Hur reagerar du på ett e-postmeddelande från en kund som ligger tusentals miles bort som vill köpa din produkt? För att få bollen att rulla måste varje exportförsäljning innehålla information om produktbeskrivning, pris, kvantitet och transport, men inom dessa gränser ligger en mängd andra detaljer som kan gå fel. Behovet av tydliga instruktioner om de villkor som används vid förhandling av försäljningskontraktet kan inte betonas tillräckligt.
Låt oss ta en titt på de sex huvudkomponenterna till en exportförsäljning. Dessa kanske inte är allt du behöver uppmärksamma, men de är en bra utgångspunkt.
1. Undersökningen
En kund skickar ett mail som ber om information om en viss produkt du gör. Även om du kanske har en tendens att begränsa ditt erbjudande för att inte förväxla din kund, kommer bredden av ditt erbjudande att ge din kund fler alternativ, vilket leder till större sannolikhet för acceptans.
2. Erbjudandet (förslag)
När du förtydligar vilka produktalternativ som finns tillgängliga för en kund, borra ner därifrån. Mer är bättre än mindre här eftersom kunderna numera har lyxen att få reda på nästan allt som finns att veta om en produkt tack vare Internet . Ange alla viktiga produktegenskaper: färg, storlek, pris, materialkomposition, foto, produktgaranti, om något, och allt annat som är relevant för kundens förfrågan.
Var noga med att skilja vad som skiljer din produkt från andra. Det här är någonting all forskning i världen kanske inte avslöjar när en kund gör sina läxor.
Obs! Var försiktig när du skickar ett fotografi eftersom om du slutar leverera en produkt som inte ser ut som den som finns på bilden kan du vara ansvarig.
Köparen kan hävda att han förväntade sig vad som fanns på fotografiet oavsett vad som beskrivits i erbjudandet.
3. Godkännande
Därifrån är kunden i stånd att välja något som passar kundernas behov på sin marknad. Så var noga med att göra varje erbjudande sida och ange att "verksamheten är föremål för godkännande vid högkvarteret." Vad är orsaken till detta? Kunden kanske inte har en känsla av brådska och kommer tillbaka till dig ett år senare med hans acceptans baserat på ditt ursprungliga erbjudande. Då kan produkten ha blivit avbruten eller prissatt högre. Detta ger dig chansen att göra ett nytt erbjudande baserat på nuvarande förhållanden.
4. Incoterms
Oavsett om du är importör, exportör, mäklare, konsult, advokat, bankir, transportör, försäkringsgivare eller aspirant entreprenör av internationell handel, bör du bekanta dig med Incoterms regler som anses vara nödvändiga för användning i avtal om försäljning av varor internationellt. Det är särskilt viktigt att du behärskar Incoterms för att förbereda en proformafaktura - se citat nedan.
Importörer och exportörer måste i förväg komma överens om sina respektive roller och villkoren, villkoren och definitionerna av försäljningen.
En köpare och säljare ska veta var risken börjar och slutar, vem ansvarar för vad (t.ex. kostnader och dokumentation), vem äger vad och på vilken geografisk punkt.
Till exempel, för att bestämma definitionen av FOB (gratis ombord), CIF (kostnad, försäkring och frakt), C & F (kostnad och frakt) och hur det påverkar ett försäljningskontrakt, besök: Incoterms: International Shipping Terms
5. Citatet
Även om du tror att när din kund accepterar ditt förslag om att du är redo att skicka, är du inte. Du måste fortfarande utfärda det som kallas en proformafaktura . En proformafaktura har alla kända komponenter i en vanlig inhemsk faktura - en beskrivning av produkten, en specificerad notering av avgifter och försäljningsvillkor. Hänvisa här för vad en proformafaktura är och hur den är förberedd .
När din kund godkänner proformafakturaen blir den din faktura för beställningen.
Kunden kommer också att använda proformafakturaen för att erhålla nödvändiga finansierings- eller importlicenser. Din kund ska meddela acceptans i en kort skriftlig mening eller två, till exempel följande (vanligtvis via e-post), med en signatur: "Vi accepterar din proforma faktura nr 1234 mot vår PO nr ABCD." Du svarar då: "Bekräfta och bekräfta din PO nr ABCD mot vår proforma faktura nr 1234."
Det är allt. Du har en legitim försäljning. Innan du släpper beställningen måste du och din kund förhandla om betalningsvillkor.
6. Betalning
Alla vet hur viktigt det är att samla in betalningar på utländska erbjudanden. Detsamma gäller för att göra betalningar i tid till utländska leverantörer. Det finns en katalog över hemligheter på internationell handelsfinansiering som bara de i grävningarna vet om. Besök, en insiderguide för att göra betalningar och få betalt på utomeuropeiska transaktioner för att komma i vet.
Nu behöver du bara återgå till Incoterms och proformafaktura, producera varorna och skicka dem.