Attorney förtroende konto misstag som advokater borde inte göra
Medan det finns många sätt att lita på konton är felaktiga, finns det tre vanliga misstag som advokater gör för att hantera sina IOLTA-konton.
"Låna" pengar från förtroendekontot
Det finns inget legitimt sätt att låna från ett förtroendekonto. Ibland använder advokater förtroendekontonfonder innan de har rätt att göra det, medan de i andra situationer använder sig av medel som de aldrig skulle få rätt att använda. Endera tillvägagångssättet öppnar dörren för advokaten att komma in i allvarliga problem.
Det finns tre sätt att felaktig upplåning från förtroendekontot uppstår:
Attorney tar förtroende för kontanter pengar innan det tjänas
Detta händer ofta när en advokat har problem med kontantflödet. I denna situation har advokaten fått en behållare som han (förhoppningsvis) har placerat på förtroendekontot och advokaten har rätt att betala ut dessa pengar till sig själv när arbetet är avslutat. Däremot kommer advokaten inte att ha arbetet fullbordat innan någon utmanande kostnad måste betalas - löneavgift, kontorshyra, kostnaderna är avancerade i ett villkorligt avgiftsfall mm
Så advokaten går framåt och tar mer av förtroende än han eller hon faktiskt har rätt att ta från förtroendekontot på den tiden i fallet.
Attorney lånar pengar från kundfonder med avsikt att sätta tillbaka den
När kassaflödesfrågorna eskalerar till mer allvarliga ekonomiska problem och advokaten har tusentals dollar i kundfonder som sitter i ett förtroendekonto, kan vissa leda till frestelsen att låna pengar från förtroendekontot för att hålla sig flytande.
Advokaten kan rationalisera det genom att tänka att om han inte kan betala kontouträkningar så kan han inte stanna kvar och om han inte kan stanna kvar, kan han inte ta hand om sina kunder. Så han tar lite pengar från förtroendekontot bara för att hålla honom över tills hans kassaflöde förbättras. Advokaten kan ha all avsikt att ersätta fonderna så snart som möjligt, men den här typen av situation brukar snöbollar och slutar mycket dåligt för advokaten - såväl som kunden.
Förtroende för kontot
Denna situation kan verkligen inte kallas upplåning, och det hänvisar inte till de bedrägerier som begåtts på advokatbyråerna. I den inrikes trustkontot stöld situationen, antingen advokat eller någon med tillgång till förtroendekontot har nått punkten av girighet eller desperation att de helt enkelt bestämmer sig för att ta pengar som inte är deras. Advokater med missbruksproblem eller spelmissbruk kan vara särskilt sårbara för detta misstag, men andra gånger händer det av skäl som inte förefaller tydliga. Om begått av en advokat är detta förtroendekonto misstag det som är mest sannolikt att avsluta en juridisk karriär. Men även om det begås av en advokat eller en bokförare är advokaten fortfarande den som står på kroken för att återbetala fonderna.
Commingling Attorney Funds med kundpengar
Ett annat stort misstag i advokatförvaltningsekonomisk förvaltning innebär att kommissionsledamöter med kundpengar kommer att komma till rätta. Det här uppstår ofta på grund av brist på förståelse för hur ett förtroendekonto ska fungera.
Laura A. Calloway, en juristadministrationskonsult vid Alabama State Bar, sade: "Många advokater förstår inte vad som gör och går inte på förtroendekontot. Vissa driver allt, inklusive intjänade avgifter, via förtroendekontot, med hjälp av Det är som en enda allmän journal för sina företag. Andra tar "behållare" utan att förstå att åtminstone i vissa jurisdiktioner som Alabama finns det ingen sådan sak som en återbetalningsbar behållare. Så de lägger inte in en insättning mot framtiden arbeta i förtroende som de borde, särskilt om de behöver det nu för att hålla lamporna på. "
Några av de vanliga sätten advokaterna förenar sina pengar med kundfonder är:
En kontroll för två ändamål
En advokat berättar klienten att de juridiska avgifterna kommer att bli $ 1000 och domstolsavgiften blir $ 200, så kunden skriver advokaten en check för $ 1200. Vissa advokater lägger hela kontrollen in i företagskontot eftersom de flesta pengar kommer till advokaten ändå. Regler för föreningsregler kräver emellertid att checken går in på förtroendekontot, även om advokaten har rätt till full advokats avgift omedelbart, eftersom registreringsavgiften delen av den kontrollen måste hållas i förtroende.
Personliga fonder behöll förtroende med kundfonder
Vissa statliga barföreningar förbjuder advokater att ha några personliga medel i ett förtroendekonto, medan andra tillåter advokater att behålla en liten summa i kontot för att täcka utgifter i samband med driften av kontot (även om den rekommenderade praxisen är att ha alla förtroendeskontoavgifter dras från företagskonto). Men ingenstans är en advokat tillåtet att använda ett förtroendekonto som ett rörelsekonto, ett sparkonto eller ett ställe att dölja tillgångar.
Ibland misslyckas advokater helt enkelt med att de inte kan betala räkningar som kontokostnader direkt från förtroendekontot, även när kontrollerna skrivs ut av pengar som redan har tjänats. Andra gånger försöker advokater misstänkt förtroendekontot som ett sätt att dölja tillgångar. Till exempel säger Calloway att hon har sett advokater sätta personliga medel i trustkontot för att undvika en IRS-avgift för återbetalning. Det är en uppenbar etiköverträdelse.
Inte borttagna intjänade avgifter eller återbetalningar från förtroendekontot
Calloway säger att hon har sett några advokater som använde sitt förtroende konto som ett regnigt dagsparande konto. Istället för att ta bort alla avgifterna efter att de har blivit intjänade, försöker advokaten ta bort pengarna från förtroendet för att minska risken att spendera den. Calloway säger att detta är både en dålig affärspraxis och en etikbrott. Medan staten IOLTA-fondet kan dra nytta av extraintäkterna, bör advokaten flytta pengarna till företagets operativa konto eller någon form av sparfond.
Underlåtenhet att korrekt spåra kundfonder
Det tredje stora sättet som advokaterna klarar av sina förtroendekonton är att inte hålla detaljerade register över varje kunds förtroendekontonstransaktioner . Det finns flera sätt att advokater gör detta misstag.
Att inte ange kundens namn på förtroendekontonskontroller
Medan de flesta advokater är bra om att behålla kopior av sina förtroendekonto kontroller, minns inte alla att de bör notera kundens namn eller filnummer på varje check när den utfärdas. Även om det är lätt att komma ihåg varför en check skrevs för en månad sedan, kan det vara svårt att komma ihåg varför det skrivits ett år från och med nu.
Advokater som tycker att de aldrig skulle få ett problem att räkna ut vad som finns i deras förtroendekonton bör överväga effekterna av katastrofhändelser eller naturkatastrofer. Medan det inte händer så ofta, blir ibland lagerkontor och alla deras rekord förstörda. En brand kan förbränna dessa pappersfiler ganska snabbt, liksom förstöra datorns hårddisk. En orkan eller en tornado kan sprida faktureringsrekord i miles. Dessa saker råkar vara advokater. Om en advokat behöver rekonstruera ett företags förtroendekontonposter med hjälp av kontoutdrag och kopior av gamla kontroller som beställts från banken, kommer uppgiften att vara praktiskt taget omöjlig om inte kontrollerna anger vilka pengar som användes i transaktionen.
Håller inte en enskild huvudbok för varje kund
Ibland tror advokater att de kan hålla reda på varje kunds kontosaldo i huvudet. Vid någon tidpunkt kan de inte. Och även om de kan, vad händer med kundkonton om något händer med advokat?
Calloway beskrev en situation hon stött på där en advokat höll två förtroendekonton. Han skulle använda ett trustkonto för en månad och byta till det andra förtroendekontot nästa månad. Hans tro var att genom att låta varje konto nå en nollbalans under den månad den användes skulle han inte behålla enskilda förtroendehögskolor på de pengar som var kvar på kontot. Han misstog sig. Etikreglerna kräver att en balansräkning hålls på varje kund så att specifika kundfonder kan identifieras.
För att överensstämma med kraven för föreningens föreningar måste advokaten hålla register över hur mycket pengar varje kund har förtroende vid vilken tidpunkt som helst. Inlåning och utbetalningar måste tydligt spåras på ett sätt som gör det enkelt att bestämma varje kunds förtroendebalans. Annars skulle det vara ganska lätt för en kunds pengar att spendera på en annan kunds fall.
Balansera inte de enskilda kundsaldonerna mot det totala kontot
Advokater bör inte bara se till att deras totala förtroendekonto är balanserat i slutet av månaden, och de ska inte bara se till att varje enskilt kundkonto är balanserat. Jämför de två tillsammans och balansera dem mot varandra. Att jämföra de totala saldorna kommer ibland att avslöja ett bokföringsfel som gjorts på ett enskilt konto, där en check eller en insättning förbises. Det här enkla steget kommer ibland att fånga fel som kan ha resulterat i en avstämd förtroendekontokontroll.
Få hjälp
Vissa advokater inser att deras förtroendekonton är inkopplade, men de vet inte hur man löser problemet. En lösning är att kontakta en lagpraktiseringsrådgivare. Många statliga barföreningar erbjuder nu gratis ledarskapsrådgivning till sina barföreningsmedlemmar, och ett antal privaträttsadministrationsrådgivare erbjuder också sina tjänster mot avgift.
Vissa advokater kan vara rädda för att diskutera sin förtroendekontosituation med någon advokat, särskilt med en advokat som arbetar för statlig förening, på grund av de obligatoriska rapporteringskraven för etiska överträdelser. I många stater utesluter emellertid reglerna för yrkesmässigt beteende exklusivt deras lagpraktikhanteringskonsulter från att rapportera sådana problem till sin etiska styrelse. Nerino J. Petro, praktikhanteringsrådgivaren för Law Office of State of Wisconsin, konstaterar att medan regler varierar från stat till stat, har vissa stater som Wisconsin implementerat regler som ger sekretess till advokater som söker hjälp från statsstångens assistansprogram för lagkontorledning (LOMAP).
Att hantera ett förtroendekonto korrekt kan vara ett problem, men att förlora en laglicens över slarvig rekordhantering skulle vara ännu värre. Advokater som har problem med att hantera sina förtroendekonton borde omedelbart ta itu med problemet genom att få hjälp från en kvalificerad revisor eller från en lagkonsultledningskonsult.