Utveckla en plan för underhållsproblem
Du måste först utveckla din grundläggande plan för att hantera underhållsförfrågningar. Bestäm hur förfrågningar kommer att lämnas in och vem svarar på begäran. * Om du har bestämt dig för att anställa ett fastighetsbolag för att ta itu med dessa förfrågningar, så är ditt jobb att övervaka förvaltningsbolaget för att se till att de hanterar alla förfrågningar snabbt och kompetent.
Få hyresgästens begäran
Om du inte har outsourcat underhållsproblem till en fastighetschef , är nästa steg att få hyresgästens begäran baserat på din föredragna metod. Detta kan vara via telefon, email, text eller till och med skriftligt meddelande om du föredrar det. Dessa förfrågningar bör adresseras under normala öppettider, såvida de inte är nödsituationer.
Bestäm allvaret av underhållsproblemet
Sätta ihop en lista över vanliga problem och bifoga en brådskande nivå till dem: Hög, Måttlig eller Låg.
- Hög hastighet - Klagomål bör fastställas eller ses åtminstone samma dag eller samma timme om det behövs.
- Måttlig brådskande - Klagomål bör fastställas inom 48 timmar.
- Lågt brådskande - Klagomål ska lösas inom en vecka.
Exempel på höghastighetsbegäran: Omedelbart
- Strukturella problem
- Brist på värme på vintern
- Brist på varmt vatten
- (Mest) läckor i fastigheten
- Tätad toalett
- Lukt av gas
- Ljus fungerar inte i gemensamma områden och hallar
- Säkerhetsproblem som dörrar eller Windows som inte låser ordentligt / saknade lås
- Gångvägar, trappor och gångvägar som behöver skovlas och saltas omedelbart efter en snöstorm
Exempel på moderata brådskande förfrågningar: i en tidig form
- Apparater som inte fungerar - Om det är ditt ansvar att leverera dem till dina hyresgäster.
- Täppt eller långsam dusch eller sänkavloppet
- Invändigt ljus slutar fungera - inte bara glödlampan brinner ut. Den faktiska lampan fungerar inte.
- Luftkonditionering fungerar inte på sommaren
- Stora hål i väggen
Exempel på låga hastighetsbegäranden: Tid är inte av essensen
- Cracked Tile
- Grout Coming Up
- Skadad golv som inte skapar en vandringsrisk - Riva i mattan / fläck i mattan / trägolv som behöver repareras / sadeln kommer upp
- Rinnande toalett
- Små läckage eller dropp i kranen
- Skåp dörrar utanför sina gångjärn
- Inredning lägenhet dörrar av deras gångjärn / dörr inte stänger ordentligt
- Ett utkast
- Mindre hål i väggen
- Moulding eller Trim Needing Repair
Reparationer som du inte är ansvarig för:
- Byte av batterier i hyresgästens rökdetektor
- Avlägsna sopor från hyresgästens enhet
- Skada som orsakas av hyresgästen eller hyresgästens gäst- Du kan reparera denna skada, men du får ta ut hyran en rimlig avgift, till exempel kostnaden för materialet eller kostnaden för att anlita en entreprenör för att göra det.
Bestäm kompetensnivå som behövs för underhållsproblem
Du måste nu bestämma vilken nivå av färdighet som krävs för att slutföra reparationen. Är det något du känner dig bekväm med eller behöver du anställa en professionell? Ring vid behov till lämplig person för att bestämma deras tillgänglighet.
Samla material
Om du utför reparationen själv, samla in lämpliga material för att slutföra reparationen.
Meddela hyresgäst
Om reparationen är inuti hyresgästens enhet , ring hyresgästen för att bestämma när du ska tillåtas inuti enheten för att reparera. Fråga om hyresgästen vill vara där för reparationen eller om de känner sig bekväma så att du kan vara i enheten när de inte är närvarande.
Om reparationen är i ett gemensamt område av byggnaden kan du använda din bedömning utifrån hur brådskande reparationen är när du ska reparera den.
Om reparationen kräver avstängning av vatten, gas, el eller liknande, måste du meddela alla hyresgäster i byggnaden innan du gör det.
Slutför reparationen och få hyresgästsignaturen på underhållsproblem
- Om du outsourcade arbetet: Se till att reparatören ger en detaljerad beskrivning av arbetet, den tid det tog och de delar som behövdes. Se till att reparatören signerar och datum detta uttalande. Hyresgästen bör också underteckna detta uttalande och bekräfta att arbetet verkligen gjordes och att det gjordes under den angivna tiden.
- Om du själv har slutfört arbetet: Ta hyresgästen som gjorde begäran om att skriva ut på underhållsförfrågan och angav att reparationen gjordes och gjordes till deras tillfredsställelse. Se till att de också innehåller datum och tid.