Få dina donorfiler i ordning
När vet du när den tiden har kommit, och vad gör du då? Flera nonprofitpersonal gav dessa svar när jag bad dem att slutföra denna mening: "Jag visste att det var dags att få ett nytt donorhanteringssystem när ...."
- Den vi hade kunde inte rapportera ut uppgifterna på de sätt vi behövde.
- Hunden åt mina indexkort.
- Jag ville veta saker om mina givare, och det tog en absurd mängd personaltid att hitta svaret.
- Det sista "systemet" lämnade med det i huvudet.
- Den enda personen som hade en aning om hur man använder systemet (en gammal Access-databas) var på pension.
- En volontärs dator kraschade, och vi förlorade allt.
Skulle dessa skäl vara sanna för din ideella ide?
Att bestämma att du behöver ett nytt system är dock den lätta delen. Det finns en värld av förvirrande information om konkurrerande system där ute, och inget enkelt sätt att sammanfatta det.
Jag vände mig till "Consumer Reports" av ideell teknik för att hitta svaren. Idealware är ett ideellt företag som hjälper andra ideella organisationer att fatta smarta programbeslut genom att utföra objektsforskning och sedan översätta den till lättillgängliga rapporter, artiklar och träning.
Andrea Berry, direktör för partnerskap och lärande vid Idealware, föreslår dessa steg för att välja ett nytt donorhanteringssystem.
Ta reda på om du verkligen behöver ett nytt system.
Berry säger att börja med att utvärdera varför du inte gillar ditt system. Problemet kanske inte är vad du tycker, och det är inte lätt att byta programvara. Det tar tid, ansträngning och pengar.
Berry sa, "Det finns inget silver bullet system där ute, så se till att ditt nuvarande system verkligen är otillräckligt.
Till exempel kanske du bara behöver lära dig mer om systemet du har, i stället för att byta till ett helt nytt system. "
Det är dags att bestämma vad problemet verkligen är. Kan det vara ett av följande?
- Du behöver mer träning. Kanske ditt nuvarande system har funktioner som du inte förstår eller vet hur du använder. Fråga din säljare om det finns träningsmöjligheter, som videor eller onlinematerial som du kan komma åt.
- Du behöver mer stöd. Vilka är supportalternativen för ditt nuvarande system? Finns det tillgängligt och prisvärt stöd? Känner leverantören dina problem och försöker hjälpa, eller pratar de ner till dig? Har de en lösning för ditt specifika problem?
- Du förstår inte alla funktioner i ditt nuvarande system. Vet du verkligen att det inte gör vad du vill? Finns det tillgänglig dokumentation? Vissa leverantörer arbetar hårt för att ge mer hjälp, till exempel videor, forum där du kan ställa frågor och litteratur skrivet för icke-tekniker.
- Ditt system är för svagt eller för starkt. Att dimensionera ett system till din process och din budget är ett viktigt steg.
- Ditt system är för dyrt. Betalar du för mer funktionalitet än vad du behöver? Berry säger, "När du pratar med en leverantör, kom ihåg att det här är en försäljning ... naturen är att" sälja upp ". Att förstå dina behov hjälper dig inte att distraheras av "glänsande objektsyndrom". "
- Ditt system är föråldrat. Kanske ditt system saknar nya funktioner. Tänk på att det ska uppdateras regelbundet, antingen automatiskt eller av dig själv eller din leverantör. Var bara medveten om hur ditt system stannar uppdaterat.
- Ditt system stöds inte längre av säljaren. Berry säger att detta inte är vanligt men händer, särskilt om en mindre leverantör köpas av en större.
Idealware tillhandahåller en arbetsbok, En konsumentguide till Lågpris Donor Management Systems som hjälper dig att följa denna självbedömningsprocess.
Identifiera ett team av intressenter.
Så du har bestämt dig för att byta. Vad är nästa?
Berry sa: "Vad vi ser hela tiden är att utvecklingsdirektören bestämmer sig för att få ett nytt system men inte rådfråga marknadsavdelningen eller verkställande direktören eller frivilligkoordinatorn , som alla kommer att använda systemet."
Det är en bra idé att konsultera alla som ska använda systemet. När du har brainstorming funktioner som du behöver, låt alla få ett ord. Se till att alla som använder eller påverkas av systemet är representerade. Någon i den stora gåvaavdelningen borde definitivt vara närvarande liksom en person som leder insamlingsinsatserna.
Förstå dina nuvarande processer.
Gör en detaljerad lista över dina insamlingsprocesser, standardisera dem och utvärdera allt du gör med dina databaser. Fråga din organisation:
- Varför gör vi det så här?
- Måste vi fortsätta göra saker på det sättet?
Berry sa, "Standardisering ger dig flexibilitet när du väljer ett system ... de billigare systemen har inte stor flexibilitet, desto färre" oddities ", desto bättre. Leta efter bästa metoder på fältet och undvik unika förfaranden."
Eliminera uppsägningar innan du investerar. Hur många gånger anger du exempelvis en adress? Bär inte över quirky taktik som har spridit sig genom åren och istället fokusera på vad din organisation behöver.
Till exempel vill du ange en standard för inmatning av telefonnummer. Kommer du spela in nummer som (555)555-5555 eller 555-555-5555? Dessa är alla viktiga detaljer att tänka på.
Prioritera din önskelista med funktioner .
Få alla tillsammans som kommer att använda systemet eller vem kommer att få rapporter från det. Brainstorm allt du kan önska, och ranka sedan dessa funktioner. Bestäm vad du absolut behöver, utan vilket systemet är värdelöst. Att göra det här först kommer att hålla dig från att gå till en nivå av komplexitet som kan försvåra din budget.
Berry rekommenderar att du skapar en tre-tierad lista:
- Vad behöver du annars är systemet värdelöst?
- Vad skulle vara trevligt att ha men är inte en affärsbrytare?
- Vad skulle du vilja om pengar inte var något alternativ?
Populära funktioner inkluderar ofta:
- Donor engagemang spårning
- Anpassade fält och anteckningar
- Donor odling
- Schemaläggningsförmåga
- Rapporterar om populära trender
- Medlemskapshantering
Bonus: Ta en titt på Salsas Guide till CRM för att bestämma de rätta funktionerna för din organisation.
Gör din forskning.
Använd Idealware. De har gjort den nödvändiga forskningen för dig. Idealwares rapporter har minskat fältet, plockade system som är dedikerade givarhanteringssystem och drog sedan de tio bästa systemen ut och tillhandahöll en funktionslista.
Kolla in konsumentguiden till lågpris donorhanteringssystem.
Använd rapporten genom att göra en lista över tre eller fyra livsdugliga system.
Schemalägg leverantörsdemonstrationer.
Vissa leverantörer kommer till dig, eller du kan gå till dem. Men många demos sänds online med hjälp av ett verktyg för webbdelning. Ibland kan du även ladda ner en provversion.
Var noga med att använda riktiga exempel för att se hur varje system ska fungera för dina behov. En stor hjälp är Idealwares sex tips för att navigera leverantörsdemo.
Placera systemen mot din önskelista-fancy vs kärnbehov och hög kostnad vs överkomligt-och välj rätt system för dig.
Du kanske kan köpa ditt nya system med ett kreditkort online, men större system kan ha ett kontrakt som måste behandlas och undertecknas.
Berry säger, "Ibland kan du börja använda ditt nya system direkt, medan andra system behöver anpassas. DonorPerfect Online är välkänt för att anpassa ett system innan du börjar, medan andra system, till exempel GiftWorks, är lätta att använda från get -go. Vissa system behöver en konsult för att få igång. "
Tänk på att du ska använda din CRM för att förbättra givarens relationer mest, men du kan även använda den för att förbättra dina insamlingsstrategier också.
Dan Quirk är marknadschef på Salsa Labs, det främsta finansieringsföretaget för tillväxtfokuserade ideella organisationer. Dans marknadsfokus på innehållsskapande, omvandlingsoptimering och modern marknadsföringsteknik hjälper honom med att utveckla utvecklingsteam för ideella ideer för digital insamling.