En ny kund välkomstbrev är en värdefull del av att förvärva nya kunder , särskilt om ditt företag är ett som fokuserar på personliga relationer. Ta dig tid att skriva en ny kund välkomstbrev har några fördelar, inklusive:
- Visar dina kunder att du värdesätter sin verksamhet
- Officiellt inför ditt företag till nya kunder
- Räknar nya kunder att de fattade rätt beslut att välja ditt företag
- Ger viktig kontaktinformation
Denna steg-för-steg-handledning kommer att gå dig igenom ett nytt kundbrev välkomstbrev och de avsnitt som ingår, så att du kan använda den som en mall i ditt eget företag.
01 - Företagets brevhuvud
Din nya kund välkomstbrev ska skrivas ut på ditt företags brevhuvud, eller minst innehålla din kontaktinformation.
Att ha professionellt brevpapper med ditt företags varumärke är ett utmärkt sätt att stärka ditt varumärke genom dina välkomstbrev och all kundkommunikation. Men om du inte har brevpapper för ditt nya välkomstbrev, bör du inkludera:
- Företagsnamn
- Returadress
- Telefonnummer
- E-postadress
Du kan också vilja inkludera ett faxnummer, företagswebbplats och andra kontaktmetoder du har tillgång till.
02 - Datum och mottagarens adress
I början av ditt nya välkomstbrev bör du ange datum för bokstaven och mottagarens adress, alla justerade till vänster.
Mottagarens adressruta bör typiskt innehålla:
- Fullständigt namn (med prefix)
- Titel
- Företag
- Postadress
03 - Hälsning
I det här avsnittet av ditt nya kundbrev välkomnar du vanligtvis din mottagare med namn, följt av ett kolon.
Oavsett om du hälsar mottagaren med hans eller hennes förnamn (dvs. Jane), eller mer formellt, kommer ett prefix och efternamn (dvs. Kära fru Doe) att bero på ditt förhållande till kunden.
04 - Välkomstmeddelande
Nyhetsbrevet till ett nytt välkomstbrev kommer efter hälsningen och bör innehålla ett välkomstmeddelande till kunden.
Här är ett exempel på en öppningsdom i ett nytt välkomstbrev:
"På hela Smith Consultings personalets vägnar skulle jag vilja ta tillfället i akt att välkomna dig som ny kund. Vi är stolta över att ha dig med oss."
05 - Introduktion till bolaget
Kroppen i ditt nya kundbrev välkomstbrev bör innehålla en introduktion till ditt företag, samt återupprepa dina möjligheter.
Här är ett exempel på ett företags introduktion:
"På Smith Consulting är vi stolta över att erbjuda våra kunder en responsiv, kompetent och utmärkt service. Våra kunder är den viktigaste delen av vår verksamhet och vi arbetar utrettligt för att säkerställa din fullständiga tillfredsställelse, nu och så länge du är kund ."
I det här avsnittet vill du också presentera dig själv och låta kunden veta vilken roll du ska spela i hans eller hennes kontakter med ditt företag.
Här är ett exempel på en personlig introduktion:
"Jag är också glad att informera dig om att jag kommer att vara din primära kontaktpunkt hos företaget, och jag uppmanar dig att kontakta mig när som helst med dina frågor, kommentarer och feedback."
06 - Kontaktuppgifter
En av de viktigaste delarna i ett nytt kundbrev är det avsnitt som innehåller olika metoder för att kontakta dig, allt på ett ställe. Det här avsnittet i ditt välkomstbrev ska tydligt ange hur och när din kund kan komma i kontakt med dig när han eller hon har frågor eller andra frågor.
07 - Försäkran
Det här sista avsnittet av ditt nya kundbrev välkomna bör än en gång tacka kunden för sin verksamhet och förstärka att du är glad att välkomna dem som kund och redo att göra vad som krävs för att se till att de är nöjda.
Tanken är att stänga brevet positivt och låta din nya kund känna sig välkommen, uppskattad och viktig.
Här är ett exempel på sista meningen i din nya kund välkomstbrev:
"Jane, tack igen för att förmedla Smith Consulting med dina viktigaste affärsbehov. Vi är hedrade att tjäna dig."
08 - Stängning
Slutandet av ditt nya välkomstbrev innehåller en valediction (med vänliga hälsningar, hälsningar, vänliga hälsningar, din verkliga etc.), din skriftliga signatur och ditt namn och din titel.
Det är viktigt att alltid inkludera din faktiska signatur och inte en datorgenererad signatur för att anpassa brevet. Din signatur ska gå mellan valedictionen och ditt namn, så du vill lämna några extra utrymmen där.