Samlingsbrev bör göra två saker: behåll kundens goda vilja och hjälpa dig att få betalt. Du vet att ett brev fungerar när du skickar ut ett antal bokstäver och din telefon ringer av kroken eller betalningarna börjar komma in i posten.
Om du skickar ut ett parti bokstäver och det inte finns något svar, är det dags för nya samlingsbrev.
För att förstå de bästa metoderna för bokstavsskapande finns ett exempel på samlingsbrev nedan.
Ett exempel på när man ska använda en samlingsbrev
Försäljningen har bara inte varit vad de var förra året vid denna tidpunkt. Frank skakade på huvudet när han pored över den åldrade försöksbalansen tryckte ut, han visste att han mötte ett obekväma jobb som nu var en nödvändighet om han ville stanna kvar i affärer.
Med samlingen av brev skrivna av en expert som vägledde honom visste han bara vad han skulle göra. "Skicka tidigare snarare än senare", hade experten befallt. Frank tog sin hög med förfallna fakturor och började inmatning av kundinformation i samlingsbrevmallarna. När Frank arbetade sig genom högen växte hans självförtroende med tanken på att få betalt de pengar som var skyldiga honom.
Provsamlingsbrev
8 januari 2018 Franks VVS Konto # eller Faktura nr: 123 Balansfrist eller förfallodag: $ 100,00 Kära Jim, Det här är en påminnelse om att ditt kontosaldo på $ 100,00 var försenat per den 28 november 2008. Vänligen betala det här beloppet idag, jag har bifogat ett stämplat betalningskuvert för din bekvämlighet. Tack för din betalning. Vänliga hälsningar, Frank Smith Franks VVS |
Samlingsbrev Tips
Som du kan se från samlingsbrevet ovan är de mest effektiva samlingsbreven korta, till den punkten och lätt att läsa. Försök att undvika långa eller förvirrande ord och meningar. Ju mer direkt brev leder till färre missförstånd. Ditt samlingsbrev ska:
- Berätta anledningen till ditt brev i första meningen
- Förklara mer om första meningen i din andra mening
- Föreslå en lösning
- Tack mottagaren
Ditt samlingsbrev är en reflektion av ditt företag, så håll det professionellt och var noga med att skriva varje brev personligen. Kom ihåg att ditt brev är att övertyga någon om att skicka pengar. Din formulering och ton är kritiska, särskilt om det här är en kund som du vill fortsätta att göra affärer med. Anta alltid att kunden kommer att betala.
Att lägga in ett kuvert för betalning är också en bra idé. Om du kan inkludera porto på betalningskuvertet, är det bättre. Ju lättare du gör för kunden att betala, desto bättre är dina chanser att få betalt.
Michelle Dunn hjälper företag som vill ha kunder som betalar i tid eller tidigt, jobbar hon med företag som kämpar med kunder som betalar sent eller inte betalar. Michelle har över 21 års erfarenhet av kredit och inkasso, är författaren till "Become the Squeaky Wheel, en kredit och samlingsguide för alla" och många andra böcker och har ett djup av kunskap och en hel verktygssats av produkter och tjänster som kan göra stor skillnad för ditt företag.
Redigerad av Alyssa Gregory