Spåra alla kassaflöden
Din bokförare eller revisor ska registrera alla dessa transaktioner i kontoutbetalningsjournalen innan du skickar dem till huvudboken, bokföringsbokföringen etc.
Detta görs vanligtvis varje månad. I vissa företag kombineras kontantutbetalningsjournalen med kassaflödesboken och kallas kontantboken.
Kontantutbetalningsjournalen är ett viktigt verktyg för kontanthantering. Företagare kan använda detta för att se hur mycket pengar som har betalats ut och var det gick och beräkna den procentandel som gick till lager jämfört med vad som gick till att betala andra räkningar. Kontantutbetalningsjournalen innehåller checknummer för kontroller som skrivits, varför många bokföringspaket hänvisar till tidskriften som ett kontrollregister. Dessa paket har antingen förinställda formulär för kontoutbetalningsjournalen eller lättanpassade formulär för att tillgodose dina behov.
Ställa in kontoutbetalningsjournalen
Kolumner ställs in för varje transaktion enligt följande:
- Datum
- Kolla numret
- Förklaring
- Kontantkredit
- Övrig kredit
- Kontot debiteras
- Leverantörsskulder
- Annan debitering.
Kolumnerna för kontantbetalningstyp kan vara mer specifika för verksamheten. Exempelvis kan vissa företag bara behöva en kolumn för att spela in kontantbeloppet medan andra behöver ytterligare kolumner för leverantörsskulder, rabatter som mottas kontant inköp etc. Det bör alltid finnas en "annan" kolumn för att spela in belopp som inte passar in i någon av huvudkategorierna.
Uppdatering av andra ledgers
Regelbundet, ibland dagligen, används linjeposter i kontantutbetalningsjournalen för att uppdatera dotterbolagen - de som är avsedda att registrera specifika typer av bokföringstransaktioner. Om de flesta kontantbetalningar är leverantörer för kreditköp, uppdateras dotterbolagsbokslutet som huvudbokföring.
De allmänna bokföringsräkenskaperna uppdateras varje månad med hjälp av totalsummorna från kontoutbetalningsjournalen. Om verksamheten använder dotterbolagskonton för att stödja generaldirektoratets konton, ingår inlägget i dubbelbokföringssystemet .
Bokningsrabatter
Kontantutbetalningsjournalen kommer att innehålla en rabatterad kolumn om det finns kontantbetalningar till leverantörer som kan få rabatt, kanske för tidig betalning. Således faktureras beloppet, tillsammans med rabatten mottagen och kontantbetalningen. Endast rabatterna får kolumn totalt läggas till huvudboken.
2 Bevis för utstationering
Bokföring och redovisning kan utnyttja två förfaranden i slutet av en bokslutsperiod för att bevisa att informationen på kontantutbetalningsjournalen har överförts korrekt till dotterbolagen.
- Summan av alla dotterbolagsbalanser (om de flesta betalningar är till leverantörer, hänvisar vi till leverantörsbalanserna i bokföringsbokföringen) bör vara lika med saldot på dotterbokskontrollkontot i huvudboken.
- Den generella bokföringen borde vara i balans, det vill säga att de totala debeten i den stora bokföringen borde vara lika med de totala poängen.