Bland de saker som gör frivilliga lyckliga är en bra inriktning mot din organisation och grundläggande träning.
Att bara få volontären i dörren räcker inte. Precis som någon anställd behöver en volontär känna sig välkommen, informerad och utbildad för vad som än händer.
Orientering är precis som det låter. Volontärer vill veta det sammanhang där de kommer att göra sitt arbete.
Visst, de har läst din hemsida och lite tryckt material. Men dessa saker tar inte platsen för en riktig person som kan beskriva insatserna och insatserna för att arbeta i din välgörenhets miljö och svara på frågor som volontärerna har.
Idag sker mycket volontärorientering och träning online, antingen i volontärens hem innan de kommer till webbplatsen eller på en dator på din anläggning. Men komplettera den online-träningen med åtminstone en kort ansikte mot ansikte, där oförutsedda problem kan lösas.
Vilken riktning ska täcka
- Förklara vad din välgörenhet gör och dess historia. Hur blev det och hur har det utvecklats?
- Beskriv programmen och vem din organisation tjänar.
- Ge en översikt över hur din organisation är inställd. Gå över organisationsschemat så att volontärer förstår vem som gör vad.
- Introducera volontärer till din anläggning. Ta dem på en turné och introducera dem till nyckelpersonalen längs vägen.
- Gå över allmänna policyer och rutiner, spendera mest tid på de som direkt påverkar volontärerna.
- Förklara hur volontärstyrningssystemet fungerar. Hur planerar de sin tid? Behöver volontören checka in? Hur loggar de på sina timmar? Till vem kan de få hjälp?
Hur man tränar volontärer
Efter orientering, ge särskild utbildning för varje volontär som adresserar det särskilda jobb de ska göra.
Utbildningen ska innehålla:
- Hur volontären ska utföra sin speciella uppgift.
- Vad du inte ska göra när du utför den här uppgiften.
- Hur man hanterar en nödsituation eller vad man ska göra när någonting oväntat händer.
- Vad målen är för uppgiften, och hur prestanda ska utvärderas.
- Vilken utrustning kommer att krävas och hur man använder den.
- En genomgång av uppgiften och coaching medan volontären försöker utföra uppgiften.
Träning är bäst när den är erfaren, praktisk och praktisk.
Du kan träna i grupper eller en-mot-en, och den kan tillhandahållas av personal eller andra volontärer.
Ibland är träning invecklad och tar många timmar. Men även om volontäruppgiften är lätt och tiden frivilligt kommer att vara kort, försumma inte grunderna.
Anpassa utbildning för inlärningstyper
Tom McKee, medförfattare till The New Breed: Förstå och utrusta volontären för det 21: e århundradet, föreslår att volontärer sannolikt kommer att passa in i en av tre lärande typer. Se till att du inkluderar metoder och material som vädjar till alla tre av dessa:
Analysatorn: Analysatorer är ofta perfectionists som avskyar misstag. De kommer att vilja veta allt och träna allt. Analysatorer vill aldrig "vinge det", så sätt dem inte i den positionen.
Ge dem steg att följa, detaljer att följa och mycket träningstid.
Doer: Doers är rikliga. De lär sig genom att göra. Ge små uppgifter och gå ut ur deras sätt. Förvänta dem att göra misstag och inte ägna mycket uppmärksamhet åt vad du ger. Lyckligtvis har de inget emot att göra misstag, och de lär sig av dessa misstag. Eftersom doktorer inte är rädda för att göra ett fel, är de ofta de första som vill frivilligt för en ny utmaning.
Vaktaren: Vaktarna är stora imitatorer. De lär sig bäst genom att se någon utföra uppgiften. Efter några grundläggande träningspar dessa volontärer med erfarna människor och de kommer inte bara att lära sig men känna sig mycket mer bekväma.
Ska du använda Online-utbildning för volontärer?
Många ideella organisationer har börjat utveckla och använda online-utbildning för sina volontärer.
Klar rätt, online träning kan vara en tid och pengar sparare.
Det finns dock många faktorer att tänka på innan du går till denna rutt.
Till exempel:
- Är dina volontärer digitalt kompetenta och öppna för online-utbildning? Yngre volontärer är förmodligen, men äldre volontärer kan hitta online-kurser svårt att förstå och navigera. Det finns också frågan om verktyg. Har dina volontärer dator? Höghastighetsinternetanslutningar? Online-utbildning kan göras på din egen ideella webbplats, men har du tillräckligt med utrustning för att hantera ett antal volontärer du ska träna?
- Hur komplexa är de uppgifter som dina volontärer kan bli ombedda att utföra? Online-utbildning fungerar bäst för ganska enkla, raka jobb, men fungerar inte så bra för mer komplicerade uppgifter. Online-utbildning kan fungera bra för nya volontärer som ska utföra elementära uppgifter. Men, som volontärer går vidare till mer känsliga och komplexa jobb, kommer de sannolikt att dra nytta av "stand-up" -utbildning.
- Är ditt ideella ledarskap ombord med online-utbildning? Är de villiga att spendera pengarna för att komma igång? Är din personal beredd att ägna dig tid att utveckla online-träningsmoduler? Hur mycket av ditt online-träningsmaterial kan köpas "av hyllan" och hur mycket behöver det vara specifikt för din ideella ide?
Det är ganska möjligt att utveckla ett träningsprogram som består av både personliga och online-komponenter. Till exempel kan en orientering till din ideell utveckling utvecklas och nås online, medan specifik utbildning för specifika jobb kan göras personligen. På samma sätt kan en uppfriskningskurs för återvändande volontärer fungera bra online.
Ibland betyder det enkelt att ha en YouTube-presentation redo att gå. De är särskilt användbara för delar av din träning som alltid är desamma.
För mer sofistikerad utbildning kan du behöva köpa online utbildningsprogram.
Glöm inte att konsultera nuvarande volontärer och få feedback om utbildning
När du utformar träning eller uppdaterar det, se till att få inmatningen av nuvarande volontärer.
Fråga vad de önskade att de hade känt innan de började jobba. Låt nuvarande volontärer hjälpa dig att utforma orientering och träning för nya volontärer.
Efter orientering och träning har nya volontärer fyllt i en undersökning om hur de tyckte om det och om de tyckte det var tillräckligt.
Målet med träning och orientering är att producera volontärer som är nöjda med vad de gör och är övertygade om att de vet hur de ska göra sina jobb bra.
Om du vill ha glada volontärer, vem håller fast vid dig, lägger du ansträngningar och tänk på din orientering och träning. Utan det ser du mycket omsättning och eventuellt dåligt ord i munnen från missnöjda volontärer.