Hur man ser till att du får betalt när en kund saknar en betalning
Ta en positiv hållning
Ta inte det personligen om dina kunder inte betalar sina räkningar i tid. Titta på varför räkningen är sen.
Det kan vara din klient helt enkelt glömt. För att undvika dessa typer av missade betalningar, lämna en mild påminnelse omedelbart efter fakturans förfallodatum.
Öka styrkan gradvis
En av hemligheterna för insamling av småföretag är att gradvis öka säkerheten för din uppföljningskommunikation över tiden. Ditt första samtal, brev eller e-post ska ge din kund nytta av tvivel med en positiv och användbar ton. Men vid det tredje samlingsbrevet eller korrespondensen kan tonen vara mer direkt och assertiv (men aldrig stötande eller oprofessionell).
Använd flera kanaler
I dagens elektroniska ålder är hantering av fakturering och inkasso via e-post enkelt och snabbt, men det är inte utan bekymmer. E-post korrespondens kan enkelt bli begravd i en överdriven inkorg. Använd ytterligare medel för att nå ut till dina kunder som har missat en betalning. Att plocka upp telefonen är ett utmärkt första steg, medan ett certifierat brev kan krävas efter några veckor utan svar.
Stärka de rätta människorna
Som småföretagare är frestelsen bra att säljarna hanterar sina egna kundfordringar, men det är mycket bättre att tilldela en person uppgiften att inkasso. Beteckna din inkassoledning och ge rätt stöd, utbildning och incitament att göra jobbet rätt.
Ring till Heavy Hitters
Efter många samtal och samlingsbrev korrespondens kan du nå en punkt där kontot är länge för sent. Om det är nödvändigt kan du överväga att ta in en inkassobyrå för att hantera dessa brottsliga kunder. Att spendera för mycket tid och resurser kan dränera på din verksamhet.
Ignorera inte FDCPA
Det finns lagar och regler som styr hur insamlingsbyråerna kan gå om att samla skuld. Skuldsamlare kan inte ljuga för, vilseleda eller trakassera dina kunder. Se till att inkassobyråen du väljer följer av Fair Debt Collection and Practices Act (FDCPA).
Kör en kreditrapport
Minska dina förfallna konton genom att köra en kreditkontroll på din potentiella kund eller kund innan affären är klar. Förvänta dig att spendera minst $ 30 på en Dun & Bradstreet (D & B) rapport. D & B använder självrapporterade data, men lägger till trovärdighet genom att inkludera bankdata från företagets leverantörer, konkursinsamlingar, mediekällor, drag, rättegångar och domar.
Kontrollera alltid referenser
Eventuella småföretag som planerar att underteckna en "big deal" skulle rekommenderas att driva handel och bankreferens kontroller. Att bara nå ut till din potentiella kund eller partners bank kan avslöja viktig information om bankrelationer och hur de har behållit sina konton tidigare.
Som en bakgrundskontroll kan det här steget identifiera potentiella röda flaggor innan en faktura skrivs ut till och med.
Poängen
Att hantera inkassoprocessen är ett ansvar för framgångsrikt företagsägarskap. För många småföretag ställer åldrande fordringar och samlingar som låg prioritet. Det är viktigt att övervaka ditt kassaflöde och åldrande fordringar varje månad eller mer. Det är okej att avskriva osäkra fordringar, men i slutändan är det din affärsförmåga att hantera den fråga som kommer att påverka din tillväxt.
Behöver du hjälp med att skriva ett inkassobrev? Ta en titt på det här samlingsbrevet