Party Planning Säljare Varje Event Pro borde veta

by Rob Hard

De bästa evenemangsplanerarna är aktuella med trendiga evenemangsorter i sitt område från hotell till orter till restauranger . Viktigast av allt etablerar de bra, till och med vänliga arbetsförhållanden med försäljnings- och cateringförvaltningen på dessa platser, eftersom båda bidrar till att göra eller bryta en händelse. Dessa relationer kommer också att visa sig värdefulla för framtida händelser och kommer förhoppningsvis att göra ditt jobb med att leverera en utmärkt händelse enklare.

På samma sätt bör varje händelseplanerare (oberoende eller anställd som mötesplanerare i en organisation) ha ett personligt företagsnätverk av betrodda evenemangsleverantörer och leverantörer som kan hyras för olika evenemang.

Inte bara kommer nätverket att minska i tid för att söka efter dessa entreprenörer, men evenemangsplaneraren har lärt sig hur man arbetar med dessa företag och individer för att få den bästa servicen för sin klient. I slutet är nätverkandet oerhört viktigt i mötena och händelsebranschen.

När det gäller hänvisningar kan ditt nätverk (eller brist på det) betyda skillnaden mellan att landa ett jobb och titta på det gå till tävlingen. Här är evenemangstjänsterna leverantörer, leverantörer och entreprenörer varje bra evenemangsplanerare ska ha på sitt nätverk.

01 - Destination Management Company (DMC)

Ett destinationskonsulter (DMC) kan förekomma på ytan för att vara en konkurrent till en lokal evenemangsplanerare, med tanke på att man upprätthåller relationer med alla lokala arenor och gästtjänster, men i verkligheten kan de vara perfekta partner för evenemangsplanerare.

När du planerar händelser utanför staden eller utanför ditt kompetensområde kan en bra DMC bli din bästa vän och närmaste allierade. Deras relationer och omfattande lokal kunskap täcker ofta alla aspekter av händelseplanering. DMC är vanligtvis anställda för att hjälpa till att planera och genomföra alla offsite och kvällsaktiviteter.

02 - Kommunikationskonsult

En stor mängd information måste kommuniceras till kunder och gäster, men många evenemangsplanerare har inte den unika kompetensen att producera alla kommunikationsmaterial som inbjudningar, agendor, konferensmaterial etc.

En kommunikationskonsult hjälper till att skapa mallmaterial som följer lämplig etikett och format för varje typ av kommunikationsverktyg.

Arbeta med författare och grafiska designers (eller utföra dessa ansvar direkt), kommer den här personen att se till att materialen innehåller händelsetema, meddelanden och klientens varumärkesstandarder. De kan även hjälpa till med själva produktionen och utskrift av dessa material.

03 - Stationery Designer

Ju mer intim en händelse desto mer flexibilitet med stilen av pappersmaterial som kan användas. Lokala eller onlinebutikaffärer har otroliga alternativ, och de flesta papper idag kan skrivas ut med en bläckstråleskrivare som kan ge några kostnadsbesparingar.

Försök att arbeta med affärsägaren. Han eller hon borde lagra hundratals stilar direkt i affären (och ha möjlighet att beställa anpassade material vid behov). En brevpapperstillverkare kommer att göra förslag och hjälp till wordsmith och skriva ut dina material också.

Stationär Tips: Förutom mer klassiska eller traditionella brevpapper och inbjudningar, se till att inventeringen innehåller andra, mer unika alternativ.

04 - Distributör av reklamprodukter

En av reglerna för varje händelse är att aldrig låta en gäst gå hem tomhänt. Oavsett om du planerar ett klientmöte, seminarium, konferens, mässa, incitamentresa eller liknande, är en sak vanligt: dina gäster ska ta emot och ta hem ett relevant gåvaobjekt.

Din kontaktinformation för reklamprodukter ska ge dig tillgång till namn märken, anteckningar, pennor, pennor, kläder, utmärkelser och annat objekt som du eller din klient kan vara intresserad av att ge till dem som deltar i ditt program.

Presenttips: Det är alltid bäst att välja presenter som speglar värdorganisationens bild / varumärke. Vid behov kan du till och med vilja ha möjlighet att märka vissa objekt med företagets eller föreningslogotypen.

05 - Fotograf

Detta är en budgetpost som många kunder tycker om att undvika, men en bra fotograf kommer att fånga kärnan i en händelse eller flera dagsprogram och ge gästerna ett minnessak. Att ha några bra fotografer i ditt nätverk kan vara särskilt ovärderligt när du anställs för att planera en mer personlig händelse som ett bröllop.

Din fotograf bör också behålla ett nätverk av resurser som videoproduktion, A / V-tekniker och andra fotografer. Fotografen som förkroppsligar teknisk expertis med marknadsföringskunnig är den som du vill ha i ditt nätverk. Han eller hon kommer att förstå konsten och affärsansvaret för varje händelse.

06 - Privat Caterer

Inte varje händelse äger rum på ett hotell eller restaurang där cateringtjänster tillhandahålls automatiskt. Interna möten och evenemang planeras ofta hos organisationerna själva, och catering beställs och levereras. Några av de mest unika evenemangen som konstgallerier, landmärkebyggnader eller till och med vackra parker kommer också att kräva privata cateringtjänster.

En matleverantör kan ha sin egen restaurang, bankettanläggning eller butik. Förutom att erbjuda en rad menyalternativ som kommer att tilltala allmänna eller etniska matupplevelser, ska han eller hon erbjuda otroliga alternativ till frukost, lunch, pauser och / eller middag.

07 - Vinbutik Ägare / Sommelier

Din matleverantör kommer sannolikt att ta hand om barens behov för ditt evenemang, men en evenemangsplaneraren kommer att ha egna skäl att inkludera en vinekspert i sitt nätverk.

En bra vinbutiksägare kan ge lager (för konsumtion eller uppskattningsgåvor) som en direkt resurs för privata partier, men ännu viktigare kan denna sommelier hjälpa till att utbilda planeraren om vin.

Vin Tips: För en extra bonus, utarbeta ett direkt förhållande med vinbutikens ägare att skicka inventeringen direkt till dina kunder och inkludera en personlig notering från dig.

08 - Chocolatier

Liksom en vinbutik kan en stor chokladkaka verkligen göra en evenemangsplanerare bra. Alla älskar handgjorda chokladganacher och tryffel.

Om du kan, arbeta med en lokal chokladmager som använder alla färska ingredienser, men det finns många gourmetchokladmakare som skickar direkt till ditt evenemang. MarieBelle New York skapar vackert visade choklad.

Chokladtips: Om du verkligen vill bli snygg kan en bra chokladkaka innehålla en anpassad bild på toppen av choklad eller skapa en chokladskulptur eller mittpunkt. Det är inte heller en dålig idé att fråga din kontakt för att hålla dina personliga visitkort i butiken för personlig frakt till kunder.

09 - Florist

Stora blommarrangemang kommer att ge färg, sofistikering och doft till ett rum. Många händelser kommer att innehålla blommarrangemang som en del av evenemangsinredningen som bordsmycken.

En bra blomsterhandlare kommer att erbjuda olika idéer som tar upp tema, färger och budget för ditt evenemang. Han eller hon kommer också att ge råd om vilka blommor som håller bäst på din evenemangs varaktighet och temperatur (t.ex. utomhusevenemang) och säsongen.

10 - Party Rental Supplier

Även om de flesta mötesplatser kommer att upprätthålla relationer direkt med ett partiuthyrningsföretag, är det till hjälp för evenemangsplanerare att ha ett eget förhållande med tillförlitlig partiuthyrningsleverantör.

En bra händelse kan innehålla ett antal objekt för dekorationer, sängkläder, golvbelysning, belysning, audio / visuella apparater, servis, glasartiklar, rekvisita, tält etc. Ett bra partiuthyrningsföretag erbjuder allt detta och mer. Din festleverantör kan också vara en bra resurs för att hjälpa brainstorm de bästa sätten att stödja temat för ditt evenemang.

11 - Konferens- och besökarbyrån (CVB)

En konvention och besökarbyrå (CVB) kommer att ge värdefull information om evenemangets destination, dess tjänster och faciliteter. En CVB sparar tid och energi för alla mötesplanerare när de behöver undersöka lokala tjänster. Vissa CVB erbjuder till och med onlineverktyg för planerare att begära information från deltagande hotell och andra tjänster och platser.

CVB ansvarar för att främja den lokala destinationen och kan generellt ge information om en destinations destinationens historia och unika egenskaper. Evenemangsplanerare ska nå ut till CVB och dess personal som en resurs för detaljerad information om lokal resor och turism.