föremål för till CPP-bidrag, EI-premier och inkomstavdrag, precis som alla andra inkomster.
Canada Revenue Agency Guide T4130, Employers 'Guide - Skattepliktiga förmåner och ersättningar ger detaljer om hur man beräknar värdet av dessa förmåner och vilka skattepliktiga förmåner är föremål för GST / HST.
Då är du redo att göra dina kanadensiska löneavdrag. Generellt måste arbetsgivare göra följande tre statliga programavdrag från anställdas lön:
- Inkomstskatt
- Bidrag från Kanada Pensionsplan (CPP)
- Sysselsättningsförsäkring (EI) premier.
Du kan ha andra anställningsavdrag specifika för din organisation, till exempel utökade hälsofördelar, livförsäkringar, pensionsplaner etc.
1) Avdrag för inkomstskatt
För att ta reda på hur mycket inkomstskatt du behöver dra av från anställdas lön använder du de provinsiella eller territoriella tabellerna för provinsen eller territoriet där arbetstagaren rapporterar att arbeta. Det enklaste sättet att göra detta är att använda Kanada Revenue Agency Payroll Deductions Online Calculator, som kommer att beräkna alla andra löneavdrag som du behöver göra också.
Om du inte kan använda Payroll Deductions Online Calculator, är alla tabeller för löneavdragsavdrag som du behöver tillgängliga på Kanada Revenue Agencys lönesida.
2) Avdrag för Kanada Pensionsplan (CPP) Bidrag
I allmänhet måste du dra av CPP-bidrag om en anställd är äldre än 18 år och yngre än 70 år, i pensionsförmåner, inte invalidiserad och inte får pension i pension eller pensionering.
Du hittar en länk till CPP-bidragsbeloppet, maximi- och undantagsdiagrammet och annan användbar information om CPP-bidrag på denna sida för Kanada Pension Plan från Kanada Revenue Agency.
Om du är en arbetsgivare i Quebec
Observera att provinsen Quebec har sin egen provinsiella pensionsplan, Quebec Pension Plan (QPP), Quebec Föräldraförsäkring Plan (QPIP) och egen provinsiell inkomstskatt -
"Arbetsgivare med anställda i Quebec måste dra av avgifter för QPP istället för CPP, om anställningen är pensionär enligt QPP. Arbetsgivare måste ta avdrag för både QPIP och EI, om anställningen är försäkringsbar" T4001 Employers 'Guide - Löneavdrag och remitteringar (Canada Revenue Agency).
Besök Revenu Québec webbplats för mer information.
3) Avdrag för anställningsförmåner (EI)
Normalt drar du EI-premier från anställdas lön på varje dollar försäkringsbara intäkter fram till det årliga maximala beloppet. Arbetsgivarens EI-bidrag är 1,4 gånger EI-premien för varje anställd. Observera att till skillnad från CPP finns det ingen åldersgräns för avdrag för EI-premier. När dina anställda EI-avdrag når det årliga maximibeloppet upphör du att dra av dem.
Hänvisa till Kanada Revenue Agency's diagram över EI-premier och maximala belopp för att bestämma EI-avdrag för ett visst år. Observera att det finns ett separat diagram för Quebec, som har en annan takststruktur.
År 2017 är det högsta årliga försäkringsvärdet 51,300 dollar och löneavdrag ska göras med en federal skattesats på 1,63% (1,27% i Quebec) med en högst årlig anställd federal premie på 836,19 dollar ($ 651,51 i Quebec). Den högsta årliga federala arbetsgivarpræmien för 2017 är $ 1,170,67 ($ 912,11 i Quebec).
Liksom med andra avdrag för löneavgifter kan du använda Kanada Revenue Agency Payroll Deductions Online Calculator för att beräkna det antal anställningsförsäkringar du behöver dra av för någon löneperiod.
Du kan också använda tabellerna som tillhandahålls av Kanada Revenue Agency, Guide T4302, Löneavdrag Tabeller och Guide T4008, Löneavdrag kompletterande tabeller eller beräkna dem manuellt med den här metoden.
Några förmåner och betalningar som du ger till anställda är inte föremål för sysselsättningsförsäkring. se listan över Kanada Inkomster Agency.
Som kanadensisk arbetsgivare kan det också finnas särskilda situationer som påverkar dina EI-avdrag. se Kanada Revenue Agency's Employment Insurance sida för information om ämnen som anställning utanför Kanada, särskilda betalningar och anställning av en familjemedlem.
Steg 4) Lämna dina anställdas löneavdrag, tillsammans med arbetsgivarens bidrag, till Canada Revenue Agency.
Normalt skickar Kanada Revenue Agency dig en remitteringsblankett i posten varje gång en avgift för löneavdrag betalas. Som en ny kanadensisk arbetsgivare har du emellertid inte en remitteringsblankett för din första betalning, så du måste skicka en check eller en order som ska betalas till mottagaren med ditt företagsnummer (BN) tryckt på baksidan till lämplig skattecentrum.
Med denna check eller order måste du inkludera ett brev som anger:
- att du är en ny remitter,
- den period som din överföring täcker,
- ditt fullständiga arbetsgivarens namn, adress och företagsnummer och
- ditt företagsnummer
Nya arbetsgivare klassificeras som regelbundna avtalsparter av CRA, vilket innebär att du måste överlåta dina avdrag så att Kanada Revenue Agency tar emot dem före eller innan den 15: e dagen i månaden efter den månad du gjorde avdrag. Senare, när du har etablerat en betalningshistorik, kan du hitta dig omklassificerad som en kvartalsvis eller accelererad remitter och måste fylla i mindre pappersarbete.
För mer information om remittering, inklusive hur du korrigerar betalningsfel, se sidan CRA: s Avdrag för löneavdragsavdrag.
Steg 5) Fyll i alla T4-slipsar och informationsavkastning.
Slutligen, som arbetsgivare, måste du varje år slutföra en T4-slip för varje anställd och slutföra formuläret T4-sammanfattning.
Du måste fylla i T4 informationsavkastningen och ge T4-meddelandena till anställda senast den sista februari i enlighet med det kalenderår som informationsutbytet gäller.
T4-slipsar kan fyllas i elektroniskt med hjälp av Kanada Revenue Agencys T4 Web Forms-applikation (som låter dig lägga in en till sex ursprungliga eller ändrade T4-slipsar) eller fyllas ut online med en PDF-fyllbar T4-blankett.
För mer information om T4-slips, se CRA: s T4 - Information för arbetsgivare sida.
T4-sammanfattningsformuläret kan också fyllas i och arkiveras elektroniskt. Du kan också fila det i pappersform, i så fall måste du skicka den ursprungliga sammanfattningen och relaterade T4-slipsar till Ottawa Technology Center. Du hittar en länk till den här adressen och att följa upp linjebeskrivningen för att fylla i formuläret T4 Sammanfattning genom att följa länken i början av denna paragraf.
Mer information om löpande löner i Kanada
Alla dina företagsrekord , inklusive dina uppgifter om löneavgift, måste sparas på din arbetsplats eller på din bostad i Kanada, såvida inte Canada Revenue Agency har gett dig tillåtelse att hålla dem på annat håll.
Observera att affärsdokument och dokumentation "som krävs för att fastställa dina skattskyldigheter och rättigheter" måste hållas under en period av sex år.
Underlåtenhet att uppfylla kanadensiska lönekrav
Påföljderna för bristande efterlevnad av kanadensiska lönekrav sträcker sig från böter på mellan 1 000 och 25 000 dollar, fängelse i upp till 12 månader eller en kombination av båda. CRA Penalties sidan ger detaljerna för specifika brott och underlåtenhet från att inte göra lämpliga lönekortavdrag för att lämna in informationsformulär sent.
Mer lön i Kanada Resources
Canada Revenue Agency har många resurser i samband med löneavgiften. Förutom de ovan nämnda CRA-resurserna kan du hitta dessa Arbetsgivarhandböcker särskilt användbara:
- T4001: Arbetsgivarhandbok - Löneavdrag och remitteringar
- T4130: Arbetsgivarhandbok - Skattepliktiga förmåner och ersättningar
Se även:
Anställningsprocessen: hur man anställer anställda i Kanada
Åtgärder för att starta ett företag i Kanada
7 sätt att göra anställningsrekrytering enklare