Hur man dras av anställda gåvor, utmärkelser och bonusar

När är gåvor, utmärkelser, bonusar skattepliktiga?

Många arbetsgivare börjar tänka på gåvor eller bonusar för anställda under semestern, på arbetstagarens årsdag eller vid en erkännande av erkännande. Men innan du ger ut dessa utmärkelser eller bonusar eller gåvor, ta hänsyn till skatteeffekterna för ditt företag och för de anställda.

Två frågor att fråga först

1. Är dessa gåvor / utmärkelser / bonusar beskattningsbara för de anställda? Om de är skattepliktiga måste du dra av alla tillämpliga federala, statliga och lokala inkomst- och FICA-skatter . Du måste också betala andra anställningsskatter ( arbetslöshetsskatt , till exempel) på dessa belopp.

1. Är dessa gåvor / utmärkelser / bonusar avdragsgilla för dig som affärskostnad? Att vara avdragsgill, ofta har dessa objekt gränser. Att känna till gränserna hjälper dig att bestämma mängden gåva.

Affärsgåvor till anställda

Ditt företag kan dra av dig mer än 25 dollar av en gåva till en person varje år, inklusive anställda. Se I RS-publikation 463 för mer information om presentgränser. Att veta svaren på dessa frågor kan hjälpa dig att fatta bra beslut att beskatta och dra av sig på lämpligt sätt.

Presentkort och presentkort till anställda

Presentkort och de nya presentkorten är för det mesta skattskyldiga till anställda eftersom de kan omvandlas till kontanter. Det har diskuterats huruvida ett litet antal presentkort / certifikat (25 dollar eller mindre) inte kunde bli föremål för skatter, eftersom de är "de minimis" -avgifter (en liten mängd) men IRS har inte givit några riktlinjer för detta, så det är bäst att konsultera din skatterådgivare och betrakta dem skattskyldiga.

Om du ger presentkort eller presentkort måste du avstå från skatter från anställda betala för dessa gåvor eller grova dem (se nedan). materiell personlig egendom .

Bonus till ägare och anställda

Bonus för arbetsgivare / ägare är en legitim affärskostnad och kan dras av under vissa omständigheter.

Först titta på bonusar för ägare / aktieägare:

• S Företag kan dra av bonusar för aktieägare och ägare, så länge de äger sina aktier när bonusen betalas.
• C Företag kan bara dra av bonusar till aktieägare / ägare som har 50 procent eller högre ägande när bonusen betalas.
• För ensamföretag , partnerskap och aktiebolag (LLC) är bonusar inte avdragsgilla affärskostnader eftersom ägarna / partnerna / medlemmarna anses av IRS att vara egenföretagare. Det här är en situation där att ha ett företag och vara anställd hos det bolaget kan leda till mer skatteavdrag .

Ersättningar till anställda betraktas som inkomst och är skattepliktiga för arbetstagaren. Du måste hålla ut inkomstskatter och FICA-skatter på anställdas bonusar (om inte arbetstagaren överstiger årets sociala trygghetsgräns. Om du väljer att ge dina anställda en bonus måste du ge dem möjlighet att ändra sitt innehavsbehörighet (på Form W -4) för det lönechecket och byta tillbaka det för efterföljande lönecheck. Många anställda vill ändra sin bonuskontroll, så att de får mer av bonusen. (Se mer om hur du gör det här nedan.)

Medarbetarutmärkelser och skatteavdrag

Här är följderna av att ge ut anställda utmärkelser:

• Avdragsrätt. Du kan dra av kostnaden för anställda utmärkelser från din företagsskatt, upp till $ 400 för utmärkelser av konkret personlig egendom (som en klocka) för varje anställd varje år. Detta inkluderar serviceutmärkelser och säkerhetsutmärkelser. Det finns också gränser för anställda utmärkelser ges av partnerskap. Läs artikeln nedan för mer information.
• Skatteplikt. Service- och säkerhetsutmärkelser är inte skattepliktiga för anställda om de är begränsade. Det finns gränser för serviceutmärkelser (inte under de första fem åren, och inte oftast än vart 5 år) och säkerhetsutmärkelser (inte mer än 10% av de anställda). Utmärkelser över gränserna är skattepliktiga.

Återkallande och "Grossa upp" anställda gåvor eller bonusar

Anställda gåvor är oftast små nog att du inte behöver oroa dig för de anställda som vill ändra sina kvittotillägg.

Men för större bonusar borde du ge anställda möjligheterna att ändra sitt W-4 belopp för avdrag för avdrag för den enda löneskatten. Du måste tillåta anställda att ändra sina W-4 formulär så ofta som de önskar.

Vissa anställda vill förändra sitt kvarhållande för att få mer av bonusen. Denna process kräver två W-4-formulär - en för den mindre källan på den ena kontrollen och en annan för att återvända till den anställdes ursprungliga källbelopp.

I vissa fall kanske du vill göra en bonus. Det innebär att du ger arbetstagaren mer för att tillåta avhämtning. Om du till exempel ger en anställd en $ 1000-bonus, när du tar ut skatter, kan bonuskontrollen bara vara $ 750. Du kan beräkna ett högre belopp för bonusen så att kontrollen visar hela $ 1000. Så du ger faktiskt en anställd en större bonus för att ta hänsyn till de extra skatterna. Paycheckcity har en gross-up kalkylator som du kan använda för att bestämma nettobeloppet av en bonuskontroll, vilket möjliggör löneavgifter.

Ansvarsfriskrivning: Informationen i den här artikeln och på denna sida gäller endast för allmän information. Dessa skattemässiga problem är komplicerade och varje situation är annorlunda, så du bör konsultera din skatterådgivare innan du gör någonting som kan vara en skattskyldighet för anställda eller som kan påverka avdrag för en anställdesgåva.

För mer information: IRS Employer's Guide to Fringe Benefits