En översikt över vad man ska betala uppmärksamhet på i IRS: s nya reparationsreg
Om en viss reparation gör utrustningen bättre, återställer egendomen till sitt normala tillstånd eller anpassar egendom till en ny eller annan användning, blir utgiften aktiverad och avskrivs över flera år.
Reparation och underhållskostnader som inte omfattas av kategorierna av förbättringar, restaureringar eller anpassningar kan dras i sin helhet under det år som utgiften betalades.
Det grundläggande
"Om du reparerar saker kan du dra av det", säger Steve Nelson, en auktoriserad revisor som har skrivit en hel del om avdrag för reparationer på Evergreen Small Business bloggen och har skrivit en aktuell e-bok förberedande formulär 3115 för Nya fastighetsbestämmelser .
"Om vad du gör är en förbättring, restaurering eller anpassning, säger Nelson," de nya reglerna säger att vi ska få dig att kapitalisera det och avskriva det om det inte är så mycket att det är små potatisar. "
Rutinreparationer och underhåll som kan dras av direkt
"I allmänhet kan du dra av belopp som betalas för reparationer och underhåll till materiell egendom om de betalade beloppen inte annars krävs för att aktiveras." (IRS.gov, Publication 535, Business Expenses, kapitel 7, avsnitt om reparation och underhållskostnader.)
Genom att definiera vad vi kan dra av vad vi inte behöver göra för att kapitalisera detta tvingar oss att ställa frågan: måste denna kostnad aktiveras? Om inte, då kan vi dra av det.
I ett annat avsnitt av Publicering 535 klargör IRS skillnaden mellan underhåll och reparationer:
"Reparationer. Kostnaden för att reparera eller förbättra egendom som används i din handel eller verksamhet är antingen avdragsgilla eller kapitalkostnad. Rutinunderhåll som håller fastigheten i ett normalt effektivt driftläge, men det ökar inte värdet eller väsentligt förlänger nyttan egendomens livslängd är avdragsgill under det år det uppstår. I annat fall måste kostnaden aktiveras och avskrivas. " (IRS.gov, Publication 535, Business Expenses, kapitel 11, avsnitt om reparationer.)
Observera att här definierar IRS vad de betyder genom rutinunderhåll. Rutinunderhåll, IRS säger, "håller din egendom i ett normalt effektivt driftläge." Ett exempel skulle vara att byta olja på en bil. Byte av olja gör att bilen fungerar normalt och effektivt, men det ökar inte väsentligt bilens livslängd. Byte av överföring eller motor skulle emellertid väsentligt förlänga bilens livslängd, så det skulle vara mer som en reparation som måste aktiveras.
Kapitalisering av reparationer och underhåll: "BRA" -testet
Reparations- och underhållskostnader som förbättrar fastigheten, eller återställer den i fungerande skick, eller anpassar fastigheten till en ny användning måste aktiveras och avskrivas över flera år. Detta kan lätt komma ihåg om man använder BRA-testet, en mnemonisk mynt av Tony Nitti.
B reparationer är reparationer som gör någonting bättre än tidigare. Specifikt, reparationer faller under kategorin av förbättringar om de:
- Fix en defekt som fanns innan du köpte fastigheten
- Lossa en defekt som hände när fastigheten gjordes
- Förstora eller expandera fastigheten så att den har mer kapacitet, eller
- Beräknas öka egenskapens kvalitet, styrka, effektivitet eller produktivitet
För mer information, se Vad är en förbättring? del av fastighetsbestämmelserna Q & A.
Restaureringar, som man kan förvänta sig, är reparationer som återställer något till sitt normala tillstånd. Att fästa ett tak eller helt byta taket är två exempel på restaureringar. I synnerhet reparationer faller under kategorin restaureringar om de är reparationer som:
- Återställ försämrad egenskap till sitt "vanligt effektiva driftsförhållande"; eller
- Byt ut en huvudkomponent eller en väsentlig konstruktionsdel av en fastighet; eller
- Bygga fast egendomen till ett nytt tillstånd eller
- Resultat i en avdragsgill förlust, försäljning eller utbyte eller olycksfallshantering för fastigheten eller delen av fastigheten.
För mer information, se Vad är belopp för att återställa en fastighetsenhet? del av fastighetsbestämmelserna Q & A.
En daptations är reparationer som förändrar hur egendomen eller utrustningen används.
Anta att en byggägare omvandlar en fabrik till ett showroom. Hur byggnaden används ändras från tillverkning till detaljhandel. Eftersom skattebetalaren har ändrat hur han eller hon använder fastigheten aktiveras eventuella reparationer i samband med anpassning av fastigheten.
Speciellt säger IRS att en anpassningsutgift är "En belopp betalas för att anpassa en fastighetsenhet till en ny eller annorlunda användning om anpassningen inte överensstämmer med din vanliga användning av fastighetsenheten vid den tidpunkt då du ursprungligen placerat den i tjänst "(från What anpassar enheten för egendom till en ny eller annan användning? av de materiella fastighetsbestämmelserna Q & A).
Genvägar: Tre Safe Harbor Rules
Den allmänna regeln är att kostnader för reparationer och underhåll måste aktiveras och avskrivas. Det finns undantag från denna allmänna regel. Faktum är att det finns tre undantag, som IRS kallar säkra hamnar. Men även med en säker hamn kan man inte bara skriva ut bekostnaden. IRS förväntar sig att skattebetalarna fattar ett formellt val (kallat ett "val") genom att bifoga ett valdeklaration till sina avkastningar.
$ 2.500 Safe Harbor-valet för små skattebetalare.
En person eller företag kan omedelbart dra av reparations- och underhållskostnaderna om kostnaden är $ 2.500 (eller mindre) per objekt eller per faktura . Ett företag med ett "tillämpligt finansieringsöversikt" har dock ett säkert hamnbelopp på $ 5 000. Denna gräns på 2.500 USD träder i kraft för skatteåret 2016.
För skatteår 2014 och 2015 var gränsen 500 dollar. Se meddelande 2015-82, Ökning av Minimis Safe Harbour Limit för skattebetalare Utan en tillämplig bokslut (pdf), på IRS webbplats för detaljer om denna ändring. För mer information om denna bestämmelse, se avsnittet om de minimis säkra hamnen i Q & A på IRS-webbplatsen.
Safe Harbor för små skattebetalare
Reparationer kan dras omedelbart om det totala beloppet för reparationer och underhåll på fastigheten är mindre än eller lika med $ 10 000 eller 2 procent av fastigheten, oavsett vilket belopp som är lägre . Och den säkra hamnen är endast tillgänglig för företag med intäkter under 10 miljoner dollar och fastigheten som repareras har en oanpassad grund under 1 miljon dollar. För mer information om denna bestämmelse, se Safe Harbor valet för små skattebetalare avsnitt av Q & A på IRS webbplats.
Safe Harbor för rutinunderhåll
Om reparationerna består av rutinunderhåll, kan reparationskostnaderna dras omedelbart. Det här är typ av reparationer som händer regelbundet.
IRS har stavat detta ut i detalj. För att rutinunderhållet ska vara omedelbart avdragsgilligt, vill IRS bekostnaden uppfylla alla fyra följande kriterier:
- Reparationer är regelbundet återkommande aktiviteter av den typ du förväntar dig att utföra;
- Reparationerna beror på slitage av att användas i en handel eller verksamhet;
- Reparationerna behövs för att fastigheten ska fungera effektivt i sitt normala skick;
- Och det är fullt förväntat att reparationerna skulle behöva utföras antingen:
- Mer än en gång under en tioårsperiod (för byggnader och strukturer relaterade till byggnader), eller
- Mer än en gång under fastighetens klassliv (för egendom annat än byggnader).
(Klasslivet avser antalet år över vilka IRS förväntar oss att avskriva egendom. Detta beskrivs i publikation 946, hur man avskrivar egendom , i synnerhet egenskapsklassdelen i kapitel 4 och bilaga B.) - från Safe Harbor för Rutinunderhållsavsnittet på Q & A på IRS-webbplatsen. Ett försiktighetssök: Den säkra hamnen för rutinunderhåll gäller inte för kostnader som faller under kategorin av förbättringar.
Partiella dispositioner
Antag att en hyresvärd ersätter ett tak på en hyresfastighet. Låt oss tänka på den här situationen. När fastigheten var i tjänst som en hyra, var fastigheten av fastigheten uppdelad i två: mark och byggnad. Marken är en icke-deprecierande tillgång. Kostnaden för byggnaden aktiverades och avskrivs över en period av år (27,5 år för bostadsfastigheter eller 39 år för kommersiella fastigheter). Således ingår kostnaden för det gamla taket i byggnadens kostnad och avskrivs över tiden.
Nu bytte hyresvärden taket. Denna typ av restaurering måste aktiveras och avskrivas (över 27,5 år eller 39 år, beroende på vad som är tillämpligt). Så nu har hyresvärden två tillgångar som skrivs av: den ursprungliga byggnaden och det nya taket. Men det gamla taket ingår i byggnaden. På så sätt deprecierar hyresvärden en tillgång (det gamla taket) som inte längre existerar. I detta scenario tillåter IRS hyresvärden att göra en partiell disposition. I huvudsak kan hyresvärden avskriva kostnaden för det gamla taket (sålunda avlägsna den delen av kostnaden från byggnadens avskrivningsplan).
Vad är fördelen? Detta får ett omedelbart avdrag för det gamla taket, vilket kompenserar nackdelen med att avskriva det nya taket under flera år. Och detta tar bort det gamla taket (dess historiska kostnad och dess ackumulerade avskrivningar) av skattebetalarens balansräkning. En extra bonus: "Det finns ingen avskrivning, eftersom det inte fanns någon försäljning eller utbyte", säger Phil Zaman, en direktör i CBIZ National Tax Office. Således resulterar partiella dispositioner i mindre ackumulerade avskrivningar för att återta om fastigheten någonsin säljs i framtiden.
Vad du behöver titta på
För att korrekt avgöra vad som kan dras av och vad som måste aktiveras granskar vi vad utgiften är, hur mycket det kostar och hur utgiften avser fastigheten som repareras eller underhålls. "Vi måste vara försiktiga, inte bara skriva saker," säger Nelson. "Dessa materiella bestämmelser har sagt att vi verkligen måste titta på dessa utgifter." Så hur ser vi verkligen på dessa utgifter?
För varje reparations- eller underhållskostnad:
- Granska fakturan för utgiften
- Vad kostar det för? Applicera BRA-testet: Är utgiften en förbättring, en restaurering eller en anpassning?
- Hur mycket kostar?
- Är varje föremål på fakturan lika med eller mindre än 2 500 USD? Är den totala fakturan lika med eller mindre än 2 500 USD? Om så är fallet bör du överväga att använda de minimis säkra hamnen.
- Är beloppet lika med eller mindre än $ 10.000? Lika eller mindre än 2 procent av den oanpassade grunden för fastigheten som repareras? Om så är fallet, överväga att använda Safe Harbor-valet för små skattebetalare.
- Vad är reparationens karaktär? Är reparationen en förväntad och nödvändig del av att hålla fastigheten i vanligt effektiv driftstillstånd? Om så är fallet, överväg att använda säker hamnen för rutinunderhåll.
- Tänk om man kan avskriva en "partiell disposition".
- Kapitalisera eventuella utgifter efter behov och upprätta ett avskrivningsschema för avskrivning av reparationskostnaden.
Resurser för digger djupare i reparationer och underhållsavdrag:
- Ett djupt utseende: IRS slutar regs på dispositioner av materiell avskrivningsbar egendom (Parker Tax Publishing, 8 september 2014).
- Meddelande 2015-82 (IRS.gov, pdf), som ändrade de minimis säkra hamnen från $ 500 till $ 2.500; sammanfattas i IR-2015-133: För småföretag: IRS höjer fastighetsutgiftens tröskelvärde till $ 2.500; Förenklar Filing och Recordkeeping (IRS.gov, 24 november, 2015).
- Materiella fastighetsförordningar - Vanliga frågor (IRS.gov, 13 mars 2015).
- Treasury Decision 9636: Guidance avseende avdrag och kapitalisering av utgifter relaterade till materiell egendom (IRS.gov, datum för effektivisering 19 september 2013).
- Inkomster Procedur 2015-20 (IRS.gov, pdf); sammanfattas i IR-2015-29: IRS gör det enklare för småföretag att tillämpa reparationsförordningar till 2014 och kommande år (IRS.gov, 13 februari 2015).
- Materiella fastighetsbestämmelser - Reparationsrådgivning och resurser (AICPA.org)
- Genomförande av de nya materiella förordningarna ( Journal of Accounting , 31 januari 2014).
- Rutinunderhåll Safe Harbor under Nya IRS Reparationsföreskrifter (Nolo.com)
- Liten skattebetalare Safe Harbor för reparationer och underhåll (Nolo.com)
- Hyresvärders krav enligt IRS Repair Regulations (Nolo.com)