Betalningar till icke-anställda måste rapporteras till IRS, men normalt är det inte nödvändigt att hämta inkomstskatt för dessa betalningar. Men i vissa fall krävs säkerhetskopiering. Om du måste ta backup av innehav från icke-anställda, måste du rapportera betalningarna och avståendet.
IRS Form 945 används för att rapportera om federala inkomstskatter kvarhållna från icke-anställda, speciellt säkerhetskopiering. Först ska jag ge dig bakgrunden för att förklara när Form 945 är nödvändig, så visar jag dig hur du fyller i formuläret, och hur, när och var och när ska du skicka den.
Avhållande på inkomsttyper
IRS kräver att du behåller inkomstskatter från anställdas inkomster, men det finns också några andra typer av betalningar som ditt företag kan göra som kräver att du håller inkomstskatter och rapporterar och betalar dessa skatter till IRS. IRS kallar dessa "icke löneskatt inkomstskatt".
De typer av betalningar som kräver förvaring inkluderar:
- pensioner
- Spelvinster och indiska spelvinster, och
- Betalningar som omfattas av säkerhetskopiering .
Återbäring av dessa betalningar rapporteras på IRS-formulär 945 : Årlig avkastning av hämmad federal inkomstskatt
Säkerhetskopiering för icke-anställda - En introduktion
Först en förklaring av federala inkomstskatter för icke-anställda.
Dessa personer betalas av ditt företag för tjänster som de utför som oberoende entreprenörer. Eftersom de inte är anställda, är du inte skyldig att hålla in federala inkomstskatter från belopp du betalar dem.
Men du måste ge dessa personer en 1099-MISC-blankett i januari, efter det år de arbetade för dig.
(1099-MISC är som en W-2 för anställda.) För att förbereda 1099-MISC måste du få personens federala skatt-ID-nummer. För att få detta nummer måste du få personen att fylla i en W-9-blankett som visar skatt-ID-numret.
Men vad händer om någons skatt ID-nummer saknas eller felaktigt? Då säger IRS att du måste hålla skatter från de betalningar du gör till den här personen under året med hjälp av en process som kallas säkerhetskopiering. Förvaringsgraden är för närvarande 28%.
Du behöver inte starta säkerhetskopiering utan att du meddelas av IRS.
Här är ett exempel på hur säkerhetskopiering av innehåll och Form 945 fungerar:
Du hade en ny freelance webbdesigner som arbetar för dig förra året som en oberoende entreprenör, som fortsätter in i år. När hon började begärde du en W-9-formulär, men du fick aldrig den.
INS IRS har skickat ett meddelande till dig om att säkerhetskopiering ska ske.
Vad ska man göra:
1: Meddela arbetaren att du kommer att hålla källskatt från betalningar.
2: Processbetalningar för den arbetstagaren att inkludera säkerhetskopiering med aktuell skattesats, 28 procent.
3. Inkludera innehållsinformationen på personens betalningsstub.
4: Säkerhetsbeloppet för säkerhetskopiering (se nedan). Du behöver inte hålla sociala avgifter eller Medicare skatter från dessa betalningar.
5. Gör periodiska betalningar av beloppet som innehas till IRS.
6. Ge personen en 1099-MISC- formulär i januari det följande året. 1099-MISC kommer att innehålla det totala reservbeloppet för året.
7. Redovisa det totala reservbeloppet för alla icke-anställda på Form 945 senast den 31 januari det följande året.
Fyller i formulär 945
Form 945 är en årlig avkastning, som visar alla federala inkomstskatter som du behöll med säkerhetskrav från alla icke-anställda / frilansare.
Information som du måste rapportera på Form 945 innehåller:
- All federal inkomstskatt hölls från alla individer som omfattas av säkerhetskopiering.
- Totala säkerhetskopieringsberäkning beräknad till total lön för alla individer gånger 28%. (Detta är säkerhetskoefficienten, beloppet du måste betala IRS).
- Summa insättningar som gjorts under året.
- Balans förfaller eller överbetalning.
Om du betalar mer än 2500 dollar i säkerhetskopiering under året, måste du bryta ner den totala summan för att visa månadsskatt (det vill säga de totala belopp som betalas gånger 28%).
När ska du fylla i formulär 945 och ta tillbaka betalningsavdrag
Form 945 är inlämnad med IRS samtidigt som du fyller i W-2 formulär och 1099-MISC formulär - senast den 31 januari det följande året. Se den här artikeln för de specifika rapporteringsdatumen för det aktuella skatteåret.
Säkerhetsbetalningar görs i samma takt som förvaring för anställda, med hjälp av reglerna för att bestämma huruvida du ska göra inlåning varje vecka eller månad.
Om du skickar formulär 945 via post, var du skickar det beror på huruvida du betalar eller inte. Se diagrammet i Instruktioner för Form 945 för att välja rätt adress.
Sändning av formulär 945 och Backup Retaining Betalningar till IRS
Du kan filen Form 945 med IRS med hjälp av e-filsystemet.
Du kan göra säkerhetskopieringsavgifter till IRS elektroniskt med hjälp av EFTPS-systemet. IRS har också andra alternativ för att betala dessa skatter; se den här artikeln på Betalningar.
Om du använder skattepreparationsprogrammet eller tjänsterna hos en skatteförberedare kan du fylla i formulär 945 och göra inlagor av säkerhetskopieringsinnehåll tillsammans.
Mer om Backup Retention och Form 945
- Se anvisningarna för formulär 945 för mer information.
- IRS Skatteämne 307: Säkerhetskopiering
- IRS-publikation 1281: Säkerhetskopiering för missande och felaktiga namn / TIN