Bokföring i ett företag är grunden för företagets bokföringssystem. Bokförare är ansvariga för att spela in och klassificera företagets bokföringstransaktioner och tekniker som innefattar registrering av dessa transaktioner.
Om du är en liten företagare, måste du antingen skapa ditt eget bokföringssystem eller du måste anställa någon för att ställa upp det för dig. Om du är egenföretagare och det är en affärsverksamhet, gör du det själv. Om du anlitar personal och förutser mycket tillväxt, kan du anställa en registeransvarig för att hantera din ekonomistyrning och redovisning. Om ditt företag ska växa men du förväntar dig långsam tillväxt, kan du helt enkelt hyra en revisor eller bokförare för att hantera redovisningssystemet.
Vad gör revisorn?
Om bokföraren registrerar och klassificerar företagets finansiella transaktioner tar revisorn nästa steg och analyserar, granskar, rapporterar och tolkar finansiell information för företaget.
Vad gör en kontroller?
Kontrollen är faktiskt ett företags huvudredovisning. Han / hon är ansvarig för att upprätta och upprätthålla bolagets bokföringssystem. Kontrollenheten ansvarar för ekonomisk och administrativ redovisning. med andra ord, svara på företagets bokföringsuppgifter på ett lämpligt och ansvarsfullt sätt. En controller är vanligtvis anställd som ett företag blir större.
Bokföring med och utan ett datorprogram
Denna handledning om bokföring lär dig grundläggande bokföring utan att använda ett datorprogram. Varför behöver du veta att eftersom det finns så många dataprogram där ute kan du använda? Har du någonsin hört ordstaven, "Skräp i, skräp ut?" Du måste förstå den grundläggande bokföringen bakom vad du skriver in i datorprogrammet för att komma in i rätt information. En senare handledning kommer att handla om att använda ett datorprogram för att hantera bokföring för din företagsorganisation.
01 - Ska du använda enkel bokföring eller dubbel bokföring?
Om ditt företag är av någon storlek och komplexitet, vill du skapa ett dubbel bokföringssystem. Två poster, åtminstone, är gjorda för varje transaktion. En debet görs till ett konto och en kredit görs till en annan redovisning. Det är nyckeln till dubbel bokföring .
02 - Ska du använda kontanter eller periodiserad redovisning?
En av de första besluten du måste göra när du skapar ditt bokföringssystem är huruvida du ska använda ett kontanter eller periodiseringssystem . Om du driver ett litet, enpersonsverksamhet hemifrån eller till och med en större konsultation från ett enmanskontor, kanske du vill hålla fast vid kontanträkning . Om du använder kontouträkning registrerar du transaktionen när kontanter faktiskt ändrar händer. Kontanter kan vara allt från faktiska pengar till elektronisk överföring av pengar. Ibland startar företag sina affärer med kontanträkning och byter till periodiserad redovisning när de växer.
Om du ska erbjuda dina kunder kredit eller om du vill begära krediter från dina leverantörer, måste du använda ett periodiserat bokföringssystem. Med hjälp av periodiserad redovisning registrerar du köp eller försäljning omedelbart, även om kontanterna inte ändras händer förrän senare, till exempel för betalningsbara eller kundfordringar.
03 - Grunderna - Förståelse av tillgångar, skulder och eget kapital
Innan du skapar ditt bokföringssystem måste du förstå företagets grundläggande konton - tillgångar , skulder och eget kapital . Tillgångar är de saker som bolaget äger, såsom inventering och kundfordringar. Skulder är de saker som företaget är skyldigt som vad de är skyldiga till sina leverantörer (leverantörsskulder), bank- och företagslån, inteckningar och annan skuld på böckerna. Eget kapital är det ägande som affärsägaren och investerarna har i företaget.
Balansera böckerna
För att balansera dina böcker måste du noggrant följa dessa objekt och se till att transaktionerna som handlar om tillgångar, skulder och eget kapital registreras korrekt och på rätt plats. Det finns en nyckelformulär som du kan använda för att se till att dina böcker alltid balanserar. Den här formeln kallas bokföringsekvationen :
Tillgångar = Skulder + Equity
Bokföringsekvationen innebär att allt verksamheten äger (tillgångar) balanseras mot fordringar mot verksamheten (skulder och eget kapital). Skulder är fordringar baserat på vad du är skyldig till leverantörer och långivare. Ägare av verksamheten har fordringar på resterande tillgångar (eget kapital).
Inledande bokföringsvillkor relaterat till bokföringslikvationen
Låt oss titta närmare på tillgångar, skulder och eget kapital så att du får en fullständig förståelse för vad som består av var och en.
- Tillgångar : Om du tittar tittar du på formatet på en balansräkning , så ser du tillgångs-, skuld- och egetkapitalkonton. Tillgångskonton börjar vanligen med kontanter och konton för omsättningstillgångar. Därefter listas kundfordringar och anläggningstillgångar som mark, byggnader och anläggningar och inventarier. Det är materiella tillgångar. Du kan faktiskt röra dem. Företag har också immateriella tillgångar som kundens goodwill.
- Skulder : Skulderna i balansräkningen innehåller både nuvarande och långfristiga skulder. Kortfristiga skulder är vanligtvis leverantörsskulder och upplupna skulder. Leverantörsskulder är vanligtvis vad affären är skyldig till sina leverantörer, kreditkort och banklån. Upplupningar kommer att bestå av skatter som uppstår inklusive moms och federal, statlig, social trygghet och Medicare skatt på de anställda som i allmänhet betalas kvartalsvis.
- Eget kapital: Aktiekonton inkluderar alla fordringar ägarna har mot bolaget. Det är klart att företagets ägare har en investering, och det kan vara den enda investeringen i företaget. Om företaget har tagit på sig andra investeringar anses det här också.
04 - Grundläggande inkomsträkning - Intäkter, kostnader, kostnader
Om du tittar på balansräkningen i steg 4 lär du dig information om tillgångar, skulder och eget kapital. Om du går vidare till resultaträkningen lär du dig om intäkter, kostnader och kostnader.
Intäkter är all inkomst som ett företag mottar vid försäljning av sina produkter eller tjänster. Kostnader, även kallade kostnaden för sålda varor, är alla pengar som ett företag spenderar för att köpa eller tillverka de varor eller tjänster som det säljer till sina kunder. Köpkontot spårar inköpta varor. Kostnaderna är alla pengar som spenderas för att driva företaget som inte är specifikt relaterat till en produkt eller tjänst som säljs. Ett exempel på ett kostnadskonto är Löner och löner.
En bokhållare ansvarar för att identifiera de konton i vilka transaktioner ska registreras. Om företaget till exempel gör en kontantförsäljning till en kund och ditt företag använder dubbel bokföring, registrerar du de pengar som mottagits i tillgångskontot med namnet Kontanter och försäljningen skulle registreras i inkomstkontot som heter Sales. Här är ett annat exempel på bokföring för kontantförsäljning. Den här kastar i en annan variabel - vad bokföraren måste göra när försäljningsskatt är inblandad.