Fördelar och nackdelar med att skära betalda personalpositioner
Att använda volontärer för att utföra uppgifter eller jobb som annars skulle kunna göras av betald personal (ofta kallad jobbbyte) borde bara ingå i en övergripande strategi för att minska kostnaderna under svåra tider. Här är några tips för att göra det rätt:
Lägg inte någon av med avsikt att ersätta en volontär för betald personal. En sådan åtgärd är tvungen att få andra betalda personal att frukta för sina positioner och att motstå och motstå att arbeta med volontärer, fruktar att de kan ta sina jobb. Men när det finns naturlig avgång eller en allmän omorganisation, använd den möjligheten att ompröva hur din organisation är uppbyggd och hur du kan omkonfigurera jobb så att vissa uppgifter kan göras av volontärer .
Du har till exempel justerat din receptionist till en administrativ assistentposition som arbetar med utvecklingsdirektören. Detta lämnar receptionist jobbet öppet. Kan den positionen fyllas av volontärer ? En organisation som jag besökte nyligen begränsar timmarna öppet för allmänheten till fem per dag (10.00-15.00) och använder frivilliga för receptionen. Det finns en annan volontär varje dag. Den volontären svarar på telefonen, hälsar besökare och utför ett sortiment av väldefinierade och dokumenterade klientuppgifter.
I slutet av dagen använder volontären en blankett för att sammanfatta de viktiga saker som uppstod den dagen och eventuella problem som kan lösas av följande dags volontär.
Denna organisation har de flesta buggarna utarbetat, och volontärerna är glada och lojala. Det finns nu tillräckligt utbildade volontärer att ha ett par extra volontärer på kontoret som tar hand om andra kontorsuppgifter, vilket hjälper organisationen ännu mer.
Använd inte bara volontärer för de mest rutinmässiga uppgifterna
Många volontärer är glada att göra sitt arbete eller få mailingar ut ur dörren eller springa ärenden, men när det finns en uppgift som din personal verkligen skulle vilja göra men det finns ingen tid, tänk på att använda en volontär. En volontär kan vara en frivillig samordnare, hjälpa till att skriva bidrag eller forskningsbidrag, vara ansvarig för ett nyhetsbrev, träna andra volontärer eller till och med personalen, planera och genomföra speciella evenemang eller en mängd andra saker. Tänk kreativt och leta efter volontärer som har speciella talanger eller erfarenheter.
Överväg att hitta och använda "skickliga" volontärer
Kvalificerade volontärer är vanligtvis specialister på de områden som en ideell organisation inte är, till exempel ekonomi, personal eller marknadsföring. De är ofta anställda hos företag, en del av deras arbetsgivares företagsansvar . De ges tid av sina företag att spendera tid på att arbeta med ideella organisationer. Under denna lågkonjunktur finns det också kompetenta frivilliga mellan jobb som kan vara mycket intresserade av att hålla sina färdigheter skarpa och lägga till sina CV.
Kompetenta volontärer kan inte ersätta personal, men de kan ersätta dyra outsourcing och externa konsulter.
De kan hjälpa dig att omorganisera, genomföra en organisatorisk revision, utveckla den information som behövs för att hjälpa styrelsen att fatta organisatoriska beslut, hitta sätt att spara pengar på viktiga tjänster eller hjälpa personal att fokusera på det som är viktigast i sina jobb.
Forskning har visat att ideella organisationer inte använder erfarna volontärer (så kallade pro bono-arbeten) så ofta som de borde. Fråga dina lokala företagsstiftelser om de har ett skickligt volontärprogram, eller ansöka om ett pro bonobidrag via Taproot Foundation.
Korporation för National & Community Service har en verktygssats för att hjälpa ideella organisationer att vara redo att använda kompetensbaserade volontärer. Du kan också posta dina öppningar för volontärer med professionella färdigheter hos Catchafire, en online matchande tjänst.
Tolerera inte ett kastsystem i din kontor
Jag har sett kontor där de betalda cheferna gick ut till lunch dagligen, vanligtvis tillsammans, medan den ordinarie personalen och volontärerna åt äggsalladsmörgåsar i bryggrummet, samtidigt som de höll fast fortet tills cheferna kom tillbaka.
Vilket sätt att göra personalen och volontärerna känner sig som andraklassiga medborgare. Hitta sätt att vara inkluderande och få alla att känna att de är viktiga för något mycket viktigt.
Handla snabbt när volontärer visar intresse
Volontärer har många möjligheter hos många organisationer. Handla snabbt när de visar intresse för din, eller de kommer att gå någon annanstans. Det är vanligt att potentiella volontärer får dålig vetting av ideella organisationer. Antingen är frivillig chefen tonad på vad volontären säger om sin tidsåtgång (känslan överväldigad är lika frekvent en anledning till frivillig flygning som att känna sig underutnyttjad); eller volontären får en ytlig intervju som inte avslöjar förmågor och erfarenheter som kan vara ledtrådar för att lösa volontären i en givande situation.
Håll ett öppet sinne om vilka typer av jobb volontärer kan fylla
Ja, du kan ha en lista över grundläggande roller som du alltid handlar om, men när din intervju avslöjar andra möjligheter, var inte bunden av prejudikat och regler. Tveka inte att skapa ett frivilligt jobb som passar den personen, hans talanger och intressen. Du kan eventuellt lindra en betald personal i en viss uppgift och skicka den till en volontär. Det bör göra det möjligt för din betalda personal att lägga tid på andra pressande uppgifter. Det borde dock aldrig utsätta en betald personal för eventuell förlust av arbetet.
Utgångspunkten är att det inte är någon till fördel att sänka kostnaderna genom att avsiktligt skära ned personal och ersätta dem med volontärer, men det kan finnas kreativa sätt att göra det möjligt för volontärer att fylla några roller om du gör det klokt.